10 نکته در تسریع فرآیند بررسی و تأیید محتوا

آیا میخواهید محتوا را از بررسی بیش از حد مشتری خود خارج کرده، بررسی و تأیید محتوا را تسریع کرده و ترافیک ارزشمندی را از آن خود کنید؟ پس آمدن شما در اینجا اتفاقی نیست ! ما در این مقاله 10 نکته مفید در تسریع فرآیند بررسی و تأیید محتوا را گردآوری کرده ایم.

شما کلمات کلیدی مناسب و محتوای هنرمندانه ای را انتخاب کرده اید که حجم زیادی از ترافیک مربوطه را به سایت مشتری شما هدایت میکند.

مطالعه مقاله 

12 شاخص کلیدی(KPI) که در تعامل رسانه های اجتماعی مهم است میتواند برای شما مفید باشد

مشکل چیست؟

پیش نویس (draft) در باکس ورودی(inbox) آنها قرار گرفته است.

گاهی اوقات، بررسی محتوای شما سخت ترین بخش کار است.

به عنوان متخصصان محتوای دیجیتال، موفقیت ما به طرز لاینفکی، با عملکرد محتوا (اهداف منحصر به فرد آن محتوا هر چه باشد) گره خورده است، اما اگر آن محتوا منتشر نشود، هرگز فرصتی برای عرض اندام نخواهد داشت.

چگونه شما به عنوان نویسنده، میتوانید به بررسی و تأیید محتوا سرعت ببخشید؟ 

سرعت بخشیدن به بررسی و تأیید محتوا چه کمکی به کسب و کار شما میکند؟

خوشبختانه، در طول سالیان متمادی در فضای محتوای دیجیتال، نکاتی را در طول راه تجربه کرده ایم و مشتاق هستیم که ده مورد از دقیقترین تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذاریم.

1- سازگاری با جریان کار داخلی مشتری به منظور تسریع فرآیند بررسی و تأیید محتوا

آیا مشتری شما از Jira ؟ Trello؟ Google Docs استفاده میکند؟ آیا آنها فقط پنجشنبه ها پیش نویسها را بررسی میکنند؟ روال کاری آنها هرچه باشد، این فرآیند شما در حال حاضر است.

هرکسیکه مشتری دارد به سرعت متوجه میشود که هنگام سازگاری با مشتریان، سرعت بخشیدن به بررسی و تأیید محتوا، بسیار آسانتر و سریعتر اتفاق می افتد، نه اینکه انتظار عکس آن را داشته باشید.

برای سازگاری با جریان کار داخلی مشتری، باید آن را بشناسید. ساده ترین راه برای فهمیدن این مسئله این است که فقط بپرسید!

سعی کنید برخی از سوالات مرتبط با روال کار را به مشتری خود بشناسانید، مانند :

• آیا از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده میکنید؟

• تیم شما از چه ابزارهایی برای حفظ انسجام استفاده میکند؟

• اصلا دوست دارید محتوا را بررسی کنید؟ 

درست است، ممکن است متوجه شوید که مشتری شما حتی نمیخواهد پیش نویسها را بررسی کند. ما مواردی را داشتیم که مشتری پس از هفته ها ارسال پیش نویس برای بررسی، پاسخ میدهد : "چرا این چیزها را برای من ارسال میکنید؟ من دوست ندارم این چیزها را بررسی کنم."

2- آشنایی با تیمهای داخلی مشتری به منظور تسریع فرآیند بررسی و تأیید محتوا

همچنین زمانیکه می خواهید با تیمهای داخلی مشتری خود آشنا شوید، وقتی از نحوه عملکرد کسب و کار خود مطلع شوید، بسیار راحت تر میتوانید آنچه را که از مشتری خود نیاز دارید دریافت کنید.

وقتی صحبت از حذف مسدود کننده ها میشود، باید افرادی را بیابید که مستقیما بر شغل شما تأثیر می گذارند. سعی کنید یاد بگیرید :

• اینکه آیا یک بخش مجاز وجود دارد: اگر یک بخش مجاز وجود دارد، شما باید در مورد آن بدانید، زیرا غالبا مکانی است که محتوا به هم متصل میشود، به ویژه در شرکتهای بزرگ.

• تصمیم گیرندگان چه کسانی هستند : آیا نقطه ارتباطی شما کسی است که پیش نویسهای شما را تأیید میکند؟ ممکن است این نقطه ارتباط باشد، اما نه همیشه.

