نحوه نگارش راهنما: چگونه راهنمای تفصیلی یا راهنمای مبنا برای انجام یک عمل بنویسیم؟

چه زمانی به تولید راهنما بپردازیم؟

ایجاد راهنما در موارد زیر کاربرد دارد:

• ارائه اطلاعات، مشاوره و یا دستورالعمل به افراد جهت تکمیل یک وظیفه خاص

• توضیح در مورد نحوه دنبال کردن یک خط مشی به زبان ساده 

تولید راهنما در موارد زیر کاربرد ندارد:

• محتوایی که از طریق منابع خارجی بهتر تولید می‌شود (زمانی که دانشگاه منبع معتبر اطلاعات نیست).

• زمانی که راهنما باز تولید دقیق خط مشی است.

• فعالیت به عنوان صفحه خدماتی

• زمانی که راهنما آخرین راه تولید محتوا است که در قالب های دیگر نمی گنجد.

پیش از شروع محتوای جدید در اینترنت جستجو کنید تا دریابید مشابه آن وجود نداشته باشد. همچنین با افراد دیگری که مسئول آن هستند صحبت کنید. محتوای وب سایت نباید کپی برداری باشد، زیرا باعث سردرگمی کاربران می شود. 

 انتخاب نوع مناسب راهنما

زمانی که نوع محتوای راهنما را تعیین کردید، لازم است که نسبت به نوشتن راهنمای پایه و یا راهنمای تفصیلی تصمیم گیری کنید.

 راهنمای مبنا

راهنمای مبنا برای دستورالعمل کوتاه و مستقیم یک موضوع استفاده می شود. راهنمای مبنا تنها شامل یک بخش است. در این نوع محتوا تنها یک زیر عنوان در زیر تیتر اصلی نوشته می‌شود و تمام محتوا در آن قسمت قرار دارد. راهنمای تفصیلی برای موارد پیچیده‌تر استفاده می‌شود. برای اطلاعات بیشتر به سایت bath.ac.uk مراجعه بفرمایید

 راهنمای تفصیلی

برای ایجاد راهنمای تحصیلی به دو و یا چند بخش نیاز دارید.

چنین محتوایی دارای ناوبری داخل صفحه است، به طوری که کاربران می‌توانند از ابتدای صفحه به بخش‌های مورد نظر وارد شوند. همینطور محتوایی که در عناوین ذکر می شود دارای لینک درون صفحه است. هر بخش تنها بر یک موضوع فایده تمرکز دارد و همگی جزئی از یک فرایند کلی تر هستند.

عنوان گذاری راهنما 

 عنوان راهنما باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• از زبان فارسی ساده برای درک بهتر استفاده کنید و تا جای ممکن از به کار بردن لغات تخصصی بپرهیزید.

• از افعال معلوم به جای مفعول استفاده کنید («ثبت نام برای بورسیه تحصیلی»، نه «ثبت نام بورسیه تحصیلی»)

• به کاربر نشان دهید به کمک این راهنما چه عملی را می توانند تکمیل کند. این محتوا باید شامل یک اقدام مستقیم باشد تا کاربر بداند به کمک آن میتواند به هدف خود برسد. مقاله بهترین شکل یک راهنما را مطالعه بفرمایید.

• مشخص کنید محتوا برای چه کسی مفید است، به طوری که کاربر متوجه مرتبط بودن آن با نیازش شود («نحوه ثبت نام برای دانشجویان کارشناسی»، نه «ثبت نام»

• در عنوان از ۶۵ کاراکتر استفاده کنید تا کاربران بتوانند به راحتی در نتایج جستجو به آن دست یابند. 

 عنوان شما نباید دارای ویژگی های زیر باشد: 

• شامل کلمه «راهنما» و یا «دستورالعمل»-  این کلمات به طور خودکار در صفحه نمایش داده می شوند.

• حالت سوالی- از عبارتی مانند «ثبت نام برای اقامت در مقطع کارشناسی» استفاده کنید، نه «آیا میتوانم برای محل اقامت ثبت نام کنم؟».

• شروع با کلمه «چگونه» و «دریابید...»- زیرا این گونه کلمات باعث ظاهر شدن چندین نتیجه در سرچ می شوند. 

