انواع مختلف چک لیست برای تیم های مختلف را بشناسید

 برای نگهداری ساختمان و اطمینان از حفظ اصول ایمنی باید کارایی و ارزش کاربردی بنا در بلند مدت توسط چک لیست مدیریت ارزیابی شود. در این روش به صورت هفتگی و یا ماهانه با انجام بازرسی منظم نیازهای تعمیرات و نگهداری از بنا مورد ارزیابی قرار می گیرد.

فهرست مطالب:

1. نمونه چک لیست pm روزانه هفتگی

2.  چک لیست چیست؟

3. اهمیت چک لیست

4. چطور از چک لیست استفاده کنیم؟

5. چگونه چک لیست طراحی کنیم؟

6. انواع مختلف چک لیست

7. نرم‌افزارهای مناسب برای ساخت چک لیست

8. اهمیت چک لیست را دریاب!

9. چه چیزی داشتن انواع مختلف فهرست کنترل را مفید می کند؟

10. اهمیت تنظیم انواع مختلف چک لیست از زبان 10 فرد موفق

11. چگونه تیم ها از انواع مختلف چک لیست استفاده می کنند؟

12. نکات و ترفند های طلایی برای تنظیم چک لیست

13. بهترین نرم افزار چک لیست و مدیریت آن

     

نمونه چک لیست pm روزانه هفتگی

این امر می تواند از بروز هزینه ای سنگین در بلند مدت و همچنین از فرسایش سازه در مدت زمان طولانی جلوگیری کند. ساختمانی که به صورت مرتب و بر اساس چک لیست ایمنی مورد ارزیابی قرار می گیرد محیطی امن و ایمن برای ساکنان خواهد بود. همچنین ساکنان را از بروز حوادث حفظ می کند. بررسی ساختمان با چک لیست ایمنی به ما این اطمینان را می دهد که امکانات سازه به شکلی کاملا بهینه فرآیند عمل می کنند. این امر در بلند مدت می تواند حتی منجر به افزایش ارزش ملک نیز شود.

 چک لیست چیست؟

در این بخش پیش از پرداختن به موضوع اصلی مقاله یعنی انواع چک لیست نیاز است تا تعریف کلی برای مفهوم چک لیست ارائه نماییم. در اتدا کاربران باید در نظر داشته باشند که چک لیست ها فهرستی متشکل از نکات، سوال ها و فعالیت های می باشد که توسط کاربر به بخش های کوچک دسته بندی شده اند.

هدف از کاربرد چک لیست ها به منظور این است تا کاربر از اجرای دقیق فعالیت های جزئی که منجر به یک حرکت کل می شود اطمینان حاصل نمایند. در نهایت کاربران باید در نظر داشته باشند که چک لیست ها می توانند در بخش های مختلفی مورد استفاده قرار گیرند.

اهمیت چک لیست

تهیه چک لیست می تواند به کاربر این اطمینان را بدهد که وظایف خود را با دقت و به شکلی کاملا علمی اجرایی نماید. تهیه چک لیست مدیریت به شما کمک خواهد نمود تا مالکیت ها، ضرب الاجل و انتظارات را در زمان مناسب اجرایی کنید. در نتیجه می توانیم اینگونه بیان نماییم که تهیه چک لیست بهترین روش برای پیشبرد اهداف اجرایی کارها و همچنین راهی برای افزایش میزان بهره وری است.

تهیه چک لیست به شما کمک خواهد نمود تا فضای ذهنی خود را آزاد نمایید. در نتیجه شما می توانید به راحتی نکات کلیدی مرتبط با کارتان را یادداشت و در زمان مناسب اجرایی نمایید. از دیگر دلایل اهمیت تهیه چک لیست این مورد می باشد که محول نمودن امور به دیگران به کمک چک لیست با سرعت بیشتری اجرایی خواهد شد.

 
چطور از چک لیست استفاده کنیم؟

تهیه انواع چک لیست در کارهای اداری، اجرایی و حتی صنعتی می تواند به روند درست هدایت امور و اجرای فرایندهای تکراری کمک نماید. چک لیست ها در اغلب موارد شامل تمام کارهای تکراری و امور اجرایی مشخص می باشند. برخی از فعالیت ها که دارای ساختاری حساس هستند نیز در چک لیست ها تعیین می گردند. در ادامه اموری که اجرای آنها نیازمند طی مراحل پیچیده است در چک لیست ها تعیین می شود. همچنین اجرای کارهای مدیریتی، فعالیت های آموزشی، رفتارسنجی و حتی نظارت بر اجرای کارها در چک لیست ها مشخص و ثبت می شود.

چگونه چک لیست طراحی کنیم؟

در زمان طراحی انواع چک لیست نیاز است تا کاربر مراحل مشخصی را طی نماید. در ادامه به بررسی برخی از مهمترین نکات در تهیه چک لیست ها خواهیم پرداخت. در ابتدا به خاطر داشته باشید که بهره مندی از تیمی حرفه ای و قدرتمند در تهیه چک لیست می تواند به توسعه کسب و کارها کمک نماید.