• چه کسی بر تصمیمات تأثیر میگذارد : واضح است که "اینفلوئنسر"   یک مقام رسمی در یک سازمان نیست، بنابراین برای یافتن این افراد باید کاری فراتر از بررسی عناوین موجود در امضای ایمیل انجام دهید. این ممکن است دشوار باشد، اما زمان و مشاهده دقیق اغلب میتواند به شما بگوید که چه کسی واقعا نفودش بیشتر است. 

در صورت امکان، این افراد را بشناسید و مطمئن شوید که آنها شما را می شناسند. فقط به خاطر داشته باشید که به مرزهای مشتری خود، چه آنهایی را که میتوانید با آنها ارتباط بگیرید، چه آنهایی که نمیتوانید، احترام بگذارید.

هشدار : شما نمی خواهید زنجیره فرمان آنها را دور بزنید و در نتیجه فرآیندهای داخلی آنها را مشوش کنید (به نکته 1 مراجعه کنید). به عنوان مثال، ناخوشایند است که هر بار مهلت انتشار از بین برود، به مدیر ارشد بازاریابی (CMO) مشتری خود ایمیل بزنید. این باعث میشود نقطه ارتباطی شما، به دلیل پرمشغله بودن مدیر ارشد بازاریابی (CMO)، دچار مشکل شود. بنابراین هنگام استفاده از این روش فقط از صلاحدید خود استفاده کنید.

3- شناسایی یک فرد برجسته در سرعت بخشیدن به بررسی و تأیید محتوا

توسعه دهندگان محتوا غالبا از یک "مرد درون" استفاده میکنند، یک فرد برجسته در پشتیبانی مشتری که میتواند به پیش نویسهای شما در خط پایان کمک کند.

این گزینه زمانی مفید است که تأیید کننده محتوا که با او در ارتباط بوده اید به خوبی عمل نمیکند، اما فرد پاسخگو تری را شناسایی کرده اید. طبق تجربیات ما، این شخص اغلب میتواند : 

• یک دستیار اجرایی

• یک مسئول پذیرش

• شخصی در پشتیبانی مشتری باشد.

با فردی پاسخگو در پشتیبانی مشتری دوست شوید. به احتمال زیاد شانس خود را برای تأیید محتوا در عمل افزایش خواهید داد.

4- پیشاپیش راهنمای نام تجاری را طلب کنید

بهتر است برای نوشتن محتوا، بدون داشتن مواد اولیه که به شما می گویند مشتری شما کیست، ریسک نکنید. ما در مورد چیزهای واضح مانند نام آنها، مکان آنها یا حتی محصول یا خدماتی که ارائه میدهند، صحبت نمی کنیم. ما در مورد نکات زیر صحبت میکنیم :

• لحن ایده آل آنها : آیا آنها میخواهند سرگرم کننده ؟ حرفه ای؟ یا چیزی بین این دو، به نظر برسند ؟

• سبک منحصر به فرد آنها : شما نام APA ، MLA  و شیکاگو را شنیده اید، اما آیا می دانستید که مشتری شما ممکن است سبک خاصی داشته باشد؟ ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد، اما شما باید روی مواردی مانند اینکه آیا مشتری شما کلمه "مشتریان" را بر "کاربران" ترجیح میدهد، حساس باشید.

• عملکرد ارزشی آنها : بدانید مشتری شما چه چیزی را از رقبای خود متمایز میکند (و این بدان معنا نیست که آنها "با تجربه" هستند. پیشنهادات ارزشی خاص مشتریان را، هدف بگیرید.) 

• چرا آنها : چرا مشتری شما کاری را که بخواهد، انجام میدهد؟ ممکن است مشتری شما عملکرد ماموریتی داشته باشد، اما ما تماشای فیلمهایی از نوع "درباره ما" را که آنها دارند مفید می دانیم. شنیدن "چرای" آنها با صدای خودشان میتواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.

چگونه این امر به شما در تسریع فرآیند بررسی و تأیید محتوا کمک میکند؟ از آنجا که محتوایی که به طور یکپارچه با تصویر نام تجاری مشتری شما مطابقت دارد بسیار سریعتر از محتوایی که به مشتری می گوید و نمی دانید آنها چه کسانی هستند، تأیید میشود.

اگر مشتری شما راهنمای برند تجاری رسمی ندارد، مطمئنا راهنمای غیر رسمی دارد. با گذشت زمان، ویرایشهای معمول آنها را در نظر بگیرید و هنگام نوشتن برای آن مشتری، آنها را به سبک و قالب خود تبدیل کنید، تا منبع ارجاع برای آن مشتری باشد.