• شامل کاما و یا - زیرا باعث ایجاد URL گیج کننده می شود. به جای آن از دو نقطه برای جدا کردن عبارات استفاده کنید. به عنوان مثال، «شهریه و هزینه برای تمامی دانشجویان: از سال ۲۰۱۴ تا ۲۰۱۵

نوشتن خلاصه راهنما

از خلاصه نویسی در محتوا استفاده کنید تا توضیح دهید راهنما چگونه به کاربران کمک می کند. همینطور افرادی که از آن منتفع می شوند را در آن عنوان کنید. به طور مثال:

عنوان: تعلیق از تحصیل و یا ترک دانشگاه

خلاصه: برای تعلیق تحصیل خود، همینطور بازگشت به دانشگاه و یا ترک تحصیل چه اقداماتی باید انجام دهید؟ 

 این خلاصه نباید بیشتر از ۱۶۰ کاراکتر باشد.

نوشته خلاصه برای مخاطب خاص

اگر راهنما برای مخاطب خاص مانند دانشجویان تحصیلات تکمیلی و یا کارمندانی که معلم خصوصی هستند نوشته می شود، مهم است که در قسمت خلاصه به طور کامل بیان کنید چه کسانی می توانند از این محتوا استفاده کنند. برخی از خلاصه نویسی ها باید واضح تر از سایر موارد باشد. به عنوان مثال: 

 عنوان: ثبت نام در دانشگاه پس از وقفه در تحصیل

خلاصه: اگر بیش از ۲۱ سال سن دارید، به عنوان یک دانشجوی بالغ شناخته می شوید. در این محتوا می آموزید که چگونه می توانید برای دوره های فارغ التحصیلی و همینطور مسیرهای مختلف تحصیلات عالی  ثبت نام کنید.

 این نمونه خلاصه نویسی به خصوص زمانی که موضوع محتوا یکسان است، اما مخاطبان آن متفاوت است استفاده می شود. به عنوان مثال، میتوان یک محتوا برای دانشجویان باردار و نحوه دریافت حمایت آنها نوشت و یک محتوای دیگر برای نحوه حمایت آنان از طرف کارمندان. به طور مثال: 

عنوان: اگر در حین تحصیل باردار هستید، می توانید مشاوره دریافت کنید.

خلاصه: چطور میتوانید در صورت باردار بودن و یا فرزند کوچک از حمایت ما برخوردار شوید.

این نوع محتوا نباید با محتوای مانند زیر اشتباه گرفته شود:

 عنوان: چگونه کارمندان می توانند برای حمایت از دانشجوی باردار اقدام کنند؟

خلاصه: کارمندان دانشگاه در هنگام بارداری دانشجو چه کمکی می توانند به عمل آورند، از جمله در زمینه هایی مانند ارزیابی نیاز و انجام تغییرات لازم. 

 گاهی اوقات اشاره به مخاطب به شکل سوم شخص می تواند واضح ترین گزینه باشد. این مورد برای خلاصه نویسی مناسب است، زیرا باعث مفیدتر شدن نتایج جستجو می شود. با این حال در بقیه راهنما از سوم شخص استفاده نکنید. 

 برچسب گذاری 

 برچسب گذاری برای الحاق موارد محتوا به صفحات عناوین استفاده می شود. تنها در صورتی از برچسب استفاده کنید که موارد محتوا بخشی از موضوع باشد.

برچسب ها همان تگ های معمولی وبسایت نیستند. بنابراین تنها به این دلیل که برچسب مرتبط به نظر میرسد نباید استفاده شود.

 شما باید بدانید موضوع یا عنوان محتوا از چه برچسب هایی استفاده می کند. در صورتی که نسبت به این موضوع آگاهی ندارید می توانید از ویراستار دانشگاه خود کمک بگیرید.

جهت اضافه کردن برچسب به موارد محتوا از قسمت لیست کشویی موجود در قسمت برچسب یک مورد را انتخاب کرده و گزینه «افزودن برچسب» را کلیک کنید. شما می توانید حداکثر ۱۲ برچسب انتخاب کنید.

 نوشتن محتوای راهنما

 در نوشتن محتوای راهنما همیشه باید با مخاطب به طور مستقیم صحبت کنید. به عنوان مثال، به جای نوشتن محتوا به صورت سوم شخص، مثل «کارمندان می توانند برای مجوز پارکینگ ثبت نام کنند»، بنویسید «شما می توانید برای مجوز پارکینگ ثبت نام کنید». لازم است که نقش کاربر به طور کامل در عنوان و خلاصه روشن شود تا بداند آیا راهنما برای او مناسب است یا خیر.

 در صورتیکه محتوا حاوی اطلاعاتی باشد که مربوط به مخاطب خاص نباشد، می توانید از زیر عنوان ها برای شفاف سازی هدف مطلب استفاده کنید.

