راهنمای نوشتن گزارش شکست ها

راهنمای نوشتن گزارش شکست ها

مقدمه

این مقاله برای افراد و یا سازمان هایی در نظر گرفته شده که تصمیم دارند از شکست ها خود یاد بگیرند و مستندات کارها و شکست های خود را جمع آوری کنند و از این طریق بتوانند نقاط ضعف خود را شناسایی کنند و به عنوان نقطه شروع جدیدی برای تغییر خود یا سازمان به کار ببرند. این راهنمای نوشتن گزارش شکست ها بیشتر بر مبنای روشی است که مهندسان بدون مرز کانادا (EWB) است، EWB سازمانی است که از سال 2008 گزارش های شکست خود را منتشر می کند. 

طرح کلی که در زیر به آن اشاره می شود را توصیه می کنیم که تنظیم و امتحان کنید، یا آن را به گونه ایی تغییر دهید که مطابق با شما باشد که متناسب با شرایط خاص شما است. اگر برای این کار به کمک نیاز داشتید، برای متخصص شدن در پیشروی با شکست ها می توانید از این سازمان کمک بگیرید تا به شما یا سازمان تان در یادگیری از شکست، تهیه گزارش شکست ها و نوآوری ها و انعطاف پذیری کمک کنند. تردید نکنید و با ما در تماس باشید.  

چرا گزارش شکست می نویسیم

چگونه می توان ویژگی های فرهنگی در یک سازمان ایجاد کرد به گونه ایی که ریسک پذیری، خلاقیت و تطبیق پیوسته ایی که برای نوآوری نیاز است را ترویج داد؟ مهندسان بدون مرز کانادا به مدت پنج سال گزارش شکست سالانه خود را به این دلیل منتشر می کردند. نیویورک تایمز درباره کمک این روش می-نویسد: "با تغییر جامعه می توان به پتانسیل حقیقی رسید."

ایجاد فضایی که هر دو ویژگی گفتگوی آزاد در مورد شکست و پذیرش آن در سازمان، به کارمندان و داوطلبان انگیزه ی لازم برای انجام کار های نوآورانه می دهد و همچنین ابزارها و فضای مشترک را برای رویارویی با شکست سریع و حرکت رو به جلو بعد از شکست، شجاعت و استقبال استثنایی برمبنای پشتیبان (The Guardian) را ایجاد می کند.  

همه ما می دانیم شکست ها اتفاق می افتند. افرادی موفق می شوند که شکست را تشخیص دهند، از آن یاد بگیرند و با آموزه های شکست خود را وفق دهند. نوشتن گزارش شکست نشان می دهد که شما به خودآگاهی، چابکی و شفافیت رسیده اید و این ویژگی هایی است که به یک سازمان اجازه می دهد به حداکثر یادگیری برسد و انعطاف پذیری ایجاد کند. به طور متناقضی، همیشه سازمان هایی که قوی تر و مفید تر هستند که بتوانند و بخواهند آزادانه درباره ی شکست هایشان صحبت کنند.

یک سخن محتاطانه: نوشتن گزارش شکست نمی تواند جایگزین مکانیزم های قوی برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی کارها شود. در واقع ابزاری است برای فرهنگ سازی سازمانی برای افزایش نوآوری و یادگیری است که احتیاج به انعطاف پذیری سریع در تغییر دنیا دارد. این یک ارزیابی نیست. به هر حال، شامل داستان هایی از شکست است که در فرآیند ارزیابی شکست (و بازبینی عملکرد، جلسات تیم و ..) موثر بودن آن ثابت شده است که در طول سال به طور قطع حداکثر یادگیری را بدست می آورند.

جدول زمانی

همان طور که در بالا بیان شد جدول زمانی ارائه شده در این مقاله بر طبق گزارش شکست موسسه مهندسان بدون مرز کانادا است. شاید برای موسسه و حرفه شما مناسب نباشد. اما از این جدول زمانی به عنوان یک نمونه می توان برای شما یا سازمان تان استفاده کنید و یک نقطه شروعی برای تفکر درباره اینکه چه چیزهایی مناسب کار شما برای نوشتن گزارش شکست است.

به طور خلاصه برای نوشتن گزارش شکست

به طور تقریبی 60 ساعت از زمان کارمندان در طول چهار ماه برای دنبال کردن مراحل زیر که در برگیرنده بینش استراتژیک، ارتباطات داخلی برای درخواست داستان های شکست، ویرایش و بازنگری داستان های ارسالی، تالیف نهایی داستان ها و انتشار آنلاین آن ها است.

برای نسخه ویرایشی، طراحی و چاپ شده ی گزارش، از تهیه کنندگان خارجی استفاده شد که هزینه تقریبی 300 دلار برای ویرایش حرفه ای، 700 دلار برای کارهای طراحی (تهیه شده توسط Kyle Baptista) و 1500 دلار برای چاپ هزینه داشت. بنابراین کل هزینه تولیدی 1000 نسخه چاپی گزارش 30 صفحه ای EWB تقریبا 2500 دلار قیمت داشت.

