ترفندهای جالب نرم افزاری Word و Excel

هر کاربری در مواجهه با نرم‌افزارهای جدید با مجموعه‌ای چه بسا پیچیده از منوها و تکنیک‌ها روبرو می‌شود که در آغاز راه سرسام آور به‌نظر می‌رسند. راه آسان استفاده از ترفندهای جالب نرم افزاری است. در این مجموعه برآنیم تا مجموعه‌ای از ترفندهای جالب نرم افزاری را از محبوب‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارها به شما آموزش دهیم. به شما پیشهاد می‌کنیم تا آخر این مقاله با ما همراه باشید تا برخی از این ترفندها در نرم افزار ورد و اکسل را به شما معرفی کنیم.

ترفندهای جالب نرم افزار Word چیست؟

ابتدا از برنامه پرکاربرد word از مجموعه office  شروع می‌کنیم. اگر عمل چاپ را Outlook به انجام برسانید آنچه به‌دست می‌آورید فهرستی از آدرس‌های الکترونیکی شما است که فقط به درد قرار گرفتن درون پوشه می‌خورد. اما از طریق ترفندهای جالب نرم افزاری با  Word می‌توانید جزئیات آدرس‌های خود را به‌صورت برچسب چاپ کنید و بدینوسیله مطمئن شوید که هیچ تماسی را از نظر دور نداشته‌اید.

اگر آدرس نامه را درون متن نامه تایپ کرده‌اید آن را انتخاب و از منوی  Tools گزینه Envelopes and labels  برگزینید. با این کار Word  به‌صورت خودکار آدرس مذکور را در فیلد Address  رکوئستر   Envelops & Labels وارد خواهد کرد. اما اگر آدرس را قبلا در نامه خود تایپ نکرده‌اید به سادگی می‌توانید آن را به‌صورت دستی در رکوئستر مذکور تایپ و یا با کلیک بر روی آیکون        AddressBook  این رکوئستر آدرس را از طریق آدرس‌های موجود در برنامه Outlook انتخاب کنید. چاپ عالی تنظیمات پیش فرض  Wordبه گونه‌ای است که می‌تواند کپی‌های متعددی از یک لیبل را بر روی کل یک ورق مخصوص برچسب به چاپ برسانید.

بسیاری مواقع اتفاق می‌افتد که ما فقط به یک لیبل تکی نیاز داریم و نه به یک ورق پر از لیبل‌های یکسان، در این گونه مواقع از طریق ترفندهای جالب نرم افزاری می‌توانید گزینه Singel Label را انتخاب و سطر و ستونی که می‌خواهید لیبل موردنظر بر روی برچسب در آنجا به چاپ برسد را برگزینید. این شیوه زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که قبلا بارها از ورق برچسب‌تان استفاده کرده باشید و در نتیجه بخش‌هایی از آن در حال حاضر فاقد کاغذ لیبل باشد.

البته در این حالت لازم است جهت ورود کاغذ به چاپگر را به خاطر بسپارید تا مثلا وقتی لیبل خود را در ستون سوم , سطر چهارم چاپ می‌کنید ناگهان سر از ستون و سطر دیگری در نیاورد، من معمولا اگر کاغذ علامت مشخصه‌ای نداشته‌باشد , به‌صورت دستی یک فلش کوچک بر روی آن رسم می‌کنم تا بتوانم جهت ورود کاغذ را تعیین نمایم Word .برای اکثر ورق‌های استاندارد برچسب به‌صورت داخلی الگوهای پیش فرضی را درنظر گرفته‌است که در میان آن‌ها استاندارد  ورق‌های معروفی مانندAvery  نیز مشاهد می‌شوند.

در ترفندهای جالب نرم توجه داشته‌باشید همیشه از اندازه‌های Ayery A4 and A5 استفاده کنید چرا که از اندازه‌های استانداردی کهWord  به‌صورت پیش فرض برای ورق Avery درنظر می‌گیرد مبتنی بر استاندارد آمریکایی است و نه انگلیسی. برای تغییر آنچهWord  در فیلدهای برنامه قرار می‌دهد می‌توانید از کلید Match Fields استفاده کنید. (این کلید در رکوئستر گزینه‌های ارائه شده در مرحله چهارم قرار دارد). فیلدهای ادغام مابین<< >>  قرار می‌گیرند و این همان جایی است که Word جزئیات اختصاصی هریک از کپی‌ها را در آن پر می‌کند.