در هنگام نوشتن راهنما موارد زیر را انجام دهید:

• از عبارات مختصر استفاده کنید. به عنوان مثال، « این گزینه را انتخاب کنید»، نه «شما می توانید این گزینه را انتخاب کنید» و یا «دانشجویان می توانند این گزینه را انتخاب کنند.» 

• زبان فارسی سریع برای خوانایی مطلب استفاده کنید.

• ساختار محتوای خود را به گونه ای تنظیم کنید که موارد مهم در ابتدا بیاید.

• محتوای خود را به بخش های جداگانه و قابل درک تقسیم بندی کنید.

• برای ساختاربندی محتوا از زیر عنوان استفاده کنید.

• جملات و پاراگراف های بلند را به جملات کوتاه شکسته و یا از فهرست بولت دار استفاده کنید.

• اطمینان یابید که زیر عنوان ها از همان اصول نگارش عنوان اصلی پیروی کنند.

• به صورت کامل و واضح توضیح دهید که چه چیزی از کاربر انتظار میرود. مثلا، به جای اینکه بگویید «با خدمات دانشجویی تماس بگیرید»، بنویسید «شما باید با خدمات دانشجویان تماس بگیرید»  و یا به جای اینکه بگویید «فرم را تکمیل کنید» بنویسید «شما باید این فرم را تکمیل کنید.»

 نبایدهای نوشتن راهنما:

• محتوای شما نباید شامل اصطلاحات تخصصی باشد، مگر اینکه آنها را توضیح دهید.

• از عناوین عمومی و یا رایج مانند «اطلاعات بیشتر در مورد ...» و یا «معرفی ...»  استفاده نکنید.

کاربران به دنبال معرفی نیستند، بلکه به دنبال مهم ترین اطلاعات هستند. 

• ازFAQ در محتوا استفاده نکنید. در صورتیکه محتوای شما خوش ساختار و به زبان فارسی ساده است نیازی به آن ندارید. 

 منابع مورد نیاز برای نوشتن راهنما

راهنمای دانشگاه به شما کمک می کند از همان اصطلاحات، سبک و لحن مشابه سایت برای نگارش استفاده کنید. این نکته برای حفظ یکنواختی و یکسان سازی کل وب سایت مهم است. 

راهنمای قالب بندی ما به شما کمک می کند تا از عناوین، لینک ها، فهرست ها و دیگر قالب بندی ها برای محتوای خود استفاده کنید، زیرا استفاده از این موارد برای خوانایی بیشتر و شفافیت بهتر محتوا لازم است. 

استفاده از فراخوان عمل یا کال تو اکشن

اضافه کردن فراخوان عمل از کاربر می خواهد تا پس از مطالعه محتوا عمل خاصی را انجام دهد.  اطمینان یابید که فراخوان عمل شما دارای ویژگی های زیر است:

• فعال است (به جای گفتن «اطلاعات بیشتر موجود است»، بنویسید «اطلاعات بیشتری راجع به... بیاموزید.»

• مقصد لینک را برای کاربر توضیح دهید. آن را با نقطه به پایان نبرید. 

• فراخوان عمل شما باید حاوی یک لینک به صفحه وب سایت، آدرس ایمیل و یا شماره تلفن باشد

• اگر محتوای شما شامل فراخوان عمل نیست، از عبارت «بدون فراخوان عمل» استفاده کنید و دلیل خوبی برای نداشتن آن در کادر دلایل عدم فراخوان عمل ذکر کنید. 

 همیشه به گام بعدی کاربر فکر کنید.

اضافه کردن تصویر و رسانه

تصاویر برجسته 

 شما می توانید برای خوانایی بیشتر محتوا از تصاویر استفاده کنید. این تصویر در قسمت مرکز بالای صفحه ظاهر می شود. از تصویری با نسبت ۱۶ به ۹ و کیفیت بالا استفاده کنید. همینطور می توانید تصویر را در بالای عنوان و یا صفحه فرود قرار دهید. 

 اضافه کردن رسانه

شما می‌توانید از یک قطعه رسانه مانند اسلاید و یا فیلم در پایین راهنما استفاده کنید. 

 برای این رسانه یک عنوان انتخاب کنید، تا موضوع آن برای کاربر مشخص شود.

اضافه کردن سازمان ها و گروه های مسئول

پس از اینکه محتوای خود را به همراه تصویر، رسانه و جزئیات تماس تهیه کردید، می توانید گروه های مرتبط و یا دارندگان صفحه را معرفی کنید. این امر در آینده باعث می شود تا امکان حفظ محتوا برای افراد سازمان فراهم آید.