قبل از شروع: مدیریت سازمانی تغییر

به من 6 ساعت برای قطع یک درخت وقت بدهند، چهار ساعت اول را به تیز کردن تبر می پردازم.

آبراهام لینکلن

آیا سازمان شما آماده است تا آزادانه در مورد شکست صحبت کند؟ 

اهمیتی ندارد که شما کی هستید و سازمان شما چه هدفی دارد، صحبت درباره شکست کار بسیار سختی است. نوشتن گزارش شکست ها می تواند یک تغییر بزرگ برای یک سازمان باشد. اما چگونگی مدیریت این تغییر از هر چیز دیگری مهم تر است که باید آن را در نظر بگیرید.  

شخصی که می تواند به مراحل تغییر همانند همه ی گام هایی که نیاز دارند فکر کند تا اینکه بتواند سایر سهامداران به موجب آن به هوشیاری در برنامه نوشتن گزارش شکست برسند، به منظور درک چرا و چگونه، مرتکب اشتباه شدند تا ابتکار و پیشقدمی، و در نهایت تا شرکت در نوشتن گزارش شکست، که این امر اتفاق بیفتد.

مشخصا این پروژه برای هر سازمانی بسیار متفاوت است، اما در زیر برخی از سوالات آورده شده که می توان برای شروع کار در هر سازمانی آن ها را در نظر گرفت.

 احساس مردم نسبت به این نوآوری چگونه خواهد بود؟ چه واکنشی از خود نشان خواهند داد؟

 به چه پشتیبانی هایی نیاز دارید که این کار برای شما صورت گیرد؟ چه کسی اگر مخالف این طرح باشد می تواند مانع کار شما شود؟

 شما با چه کسی در بخش ها و بازخورد کارتان مشورت می کنید و در چه مرحله ایی از این پروژه می باشد؟

 انجام این پروژه چه مزایا و ریسکی برای سازمان شما به همراه خواهد داشت؟ چگونه و به چه کسی نیاز دارید که این ارتباط را برقرار کنید؟

 به چه کسی برای تحقق این پروژه نیاز است تا حضور داشته باشد؟ نقش های ویژه ی آن ها چیست؟

 مردم برای نوشتن داستان های شکست خود به چه پشتیبانی نیاز خواهند داشت؟ چه چیزی آنها را ترغیب می کند تا بهترین روش های شکست در برقراری ارتباط را دنبال کنند؟

 مقیاس تأثیرگذاری نوشتن گزارش شکست در سازمان شما چگونه است؟

اگر برای تهیه یک استراتژی مدیریت تغییر به متن خاص و پشتیبانی بیشتری برای آماده سازی سازمان خود برای نوشتن گزارش شکست، نیاز دارید، در صورت تمایل با ما تماس بگیرید.

ماه اول 

تقریبا 5 ساعت زمان برای کارمندان

تنظیم بینش

زمینه یا مسیر گزارش را با طوفان فکری بدست آورید. گزارش شکست ابزاری برای یادگیری در سازمان است. همان گونه که کشیش ها هرگز از سوال پرسیدن نمی ایستند و به دنبال اگر، چگونه و چرای کار هستند تا برای حمایت از این فرهنگ یادگیری و با استفاده از تکرار بازتاب ها هر ساله گزارش خود را بهبود می بخشند. EWB روش کاوشی متفاوتی در پیش گرفته تا اثر پذیری گزارش های شکست را به عنوان ابزاری برای یادگیری افزایش دهد. این ایده ها در انتهای محتوا با عنوان ضمیمه الف آورده شده است.

تعیین بودجه و جدول زمانی 

با تمامی سهامداران صحبت کنید که چند نسخه چاپی از گزارش لازم است. همچنین زمان لازم برای ترجمه (در صورت نیاز) را در نظر بگیرید و اگر لازم است آن ها را برای سهامداران ارسال کنید، زمان و احتیاجات آن را نیز در نظر بگیرید. 

هر کسی را که به نحوی دربرگیرنده کار است حتی تهیه کنندگان خارج سازمان (مثل طراحان، مترجمان، ویراستار ها، چاپ کنندگان و ...) را در گفتگو مشارکت دهید تا جدول زمانی و هزینه های کاری که انجام می دهند را تعیین کنند. تاریخی که می خواهید در آن زمان گزارش را آماده باشد، می توان مهلت هر مرحله از فرآیند تهیه گزارش را مشخص کنید.