به شکلی که بررسی ها نشان می دهد شرکت های شناخته شده ای مانند ناسا و بوئینگ با بهره مندی از تیم های قدرتمند تهیه چک لیست بقا و موفقیت خود را در بلند مدت تضمین نموده اند. در ابتدا برای تهیه چک لیست به این موضوع توجه داشته باشید که شناسایی اشتباهات تکراری در زمان اجرای کارها می تواند برای شما یک اولویت باشد. 

در واقع چک لیست میتواند از بروز اشتباهات شما جلوگیری کند و کارایی شما را افزایش دهد. شناخت نکات کاربردی که توسط دیگران در زمان اجرای کارها مورد استفاده قرار می گیرد نیز می تواند به موفقیت شما کمک نماید. در نتیجه این امور را در چک لیست خود اعمال نمایید. با ساده سازی امور شما می توانید نتایج حاصل را نیز توسعه دهید و کارها را با دقت بیشتری اجرا کنید. در ادامه با تست چک لیست میتوانید کارایی آن را بررسی نمایید و در نهایت نواقص اجرایی در آن را رفع کنید.
  

انواع مختلف چک لیست

شناخت انواع چک لیست می تواند به شما کمک نماید تا در بهترین موقعیت از مناسب ترین چک لیست برای مدیریت فرایندها بهره ببرید. در نتیجه در ادامه به شما انواع مدل های مختلف چک لیست را برای بهره مندی در بهترین موقعیت معرفی خواهیم نمود. از چک لیست ها عموما در موقعیت های مختلفی استفاده می کنند. در نتیجه انتخاب مناسب ترین چک لیست میتواند به اجرای دقیق امور نیز در کسب و کارها کمک نماید. بر همین اساس چک لیست ها شامل چک لیست های امور، عیب یابی، هماهنگی، نظم و اجرای کارها می شوند.
ویژگی‌های یک چک لیست کارآمد
از مهمترین ویژگی هایی که در انواع چک لیست باید مورد توجه قرار گیرد امکان کنترل و ویرایش مجدد چک لیست می باشد. در واقع کاربردی ترین چک لیست آن است که کاربر به راحتی و در موقعیت های مختلف بتواند نسبت به بررسی و ویرایش اشتباهات اقدام نماید.

همچنین برنامه اجرایی در چک لیست باید به گونه ای طراحی شود تا شما قادر به اجرای متقابل کارها با سایر همکاران خود باشید. همچنین شما باید به راحتی بتوانید قالب های مختلف چک لیست را ذخیره و در شرایط مورد نیاز ویرایش نمایید. در ادامه بهترین چک لیست به گونه ای می باشد که شما برای موقعیت های مختلف بتوانید برای آن سررسیدهای مشخص تعریف کنید.

نرم‌افزارهای مناسب برای ساخت چک لیست

امروزه نرم افزارهای کاربردی در دنیا عرضه شده اند که می توانند در جهت ارائه انواع چک لیست مورد استفاده قرار گیرند. از این جمله می توانیم به نرم افزارهایی مانند مایکروسافت تو دو، 2 دو( 2DO)، انی دو، گوگل تسکز و همچنین تو دو ایست اشاره نماییم. هر یک از این نرم افزارها می توانند به کاربران در جهت تهیه کاربرد یترین شکل چک لیست کمک شایانی کنند.

از چک لیست و انواع چک لیست ها و مزایای چک لیست چه می دانید؟ اگر آشنایی کمی دارید با من  که یک نویسنده محتوا هستم همراه باشید.

مطلبی که شما هم اکنون در حالا خواندن آن هستید قدری با سایر محتوایی که در سایت های مختلف خوانده اید متفاوت است. قصه از اینجا شروع می شود... فرض کنید شما در تعطیلات به سر می برید، خوب به نظر می رسد. درست است؟ تابستان داغ فرا رسیده است. خورشید می درخشد.

شما در یک ساحل با ماسه های سفید و اقیانوس آبی رنگ هستید، آنقدر زلال که می توانید مرجان های داخل آب را ببینید. به یک باره فکری به ذهنتان خطور می کند "هاااا ، الان یه دونه بستنی میچسبه!"  قبل از بسته شدن کیوسک بستنی به سراغ آن می روید، طعم دلخواه خود را انتخاب و خریداری می کنید. به سمت حوله خود برمی گردید و روی ماسه های داغ مشغول خوردن بستنی می شوید. این بهترین بستنی است که تاکنون داشته اید. بیشتر میخواهید؟ اما کیوسک نیز بسته شده است. تعطیلات شما خراب شد. خ ر ا ب!

اهمیت چک لیست را دریاب!