به شما پیشنهاد می‌کنیم مقاله "چگونگی طراحی بنر با ورد" را مطالعه کنید تا در این زمینه دید قوی و کاملی به‌دست آورید.

در ترفندهای جالب نرم افزاری چه از گزینه Envelopes and Labels  استفاده کنید و چه از گزینه  Mail Marge در هر صورت آنچه می‌توانید به متون خود بیافزایید بسیار فراتر از صرفا یک آدرس است. با این روش می‌توانید اقدام به چاپ دعوت نامه‌های شخصی, برچسب سی دی‌های پشتیبان, علامت شرکت، کارت‌های تجاری، فهرست غذا، راهنمای گنج یابی و خلاصه هر چیزی که به کپی‌های متعدد نیاز دارد نمایید, حتی اگر قرار باشد هر کپی دقیقا مانند کپی دیگر نباشد.

ترفندهای نرم افزار Excel

1.    انتخاب همه با یک کلیک

شما ممکن است بدانید که چگونه با استفاده از میانبر Ctrl + A همه را انتخاب کنید، اما تعداد کمی می‌دانند که فقط با یک کلیک دکمه گوشه، همه داده‌ها در چند ثانیه انتخاب می‌شوند.

2. باز کردن فایل‌های اکسل به‌صورت عمده

به جای اینکه فایل‌ها را یک به یک باز کنید، هنگامی که چندین پرونده دارید که باید آن‌ها را اداره کنید، یک روش مفید برای باز کردن همه آن‌ها با یک کلیک وجود دارد. پرونده‌هایی را که می‌خواهید باز کنید انتخاب کنید سپس کلید Enter را از صفحه کلید فشار دهید، همه پرونده‌ها به طور همزمان باز می‌شوند.

3. تغییر بین پرونده‌های مختلف اکسل

وقتی صفحات گسترده مختلفی باز هستید، جابجایی بین پرونده‌های مختلف واقعاً آزار دهنده است زیرا بعضی اوقات کار روی یک ورق اشتباه می‌تواند کل پروژه را خراب کند. با استفاده از Ctrl + Tab می‌توانید بین پرونده‌های مختلف آزادانه جابجا شوید. این تابع در سایر پرونده‌ها مانند برگه‌های مختلف ویندوز در Firefox که با استفاده از ویندوز 7 باز می‌شوند نیز قابل استفاده‌است.

4. ایجاد یک منوی میانبر جدید

به‌طور کلی سه میانبر در منوی بالا وجود دارد که عبارتند از ذخیره، بازگشت به عقب تایپ و تکرار تایپ. با این حال، اگر می‌خواهید از میانبرهای بیش‌‎تری مانند Copy و Cut استفاده کنید، می‌توانید آن‌ها را به‌صورت زیر تنظیم کنید:
File-> Options-> Quick Access Toolbar ، Cut و Copy را از ستون سمت چپ به سمت راست اضافه کنید، آن را ذخیره کنید. از این طریق می‌توانید دو میانبر دیگر را در منوی بالا اضافه کنید..

5. انتقال سریع داده‌ها و کپی کردن آن‌ها در سلول‌ها

اگر می‌خواهید یک ستون داده را در یک صفحه گسترده جابجا کنید، روش سریع این است که آن را انتخاب کنید و نشانگر را به مرز منتقل کنید، بعد از اینکه به یک نماد فلش متقاطع تبدیل شد، برای کشیدن ستون آزادانه بکشید. اگر می‌خواهید داده‌ها را کپی کنید چه می‌کنید؟ قبل از کشیدن برای حرکت می‌توانید دکمه Ctrl را فشار دهید. ستون جدید تمام داده‌هایی که انتخاب شده‌است را کپی خواهد کرد.

6. پاک کردن سریع سلول‌های خالی

برخی از داده‌های پیش فرض به دلایل مختلف خالی خواهند بود. اگر برای حفظ دقت، به ویژه هنگام محاسبه مقدار متوسط ، باید این موارد را حذف کنید. روش سریع این است که همه سلول‌های خالی را فیلتر کرده و با یک کلیک حذف کنید. برای انجام این ترفند یکی از ترفندهای جالب نرم افزاری (Software) است، ستونی را که می‌خواهید فیلتر کنید انتخاب کنید ، به Data-> Filter بروید، پس از نشان دادن دکمه رو به پایین ، گزینه All را لغو کرده و آخرین گزینه، Blanks را انتخاب کنید. همه سلول‌های خالی بلافاصله نشان داده می‌شوند. به خانه برگردید و مستقیماً حذف را کلیک کنید ، همه آن‌ها حذف می‌شوند.