برنامه 

 عمده زمان های مقرر و مهلت های مهم در مراحل نوشتن گزارش شکست باید به آن دسته افرادی که درگیر کار هستند اطلاع داده شود مثل دوره تنظیم بینش، زمان درخواستی برای نوشتن داستان ها، مهلت ارسال داستان، زمان برای بازبینی داستان، مهلت آماده سازی پیش نویس نهایی، زمان لازم برای ویرایش یا ترجمه، مهلت دادن متن به تیم طراحی، مهلت نهایی و بازه ی زمانی لازم برای ارسال به چاپخانه و در صورت لزوم زمان لازم برای ارسال نسخه های چاپی.

بهتر است برای هر مرحله و افراد زمان کافی و مناسبی اضافه تر در نظر بگیرید، EWB دو هفته و نیم به عنوان زمان اضافی در نظر گرفتند که این زمان را به برنامه زمانی خود برای اقدامات پیش بینی نشده اضافه می کنند. 

پیشنهاد می کنیم مقاله بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا و استراتژی تولید محتوا را نیز بخوانید.

ماه دوم

تقریبا 15 ساعت از وقت کارکنان

بینش گزارش شکست را به اشتراک بگذارید و با افراد سازمان تان ارتباط برقرار کنید که باید درباره شکست هایی که در سال گذشته برای آن ها اتفاق افتاده فکر کنند تا در نوشتن داستان شکست ها مشارکت کنند. کانال های ارتباطی که می توان برای رسیدن به این هدف به کار گرفت شامل خبرنامه ها، ایمیل های روزانه منظم، ایمیل های مستقیم به مدیران سازمان است و به عقیده من ایمیل های مستقیم به مدیران سازمان، مدیران را برای ارتباط با همکاران و کارمندان تشویق می کند. وقتی درباره ی کانال های ارتباطی در دسترس شما فکر می کنید، اطمینان حاصل کنید که با همه قسمت¬های سازمان خود در ارتباط بوده اید و نمایندگی خود را در آن بخش ها گسترش داده اید.

اطمینان حاصل کنید که مهلت زمانی هر داستان برای ارسال و جایی که باید آن ها را ارسال کنید در تمامی مکاتبات تان مطرح شود. نویسندگان با استعداد باید از چیزهایی که به آن ها خواهد رسید مطلع باشد و همچنین خود را برای بازخوردهای اولین پیش نویس آماده کنند. شما همچنین ممکن است بخواهید بهترین روش های شکست در ارتباطات را برای ایجاد راهنماهای شخصی خود و بهترین تمرین ها برای نوشتن داستان های شکست در سازمان خود قرار دهید.

ماه سوم

تقریبا 30 ساعت از وقت کارکنان

پیش از ارسال داستان ها آن ها را بخوانید، پیشنهادها و بازخورد خود درباره عمق یادگیری دریافتی را با نویسندگان مطرح کنید، و تمرکز نویسندگان را به سمت چیزی که اهمیت بیشتری دارد، هدایت کنید. لیستی به عنوان نمونه در انتهای مقاله با عنوان ضمیمه B آورده ایم که بازخوردهای دریافتی برخی از نویسندگان EWB است.

همان گونه که فکر می کنید مناسب است ویرایش را انجام دهید و برای تایید برای نویسندگان ارسال کنید. از یک ویرایشگر حرفه ایی برای ویرایش نسخه نهایی استفاده کنید که از لحاظ دستور زبان، سبک و اشتباهات تایپی متن را بسنجد. به افراد متخصص برای ترجمه و طراحی متن را ارسال کنید.

ماه چهارم

تقریبا 10 ساعت از وقت کارکنان

با طراح تان کار کنید و نسخه نهایی را آماده و تایید کنید. 

با سهامداران دوبار بررسی کنید که تخمین های اولیه آنها برای تعداد گزارش های چاپی مورد نیاز درست است و سپس آن ها برای چاپ ارسال شوند. در صورت لزوم حمل و نقل را نیز سازمان دهی کنید.

ضمیمه A: ایده های EWB برای تبدیل گزارش شکست به یک ابزار یادگیری بهتر

 از نویسندگان درخواست کنید که باید قبل از انتشار داستان خود، با همه افرادی که در داستان ها شریک هستند، مشورت کنند.

 به عنوان نمونه نمایشی "گزارش موفقیت" بنویسید تا نحوه استفاده هوشمندانه از گزارش های شکست قبلی را یاد بگیرید تا موفقیت مشروط را برای شما فراهم کند. این موضوع حتی می تواند با عنوان بخش "گزارش موفقیت" در گزارشات بعدی شکست باشد (یعنی لزوماً نباید یک گزارش جداگانه باشد و در بخش نوشتن گزارش شکست نیز می توان آن را اضافه کرد).