در طول روز های زندگی برای آنکه تمامی کار ها در زمان مقرر خود انجام شود نیاز به چک لیست و یا  فهرست کنترل داریم. نه تنها در مورد بستنی و غذا های خوشمزه بلکه برای موارد مهم تری نیاز است. داشتن یک فهرست کنترل اصولی و مرتبط با حرفه تان می تواند شما، شغل و گروه حرفه ای تان را در یک مسیر ثابت حرکت دهد.

پیشنهاد می کنیم مقاله انواع چک لیست و چگونگی تنظیم آن ها را مطالعه نمایید.

اما حرف مرا قبول نکن!

تجربیات 30+ کسب و کار موفق که از انواع چک لیست استفاده می کنند دریابید. پس از مطالعه این مطلب و مطالعه تجربیات مختلف به این دیدگاه ها دست خواهید یافت:

• چه علتی استفاده از انواع مختلف فهرست کنترل را مفید می کند؟

• چگونه تیم ها قادر خواهند بود از انواع مختلف فهرست کنترل بهره ببرند؟

• نکات و ترفند هایی برای ساخت انواع چک لیست برای تیم شغلی خود

• ابزارهایی برای ایجاد انواع مختلف فهرست کنترل

اکنون، آن بستنی را فراموش کنید کار دیگری برای انجام وجود دارد!

چه چیزی داشتن انواع مختلف فهرست کنترل را مفید می کند؟

در دنیای تجارت، کارهای زیادی برای انجام وجود دارد که بدون تنظیم چک لیست کار ها میسر نمیشود. مهم نیست که شما یک صاحب منصب یک شرکت هستید، برای تاسیس یک شرکت نوپا تلاش می کنید و یا در یک شرکت بزرگ کار می کنید ، به راحتی می توان گفت که شما راه درازی در پیش دارید.

من یک نویسنده محتوا را مثال بزنید.

من در حال تولید محتوا در زمینه های مختلفی هستم ، از پست های تبلیغاتی اینستاگرام گرفته تا پست های مربوط به فروش انواع کالای مختلف. علاوه بر این حرفه وظایف دیگری مانند رسیدگی به درس های دانشگاه و ... نیز بر عهده دارم. اگر من فقط یک چک لیست داشته باشم که به من در کنترل وظایفم کمک کند بی شک هیچ کاری به نحو احسنت انجام نخواهد شد. من در دریایی از اطلاعات زیاد طبق بنده نشده گم می شوم. به همین دلیل است که من هر بار که وظیفه خاصی را انجام می دهم، یک فهرست کنترل تنظیم می کنم. به عنوان مثال برای پروژه جدیدی که از سوی رایامارکتینگ دریافت کرده ام می بایستی یک عدد فهرست کنترل تهیه کنم. به زبان ساده، من از انواع مختلف فهرست کنترل متناسب با نیازهای مختلف استفاده می کنم.

اهمیت تنظیم انواع مختلف چک لیست از زبان 10 فرد موفق

تنظیم انواع مختلف چک لیست، همانطور که در بند قبل به آن اشاره شد، زمانی معنا پیدا می کند که شما وظایف بسیاری برای انجام دادن داشته باشید. اغلب کمپانی ها و موسسه های مختلف اموری زیادی برای به انتها رساندن دارند. در ادامه به "اهمیت تنظیم انواع متعدد فهرست کنترل از زبان 10 فرد موفق پرداخته می شود.

1-1. مدیرعامل کمپانی لینکدین

من چک لیست تجاری را برای تجارت ترجیح می دهم. بهره مندی از این نوع فهرست کنترل روشی ساده برای اطمینان از عدم بروز مشکلات مختلف است. فهرست کنترل استرس به خاطر سپردن همه چیز و یا فراموش کردن یک مسئله مهم را می کاهد. تلاش برای یادآوری امور بر انرژی و کارکرد صحیح ذهنی ما تاثیر می گذارد و بهره وری ما را کند می کند. این مسئله مهم همیشه دست کم گرفته می شود. من در این کمپانی از انواع مختلف چک لیست برای این موارد استفاده میکنم:

«پردازش مشتری، پردازش کارمند، کارهای روزانه، کارهای هفتگی و کارهای ماهانه. من همچنین لیست های مختلفی برای خدمات مختلفی از جهت کسب و کارم ارائه می دهم تنظیم کرده ام. داشتن چندین فهرست کنترل به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که همه کارها هر بار به همان روش انجام می شود بدون توجه به اینکه کدام کارمند کدام کار را انجام می دهد. همچنین به کارمند جدید کمک می کند تا در مدت زمان کم با روال کار آشنایی پیدا کند.»

1-2. Ethan Taub از کمپانی های Loanry و Goalry

او دائما در حال بررسی تیم حرفه ای خود است تا مطمئن شود که افراد مختلف در کمپانی او از چک لیست های مختلف استفاده می کنند.