5- با اولین دارایی حرفه ای اعتماد سازی کنید

ایجاد برداشتهای اولیه بسیار اهمیت دارد و محتوا نیز از این قاعده مستثنی نیست. شاید باور نکنید که ما چند بار در شرایط "بازیافت" قرار گرفته ایم، موقعیتی که مشتری قصد دارد از محتوای خود خارج شود، ما حتی در مورد اینکه چقدر آن محتوا درست است، گیج میشویم. 

پس از کمی بررسی، تقریبا همیشه متوجه میشویم که یک نقص مهلک در ابتدا باعث میشود، اعتماد مشتری به آن نویسنده کاملا از بین برود. در آن مرحله، مشتری فقط میتواند اشتباهات را ببیند، و حتی ممکن است فقط به دنبال اشتباهات باشد زیرا در حالت دفاعی قرار گرفته است.

در حالیکه شما باید با دقت هر دارایی را بسازید، بدون شک اولین مورد بسیار مهم است. ما حداقل 80 درصد از وقت شما را صرف تحقیق و 20 درصد را، صرف توسعه محتوا برای اولین دارایی میکنیم. بدیهی است، شما می خواهید از اشتباهات املایی و دستوری اجتناب کنید. با این حال، اغلب موارد ذهنی (سلیقه ای) و نه فنی "اشتباه" هستند که باعث میشود مشتری از محتوای شما خوشش نیاید، بنابراین مراقب باشید و از آنها اجتناب کنید : 

• ارائه نادرست نام تجاریشان.

• انتقال لحن یا پیام اشتباه

• عدم درک صحیح از صنعت یا مخاطبانشان

از دیدگاه مشتری خود بنویسید (که بعضی اوقات میتوانید این کار را انجام دهید)، و به احتمال زیاد در معیارهای ذهنی (سلیقه ای) و همچنین نمایشی، برنده خواهید شد. پس از تحت تأثیر قرار دادن اولین دارایی حرفه ای، آنها باید مراقبت و حساسیت خود را کاهش دهند و تائیدیه های بعدی را آسانتر کنند.

6- از مشتریان بخواهید که مشارکت کنند 

برخی از افراد بخاطر درگیر نبودن با بعضی چیزها، آنها را دوست ندارند. مردم اغلب چیزی را که در آن سهیم باشند، بیشتر دوست دارند.

همچنین به احتمال زیاد آنها با شما همسو میشوند وقتی بفهمند، ایجاد یک قطعه محتوا بسیار دشوار است.

درخواست کمک از مشتری در صنایع پیچیده ای که اطلاعات به صورت آنلاین به آسانی در دسترس نیست (یا برای درک آن به مدرک حقوقی یا مهندسی نیاز دارید) بسیار مهم است.

 کسب تخصص در زمینه موضوعی میتواند محتوا را قویتر، قابل اعتمادتر و در نتیجه باعث عملکرد بهتر موتورهای جستجو شود.

7- پیش نویسهای تأیید نشده را به هدر رفت پول، پیوند دهید

 اگر از ضبط و نگهداری استفاده میکنید و مشتری شما کار شما را تأیید نمیکند و در نتیجه هیچ هزینه ای هم بابت کار پرداخت نمیکند و اساسا کس دوست ندارد پولش را هدر دهد.

 نحوه برقراری ارتباط با شما، میتواند شما را کمک کننده یا ناسازگار جلوه دهد، بنابراین این را به گونه ای بیان کنید که تمایل شما را برای کمک به مشتری، در قبال به دست آوردن ارزش پول آنها نشان دهد.

8- یک "تست کور" را اجرا کنید 

ما در شرایطی قرارگرفته ایم که مشتریان بارها کار نویسندگان ما را رد میکنند. گیج شدیم (چون فکر میکردیم خوب است)، چند پیش نویس بعدی را خودمان برای آنها ارسال کردیم، بدون اینکه اشاره کنیم چه کسی آن را نوشته است. به غیر از چند ترفند کوچک، مشتری به طور کلی با هر دو پیش نویس راحت بود.

در اینجا هدف فریب مشتری شما نیست، بلکه هدف این است که ببینید آیا ناشناس ماندن محتوا میتواند باعث تسریع بررسی و تأیید محتوا شود یا نه.

گاهی اوقات، تنها یک اشتباه کافی است، تا مشتری متوجه شود که نویسنده "بد" است (به نکته 5 مراجعه کنید). اگر مشتریان تنها چیزیکه میتوانند ببینند، اشتباهات گذشته است، آنها فقط به دنبال اشتباهات می گردند و احتمالا همیشه ناراضی خواهند بود، بنابراین نویسنده نقاب دار میتواند تأییدیه های بعدی را سرعت بخشد.