7. ایجاد یک مقدار منحصربه فر در یک ستون

شما از عملکرد اصلی Filter آگاه هستید، اما تعداد کمی از افراد از فیلتر پیشرفته استفاده می‌کنند که در صورت نیاز به فیلتر کردن یک مقدار منحصر به فرد از داده‌های یک ستون، این فیلتر به طور مکرر اعمال می‌شود. برای انتخاب ستون کلیک کنید و به  Data-> Advanced بروید. یک پنجره بازشو ظاهر می‌شود. بر روی کپی در مکان دیگری کلیک کنید. سپس با تایپ کردن مقدار یا کلیک روی دکمه انتخاب منطقه، مکان مورد نظر را مشخص کنید.

8. محدودیت ورودی با عملکرد اعتبار سنجی داده‌ها

برای حفظ اعتبار داده‌ها، گاهی اوقات باید مقدار ورودی را محدود کرده و نکاتی را برای مراحل بعدی ارائه دهید. به‌عنوان مثال، سن یک برگه باید اعداد کامل باشد و کلیه افراد شرکت کننده در این نظر سنجی باید بین 18 تا 60 سال باشند. برای اطمینان از اینکه داده‌های خارج از این محدوده سنی وارد نشده‌اند ، به Data-> Data Validation-> Setting بروید ، شرایط را وارد کنید و به Input Message بروید تا به اعلانی مانند "لطفا سن خود را با کل عدد وارد کنید ، که باید محدوده داشته‌باشد" از 18 تا 60 سال. "

9. پیمایش سریع با دکمه Ctrl + Arrow

وقتی روی Ctrl + هر دکمه پیکان روی صفحه کلید کلیک می‌کنید، می‌توانید از جهات مختلف به لبه ورق بروید. اگر می‌خواهید به خط پایین داده‌ها بروید، فقط سعی کنید روی دکمه Ctrl + رو به پایین کلیک کنید.

10. انتقال داده‌ها از یک ردیف به یک ستون

اگر می‌خواهید داده‌ها را انتقال دهید تا نمایش بهتری داشته‌باشید، از این ویژگی استفاده می‌کنید. با این وجود ، اگر می‌دانید چگونه از تابع Transpose در Paste استفاده کنید، تایپ مجدد همه داده‌ها آخرین کاری است که باید انجام دهید. نحوه کار این است: منطقه‌ای را که می‌خواهید جابجا کنید کپی کنید، نشانگر را به مکان خالی دیگری منتقل کنید. به Home-> Paste-> Transpose بروید، لطفاً توجه داشته‌باشید که این تابع فعال نمی‌شود تا اینکه ابتدا داده‌ها را کپی کنید.

11. مخفی کردن کامل اطلاعات

تقریباً همه کاربران می‌دانند که چگونه با کلیک راست برای انتخاب عملکرد پنهان کردن، داده‌ها را پنهان کنند، اما اگر فقط مقدار کمی داده وجود داشته‌باشد، به‌راحتی متوجه می‌شوید. بهترین و ساده‌ترین راه برای مخفی کردن کامل داده‌ها، استفاده از عملکرد Format Cells است. منطقه را انتخاب کنید و به صفحه اصلی-> قلم-> سلول‌های قالب بندی باز-> شماره برگه-> سفارشی-> نوع ؛ بروید ؛ -> تأیید را کلیک کنید، سپس تمام مقادیر موجود در منطقه نامرئی می‌شوند و فقط در قسمت پیش نمایش در کنار دکمه عملکرد یافت می‌شوند.

سخن آخر

برای مقابله با انبوه داده‌های بزرگ، نمی‌توانیم از نقش مهمی که نرم افزارهای Word و Excel  در کارهای روزمره بازی می‌کند چشم پوشی کنیم. با وجود این، هم برای تازه کاران و هم برای متخصصان، هنوز هم نکات و ترفندهای مفید زیادی هستند که آن‌ها نادیده گرفته می‌شود. امیدواریم این مقاله برای شما مفید واقع شود و توانسته‌باشیم تعدادی از این ترفندها را برای شما آموزش دهیم.

اگر می‌خواهید در زمینه نرم افزار تولید محتوا داشته‌باشید، رایامارکتینگ یکی از بزرگ‌ترین و بهترین سایت‌های تولید محتوا در ایران است که می‌توانید با کارشناسان ما در این سایت با شماره تماس 021-476285 در ارتباط باشید و سوالات خود را بپرسید.