او افزود: « در امور مالی ، قوانین مختلفی وجود دارد که ما مقید به پیروی از تمامی آن ها هستیم. برای آنکه از اجرای صحیح امور اطمینان یابیم مجبور به تنظیم چک لیست و پیروی از آن ها می باشیم. هرگونه درخواست وام ، توافق نامه اعتباری ، انتقال مانده و غیره منوط به بررسی تعداد زیادی فهرست کنترل قبل و بعد از انجام این امور است. ما برای اطمینان از اینکه تمام پروتکل ها و فرآیندها قبل از انتقال به مرحله بعدی بررسی می شوند ، لیست های جامعی برای این روش ها ایجاد کرده ایم. همه آنها به صورت مرکزی و یکپارچه ذخیره می شوند تا کارکنان به الگوها و پرونده های مشتری فعلی دسترسی داشته باشند. »

1-3. اریک راموس از موسسه ی حقوقی اریک راموس

در مسیر پر فراز و نشیب قانون و قانون مدار، اریک راموس مدیر موسسه ی حقوقی اریک راموس ، که این موسسه در رسیدگی به ضرب و جرح عمدی و غیر عمدی در دادگاه فعالیت دارد می گوید که انواع مختلف چک لیست عصای دست او برای کمک به ایجاد یک سیستم منظم در تجارت او بوده است.

اریک راموس می گوید: « من یک سال برای چینش و تنظیم انواع چک مختلف فهرست کنترل و سازماندهی خدماتی که توسط این موسسه ارائه می شود زمان صرف کرده ام. ثمره ی این تلاش یک ساله دستیابی به ابزاری قدرتمند برای رسیدگی به تمام کارهایم بوده است. ما از تمامی امور ریز و درشت از قبیل اولین تماس تلفنی مشتری بالقوه تا اجرای مراحل دادرسی و امضای چک ها اقدام به تنظیم چک لیست می کنیم.

من به طور باور نکردنی ای لذت شیرین بهره مندی از فهرست کنترل را چشیده ام. لیست های کنترل برای کارهایی که قبلا بدون تفکر به آن ها می پرداختیم بسیار مفید هستند. اگر دست روی دست بگذاریم و تنها به عادت هایمان بسنده کنیم ممکن است چیز های بسیاری از زیر دستمان در برود. اما وقتی کوچکترین امور را نیز وارد لیست کنترل میکنیم، کل پروسه می تواند از یک مسیر مشخص و اصولی بهره مند شود. استفاده از فهرست کنترل یک روش آسان و در عین حال تخصصی برای کنترل کیفیت در کسب و کار ماست. »

1-4. دیوید والتر از Electrician Mentor

کافی است اگر بگوییم ، وقتی صحبت از مدیریت کارها ، پروژه ها و حتی یک کسب و کار به میان می آید، شما به انواع مختلف چک لیست نیاز دارید . حداقل ، این چیزی است که دیوید والتر از Electrician Mentor می گوید:« ما برای آنکه بتوانیم انواع پروژه ها را سطح های خرد و کلان مدیریت کنیم از فهرست کنترل و فهرست های گسترده ای استفاده می کنیم.

امور مهم پروژه هایی که می بایستی تکمیل شوند را بولد می کند. ما این پروژه ها را به صدها وظیفه انفرادی تقسیم می کنیم  شخصی که باید تماس بگیرند، اشخاصی که باید روی کار باشند، افرادی که می بایستی بیمه حوادث را بررسی کنند و... . تمامی این مراحل به برای رسیدن به اهداف مجموعه است. به محض شروع کار، هر کارمند بسته به نوع فعالیت خود لیست کنترل مخصوص خود را دریافت می کند. فهرست های کنترل در تجارت ما نقش اساسی دارند و من هیچ راه دیگری نمی توانم ارائه دهم که  بدون وجود فهرست کنترل بتوان کار ها را به طور موثر انجام داد.»

1-5. کریستین بورگسان از Savology

در این قسمت نقل قولی از کریستین بورگسان در Savology داریم. کریستین توضیحات کاملی در مورد اینکه که استفاده از انواع مختلف چک لیست چگونه به تیم بازاریابی کمک می کند تا کسب و کارش به یک موفقیت بی پایان مبدل شود، به ویژه کسب و کاری که دائما در آن صحبت کارایی و ثبات همراه باشد:

« در تلاش های روزانه ای که در مسیر بازاریابی پیاده می کنیم بهره مندی از فهرست های کنترل یک اصل اساسی است. ما تمام پروژه ها و تاکتیک ها را از صافی فهرست کنترل عبور می دهیم. در تلاش های بازاریابی روزمره ما از لیست های مختلف پروژه ها و تاکتیک های مختلفی که در حال اجرا هستیم استفاده می کنیم. در این مدت ما چنین دریافتیم که فهرست های کنترل برای ما و شرکای ما و ایجاد حس رضایتمندی بسیار حائز اهمیت هستند.