9- نویسنده ای را انتخاب کنید که سبک او با مشتری خاص شما مطابقت دارد

اگر شما تیم نویسندگانی مانند ما را مدیریت کنید، میتوانید نویسندگان مختلف را برای پروژه های مختلف انتخاب کنید. اینجاست که دانستن مهارتهای تیم شما بسیار مهم است.

• آیا مشتری دارید که میخواهید تصویری سرگرم کننده و خنده دار در ذهن او نقش ببندد؟ آن مشتریان را با نویسنده ای که در ایجاد محتواهای سرگرم کننده مهارت دارند، مچ کنید.

• آیا مشتری با استانداردهای سختگیرانه شرکتی دارید؟ آنها را با بهترین نویسنده فنی خود مچ کنید.

اگر نویسنده ای تکرو هستید و نویسندگان مورد نظر خود را برای همکاری با پروژه های خاص ندارید، ممکن است کار دشوارتر باشد، اما اگر از توانایی خود در اجرای پروژه اطمینان ندارید، از نه گفتن به پروژه نترسید. 

ویرایش یک صفحه تقریبا حرفه ای (حداقل برای ما) میتواند بیشتر از نوشتن یک صفحه از ابتدا زمانبر باشد. به همین دلیل است که حتی خواندن یک پیش نویس که با سبک مشتری شما مطابقت ندارد، میتواند تأییدات آینده را به سرعت کند نمایید. آنها می دانند که زمان لازم برای اصلاح آن را ندارند، بنابراین تلاش هم نمیکنند.

10- مدام سوال بپرسید

تا اینجا، ممکن است شما استراتژیهایی را امتحان کرده باشید که در واقع به مسئله واقعی شما پاسخ نداده باشد. بنابراین اگر چیزی کار نمیکند، فقط بپرسید! اگر صراحتا بپرسید که چرا آنها محتوا را تأیید نمیکنند، ممکن است تعجب کنید.

در اینجا برخی از چیزهایی را که در گذشته آموخته ایم آمده است :

• مشتری " قبلا سوخته"  است : وظیفه تأیید کننده محتوا ممکن است به دلیل اشتباهات محتوای گذشته به شخصی بالاتر (شخصی با زمان کمتر) منتقل شده باشد. در صورت امکان از این اشتباهات درس بگیرید!

• آنها عجله می کنند : ممکن است استانداردهای داخلی داشته باشید که شما را ملزم میکند هر هفته یا هر ماه مقدار مشخصی را به مشتری خود تحویل دهید، اما آیا این همان چیزی است که مشتری شما میخواهد؟ ممکن است شما مشتری خود را با نوشتن 10 وبلاگ در ماه بسیار غافلگیر کنید، در صورتیکه آنها فقط ظرفیت مرور 5 وبلاگ را داشته باشند.

• حجم کارهای عقب افتاده بسیار زیاد شده است: در صورتیکه محتواها تلنبار شوند، غیرقابل کنترل هستند، ممکن است مشتری شما به طور کلی تلاش برای تأیید محتوا را متوقف کند، بنابراین به جمع آوری پیش نویسها در یک پفرآینده عقب افتاده ادامه ندهید.

• آنها نمیدانند که باید به دنبال چه چیزی باشند: برخی از مشتریان در نیاز به تأیید محتوا "بله" می گویند، زیرا احساس میکنند باید این کار را انجام دهند، اما نمی دانند که باید به دنبال چه چیزی باشند. این سردرگمی میتواند بررسی محتوا را به کلی متوقف کند.

• آنها هیچ فرایند داخلی برای رسیدگی به ویرایشها ندارند : به طور مشابه، آنها ممکن است قبل از انتشار، بدون هیچ گونه برنامه ای در مورد نحوه انجام این کار، حق بررسی محتوا را داشته باشند.اگر چنین است، به آنها کمک کنید تا فرآیندی را برای سهولت حرکت به جلو توسعه دهند.

اگر همه موارد با شکست مواجه شد، همیشه میتوانید معادل تأیید محتوا را با یک Hail Mary  شروع کنید  "همیشه میتوان آن را ویرایش کرد، حتی پس از انتشار."

با استفاده از این استراتژیها، جلو بروید و با هر مانعی که بر سر راه محتوای شما قرار گرفته است مقابله کنید.

منبع:

www.searchenginejournal.com