 با تمام داستان های مرتبط با پروژه، یک گزارش خارجی و یک گزارش داخلی برای تمام شکست های راهبردی عملیات داشته باشید. از اشتباهات عملیاتی برای هدایت گفتگو در دفتر مرکزی در مورد مسائل تکراری استفاده کنید (به عنوان مثال روند تخصیص منابع و ارتباطات بین شبکه و دفتر مرکزی، موضوعات این سال هستند).

 گزارش با نمونه های کارگاهی و یا پیشنهادات ارائه دهید؛ با سرفصل هایی که بتوان داستان های شکست را همانند نمونه مطالعاتی که به صورت گفتگو درباره یادگیری سازماندهی شده در هر فصل بیاورید که فهم آن آسان تر است. این کارگاه ها عمدتا در مورد تقویت فرهنگ یادگیری سازمانی است.

 یک جلسه سالانه مشخص کنید تا در مورد شکست های گذشته و اقدامات لازم بحث کنید.

 یک راه خلاقانه برای مدیریت بهتر و افزایش یادگیری از شکست در طول سال به جای مدیریت ساده اطلاعات توسعه دهید.

 قبل از شروع کار همه ی گزارش ها را به اجبار بخوانید (EWB قابلیت ارسال برنامه به خارج از کشور است) و همچنین استخدام های جدید.

 تمایل به سرمایه گذاری در آنالیز شکست ها در طول زمان، درک عمیق تری از رخداد های که منجر به شکست می شود را ایجاد می کند.

 شکست ها را به عنوان یک گفتگو و نه یک داستان یکنواخت بنویسید، برای نمایش بهتر دیدگاه های متعدد اشخاص درگیر کار، افراد را به شرکت در بحث ها به صورت پیوسته تشویق کنید.

ضمیمه B: بازخورد مشترک نویسندگان EWB در مورد اولین پیش نویس هایشان

 شمارش کلمات. داستان شما دارای ___ کلمه است. فرض بر این است که تعداد ایده آل کلمات بین 400-450 کلمه است که برای خوانایی بیشتر مجموعه و همچنین با هدف اینکه نویسندگان را مجبور به مختصر نویسی کنید و تمرکز بر آنچه واقعاً اهمیت دارد، جلب کنید. کوتاه نویسی، داستان را با حداقل کلمات ممکن بنویسید؛ فقط باید اطلاعات حیاتی را که یادگیری را قابل درک می کند، به اشتراک بگذارید. با سوال "خوب که چی؟" تا حد ممکن مختصر بنویسید.

 عواقب آن برای شما، تیم شما و... چیست؟ در مورد دردی که ایجاد کرده است به عنوان مبنایی برای اشتراک یادگیری، صحبت کنید.

 داستان شما باید یک پیشنهاد داشته باشد. به این سوال پاسخ دهید که "چه چیزی این داستان را برای دیگران ارزشمند می کند؟" و مطمئن شوید که این نکته را برجسته می کنید زیرا این دلیل است که داستان شما باید منتقل شود.

 تصویر بزرگتری از این شکست را ترسیم کنید. چه الگوها یا رویه هایی را در این شکست می بینید؟ آیا این موضوع باعث می شود که شما ارزش های اصلی، اعتقادات، تئوری خودتان یا تیم خود را تغییر و زیر سال ببرید؟ EWB از این شکست چه چیزی می تواند یاد بگیرد؟

 با آوردن شرکا که در این داستان با شما همکاری کنند، آیا فرصتی وجود دارد که بتوانید این را برای افرادی که به وضوح در این شکست نقش دارند ارسال کنید؟ آیا آنها مایل به ارائه دیدگاه خود در این داستان هستند؟ بهتر است حداقل یک نقل قول از آن ها اضافه شود. در هر صورت، به یاد داشته باشید این در اینترنت عمومی خواهد بود، بنابراین آنها احتمالاً آن را می بینند! برای آنها ارسال کنید. بهتر است قبل از اینکه از طریق شخص دیگری از داستان شان مطلع شوند شما با آن ها در این مورد صحبت کنید.

 مسئولیت پذیری درونی. اطمینان حاصل کنید که آن را به عنوان شکست خود (یا تیم خود) بنویسید. در حال حاضر مقصر کمی قوی به نظر می¬رسد. شما باید مسئولیت را بپذیرید در غیر این صورت باید شخص دیگری باید باشد که این داستان را می نویسد.

 در مورد شکست هایی که هر ساله اتفاق می افتد (حالت های شکست EWB). EWB سابقه افتادن در این تله ها را دارد. این داستان های شکست که از X تا 20XX گزارش شکست را بخوانید تا به شما ثابت شود که می تواند چقدر عالی باشد که اگر می توانید در مورد چرا این یک مشکل عمیق تر است، اظهار نظر کنید و دیدگاه خود را در مورد اینکه چرا این مسئله بارها و بارها اتفاق می افتد و حل نمی شود را بیان کنید.

منبع :

Failure-Reports