یکی از انواع چک لیست ها در این مجموعه به وفور آن استفاده میشوند فهرست کنترل پیگیری پیشرفت مطالب جدیدی است که به تازگی در وبلاگمان منتشر شده است. ما قبل برای اطمینان حاصل کردن از ثمربخش بودن اموری که در حال رخ دادن است به لیست کنترل ها نیاز داریم. بهینه نمودن کسب و کارتان نیز بدون بهره مندی از انواع چک لیست ها میسر نخواهد بود. شاید این چنین به نظر برسد که فهرست های کنترل اسنادی ثابت و بدون تغییر هستند، باید بگویم که کاملا در اشتباه هستید. یک فهرست کنترل معمولی می تواند در طول یک ماه بارها تغییر کند.

از زمانی که اقدام به تنظیم چک لیست میکنید شاهد تکامل آن در هر ثانیه خواهید بود. تغییراتی که در فهرست کنترل ایجاد می شوند در جهت تکمیل بهره وری استراتژی ها و بهینه سازی زمان صورت می گیرد. این تغییر می تواند افزودن، ایجاد تغییر جزئی و یا حذف کامل مورد باشد. تایید بر این نکته ضروری است که فهرست کنترل نیز می بایستی مانند تجارت و فرآیند های مختلفی که در تجارتتان صورت می گیرد در حال تغییر باشد.»

1-6. آنا رایدر از GarlicDelight.com

آنا رایدر از جمله وبلاگ نویس های موفق در GarlicDelight.com است. او نیز مانند من به استفاده از انواع مختلف چک لیست ها و بهینه نگه داشتن آن ها علاقه بسیاری دارد:

« من نویسنده موضوعات غذایی و تهیه کننده دستورات غذایی Garlic Delight هستم و تعداد زیادی فهرست کنترل دارم. من نمی توانم کار را بدون تنظیم و استفاده از انواع چک لیست ها انجام دهم چرا که به هنگام پذیرش سفارش تولید محتوا، تولید محتوا و انتشار محتوا نکات بسیاری وجود دارد که می بایستی به خاطر بسپارم. از انواع لیست های کنترلی که من به عنوان یک وبلاگ نویس استفاده می کنم عبارت است از:

1. فهرست کنترل اجرای تحقیقات سئو برای پست های وبلاگ

2. فهرست کنترل بررسی توالی پست ها

3. بررسی های ماهانه موتور جستجو

4. لیست بررسی موارد امنیتی (برای دیدن اینکه آیا هک شده ام)

5. لیست های بودجه بندی

چرا از فهرست های کنترل استفاده می کنم؟ زیرا وقتی این کار را نمیکنم ، برای اجرای این 5 مورد و موارد روزمره ی دیگری که می بایستی به انجام برسند به صرف انرژی مغزی بیشتری لازم است. من اغلب مراحل انجام کار را فراموش می کنم و برای رفع این سردرگمی مجبور به بازگشت به عقب هستم. این موضوع از بزرگ ترین موارد اتلاف وقت است. با تنظیم یک فهرست کنترل مطمئن می توان فرآیند های متعدد را با اطمینان زیادی دنبال کرد. وقتی مرتکب اشتباهی می شوم ، می دانم که می توانم فهرست کنترل خود را بهبود بخشم و از این خطا در آینده جلوگیری کنم.»

1-7. تیم Transcription Outsourcing

کنترل وظایف و تکمیل سفارشات مشتری بدون استفاده از انواع چک لیست ها امکان پذیر نیست. ما در تیم Transcription Outsourcing از انواع فهرست های کنترل برای به موقع صورت گرفتن انواع امور استفاده می کنیم: 

«ما در این مرکز خدمات رونویسی برای انواع صنایع حقوقی ، انتظامی ، پزشکی ، مالی ، دانشگاهی، کسب و کار عمومی و ... ارائه می دهیم. مراحل مختلف بسیاری جهت آماده سازی هر یک از رونویسی های سفارش داده انجام می شود. هر یک از این مراحل به اشخاص مختلفی نیاز دارد، از این رو ما از یک فهرست کنترل با نام فهرست کنترل وظایف استفاده می کنیم. بسته به آنچه در هر مرحله اتفاق می افتد ، به ترتیب به مرحله ی بعدی انتقال می یابد. استفاده و تنظیم انواع چک لیست به ما قدرتی برای تضمین کیفیت و جلب رضایت مشتری می دهد. «

1-8. بالینت هوروات بنیانگذار Projectfather

بالینت که یک شخص همه چی دان است، یکی دیگر از اشخاصی که وظایف و امور گسترده خود را با انواع چک لیست ها مدیریت می کند. او نیز برقراری نظم برای انجام امور را بدون تنظیم انواع چک لیست محال می داند:

«من عنوان یک پادکستر، وبلاگ نویس و اسکرام مستر که مسئولیت ها بسیاری برای اجرای انواع فرآیندها و بهره وری در کا را بر عهده دارم، نمی توانم بدون چک لیست زندگی کنم. من تعریف و تعبیر جالبی از فهرست کنترل برای خودم انتخاب کرده ام. فهرست کنترل ، به معنای واقعی کلمه، میانبر برای صورت گرفتن کارها به نحو احسنت است. تابحال چند بار فکر کرده اید که لیست خرید تان در خاطر تان باقی خواهند ماند؟ اما زمانی که برای خرید انواع مواد غذایی و خوراکی وارد فروشگاه می شویم در یک لحظه چند مورد از اقلام مورد نیاز را فراموش می کنیم.

در مواردی نیز تحت تاثیر جو فروشگاه قرار می گیریم و اقلام غیر ضروری را خریداری میکنیم. این اتفاق اغلب برای من می افتاد و من در واقع تقریباً هر هفته برای پر کردن یخچال خود تقریباً همان چیزها را خریداری می کنم! وبلاگ نویسی و ساخت پادکست شامل مراحل زیادی است. وقتی کار روی پادکست را شروع می کنم از لیست مراحل بی پایان که برای تولید یک اپیزود قرار است انجام شود متعجب می شوم.

در این لحظه حس نوزاد تازه متولد شده ای را دارم که دریای عمیقی از فعالیت ها فرورفته است، ناگهان مجبور می شوم دریابم که چگونه باید شنا کنم و خود را نجات دهم. اما چگونه؟ این نجات با تحقیق و کاوش در مورد آنچه افراد به دنبال آن هستند یا آنچه می خواهید خودتان کاوش کنید شروع می شود و این چنین به کشف محتوا ها نوین دست می یابید. سپس می بایستی تعدادی مهمان پیدا کنم. دعوت نامه ها ارسال و تماس ها برنامه ریزی شوند. سپس مصاحبه ها باید ضبط و ویرایش شوند. در مرحله ی آخر نوبت به اطلاع رسانی و انتشار پادکست می رسد.

با ایجاد فهرست کنترل هر یک از این فعالیت ها می توانم دیدگاهی وسیعی به آنچه که قرار است انجام شود داشته باشم. با مشاهده مرحله به مرحله مراحل میتوان آن را بهبود بخشید. برخی از مراحل از عهده من و یا تیم این مجموعه خارج است، از این رو ممکن است برخی از فعالیت ها نیازمند بیرون سپاری باشند. دانش چگونگی انجام کارها را می توان به طور هوشمندانه ای به دیگران انتقال داد اگر در هر مرحله مهارت کافی برای نوشتن توضیحات در مورد آن مرحله را به خرج داده باشید.

من در وبلاگ نویسی نیز از لیست کنترل استفاده می کنم. یکی از مهمترین فهرست های کنترل که من روزانه از آن استفاده می کنم ، فهرست کنترل SEO من است. این لیست مراحل و چگونگی یافتن محتوایی را که افراد به دنبال آن میگردند را برای من مشخص می کند. فهرست کنترل سئو من اطلاعاتی در باب نحوه ی نگارش متن که سبب بهبود موتور جستجو می شوند نیز در اختیار من قرار می دهد.»

1-9. آلن هارتشتاین سردبیر Techunderworld

بیایید نقل قول یکی مانده به آخری از آلن هارتشتاین ، سردبیر Techunderworld را نیز در مورد استفاده از انواع چک لیست ها بررسی کنیم. در این مصاحبه آلن به خوبی توضیح می دهد که چقدر استفاده از انواع چک لیست برای انجام کار ها می تواند مهم باشد: 

«ما تقریبا برای همه ی امور ریز و درشت می توانیم از فهرست کنترل استفاده کنیم. فهرست کنترل یک مفهوم بسیار ساده است که در طی زمان به تکامل می رسد. این به معنی است که چک لیستی که شما امروز طراحی میکنید با چک لیستی که سال بعد تنظیم می کنید بسیار متفاوت است.

زمان به شما کمک خواهد کرد تا فهرست کنترل های خود را بهبود ببخشید. از انواع چک لیست می توان به چک لیست کار ها ، لیست نحوه انجام کار ، فهرست کنترل عیب یابی، فهرست کنترل انضباط، فهرست کنترل هماهنگی ، لیست برنامه ها و ... اشاره کرد. این شمایید که نوع مناسب فهرست کنترل برای امور خود را تشخیص می دهید، آن ها را تنظیم می کنید و در طی پیشرفت کار متوجه نقص های فهرست کنترل می شوید و در صدد رفع آن ها بر می آیید.

به عنوان مثال، مهارت های مدیریت (مهارت من). اگر در حوزه مدیریت سازماندهی مناسبی وجود نداشته باشد میتوان با بکارگیری ابزارها ، استراتژی های مناسب و انواع چک لیست ها برای غلبه بر این وضعیت و افزایش بهره وری راهکار های مناسبی پیدا کرد. ما برای مشکلات مختلف نیز باید از فهرست کنترل های دیگری استفاده کنیم. نمی توان فهرست کنترل را کپی پیست کرده و از آن برای اهداف دیگری استفاده کرد. هر چک لیستی با هر فعالیتی نمی تواند متناسب باشد. تنظیم چک لیست مشکلات به مشکلاتی که شرکت با کارفرما با آن روبرو می شود بستگی دارد. فهرست کنترل ها ابزار هایی ضروری برای افرادی است که در این دنیای چند وظیفه ای (یعنی بر عهده گرفتن تعداد زیادی از کار ها ) زندگی می کنند.»

1-10. استفان چكانف مدیر عامل شرکت Brosix

پس از مطالعه ی نقل قول استفان چكانف به این بخش پایان می دهیم. در این بخش استفان یک نکته ی طلایی در مورد استفاده از انواع چک لیست ها بیان می کند. او می گوید در دنیای مدرن و پر سرعت استفاده از انواع چک لیست چیزی نیست که آن را غیر ضروری خطاب کنید:

«مهم نیست که از کدام فعالیت و یا صنعت صحبت می کنیم، متخصصان بیش از هر زمان دیگری با انواع پیچیدگی ها در محل کار روبرو هستند. تجزیه و تحلیل کار های پیچیده و تقلیل دادن آن ها به امور ساده می تواند تاثیر شگفت انگیزی در افزایش بهره وری داشته باشد. برای ایجاد تسهیل در ارتباط نیز می توان از فهرست کنترل استفاده کرد. پس از تنظیم چک لیست تبادل و یا ارتباط می تواند اطمینان حاصل کرد که کارشناسان مجرب ، برای مثال ، برای حل هر مسئله ای که پیش می آید با یکدیگر مشورت می کنند و در مورد چگونگی انجام آن با یکدیگر پیش می روند. حالا نوبت شماست، بفرمایید!»

اگر این 10 نقل قول به خوبی مطالعه کرده باشید در خواهید یافت که تنظیم چندین نوع فهرست کنترل فقط توصیه نیست ، بلکه ضروری است!

آیا می خواهید در مورد انواع مختلف فهرست کنترل کمی بیشتر بدانید؟

من شما را پوشش می دهم!

چگونه تیم ها از انواع مختلف چک لیست استفاده می کنند؟

در بند های نخستین تجربه ی شخصی خود در باب استفاده از انواع چک لیست، و این که چگونه از فهرست کنترل هایی که در اختیار دارم برای انجام انواع کارها بارها و بارها استفاده می کنم، توضیحاتی در اختیار شما قرار داده ام. اما فهرست های کنترلی که من از آن ها استفاده می کنم و یا فهرست های کنترل بقیه اعضای در تیم رایامارکتینگ - لزوماً برای دیگران مفید نخواهند بود. آن چک لیستی مفید خواهد بود که بر طبق شغل ، صنعت ، اندازه تیم و بخشی که تیم در آن عضو است تنظیم شده باشد.

اما مخاطب عزیز! این چیز بدی نیست

در واقع این مورد یک نکته ی مثبت و قابل توجه در مورد استفاده از انواع چک لیست است. به دلیل انعطاف پذیر بالایی که شامل فهرست های کنترل می شود، می توان لیست ها را مطابق با نیاز شرکت و یا تیم تنظیم کرد و در صورت نیاز آن را اصلاح و یا موردی که کاملا حذف کرد.

در راند دوم مصاحبات، شما را به مطالعه ی تجارب شخصی اشخاص موفق در سراسر جهان در مورد انواع چک لیست هایی که در حرفه ی خود به کار میبرند پرداخته می شوند.

2-1. جاش هستینگز صاحب آژانس بازاریابی و وبلاگ Money Life Wax

جاش اولین نفری است که تجارب خود در باب چگونگی استفاده از انواع چک لیست ها را در اختیار ما قرار می دهد. او همچنان که به امور آژانس و وبلاگ خود رسیدگی می کند از انواع چک لیست ها بسیاری بهره می برد:

« در بازاریابی دیجیتال و وبلاگ نویسی چیزی بیشتر از محصول نهایی عایدتان می شود. در این حرفه تمامی امور خواه نگارش یک مقاله جدید و یا کمک به مشتری برای افزایش رتبه دامنه خود مانند یک چالش است. من بکارگیری انواع چک لیست ها می توانم اطمینان حاصل کنم که کار با کیفیت بالایی پیش می رود و در اختیار مشتری قرار می گیرد. هر مقاله جدید قبل از انتشار از لیستی که در قالب PDF تهیه شده است عبور می کند که شامل این موارد است (فقط برای ذکر چند مورد):

1. بررسی کلمات کلیدی مربوط به سئو

2. بررسی عناوین مرتبط و مناسب با سئو مقاله

3. بررسی تعداد کلمات هر زیر عنوان ( نباید از 200 کلمه تجاوز کند)

4. بررسی مناسب بودن تصویر با متن نگارش شده

5. بررسی نحوه ی نگارش متن و فونت آن

6. بررسی متن با استفاده از ابزار Yoast SEO

7. بازرسی نهایی

اگرچه این مراحل بسیار ساده به نظر میرسد، اما برای انتشار محتوای با کیفیت بسیار حیاتی هستند. علاوه بر این، در پشت صحنه بازاریابی، امور حیاتی بسیاری نیز در حال رخ دادن است. در پشت صحنه از برنامه ریزی زودتر از موقع با استفاده از فهرست های کنترل تنظیم شده و کلید می خورد. به طور معمول، روی یک تخته سفید بزرگ ، مقالات با عملکرد بالا ردیابی میشوند تا اطمینان حاصل کنیم که به درستی به بازار عرضه شده اند. این امر نیز با بکارگیری یک فهرست کنترل بزرگ در کنار هر مقاله صورت می پذیرد.»

2-2. دیوید پایک بنیانگذار شرکت واگن برقی نیویورک

پایک از چک لیست سئو و همچنین به شدت از فهرست کنترل فروش استفاده می کند. وی اذعان دارد که این دو فهرست کنترل از پرکاربرد ترین فهرست های  کنترلی هستند که او از آنها بهره می برد:

در اینجا دو فهرست کنترل اصلی وجود دارد که از آنها استفاده می کنم.

1. فهرست کنترل فروش: من از این لیست استفاده می کنم زیرا جنبه های مثبت بسیاری در جذب و حفظ مشتری ارائه می دهد، به عبارتی دیگر این لیست در پیگیری  آنچه که مشتری سفارش داده است بسیار مفید می باشد. در این صورت کاملا در خواهید یافت که مشتری از شما چه انتظاری دارد. در این فهرست کنترل مواردی مانند بررسی ایمیل ها، پیگیری سفارش، یادآوری فاکتور ها و ... گنجانده می شود.

2. فهرست کنترل سئو: می توانید هزاران ساعت را صرف سئو کنید. یک فهرست کنترل من را منظم نگه می دارد و مهمترین وظایفم را به من یادآور می شود. در این فهرست کنترل نیز اموری از قبیل تولید محتوا، بک لینک، بهینه سازی و ...  یادآوری می شود.«

2-3. کوینسی اسمیت موسس ESL Authority

کوینسی از دیگر بنیانگذاران بزرگ جهان به شمار می آید. او همیشه بر استفاده از انواع چک لیست ها تاکید دارد. او چنین بیان می کند که بهره مندی از انواع چک لیست ها در تقویت کار تیمی بسیار موثر است:

«ما از فهرست های کنترل به عنوان روش عملیاتی استاندارد برای تمام فرآیندهای انتشار وبلاگ استفاده می کنیم. برای مثال ، نویسندگان در رایامارکتینگ مطالب و اطلاعات مختصری در قالب فهرست کنترل در مورد آنچه که قرار است در هر مقاله گنجانده شود دریافت می کنند. این لیست شامل مواردی در مورد موضوع مقاله، تعداد کلمات آن، تعداد تصاویر، کلمات کلیدی و ... است. هر یک از موارد این فهرست کنترل می بایستی به درستی انجام شوند و به مرحله ی بعدی انتقال یابند. 

پس از گذر از مرحله ی ویرایش مقاله به تیم انتشاراتی ما منتقل می شود و فهرست کنترل جدیدی کلید می خورد -این بخش مواردی مانند افزودن برچسب های alt به همه تصاویر ، کسب اطمینان از دریافت 2 پیوند داخلی برای مطلب و ایجاد یک ایمیل برای اطلاع رسانی به همکاران از وضعیت پست را در بر می گیرد.

این فهرست های کنترل برای روند محتوای ما بسیار ارزشمند هستند چرا که می توان مطمئن شد که هر عضو تیم می تواند مسئولیت های خود را به روشی تکرار پذیر اجرا کند!

2-4. مایکل لو مدیرعامل Car Passionate 

مایکل لو، که یک مدیرعامل بسیار موفق است، توضیحاتی در مورد اینکه چگونه از انواع چک لیست ها برای مدیریت نویسندگان محتوای وبلاگش استفاده می کند در اختیار ما قرار می دهد: 

«ما در هر هفته دو عدد پست در وبلاگ منتشر می کنیم و اغلب از همکاری چندین نویسنده بهره میبریم. برای کسب اطمینان از توافق و سازگاری بین نویسنده فهرست های کنترلی تنظیم شده اند که پیش از انتشار پست در وبلاگ علامت گذاری می شوند. علاوه بر این ما فهرست کنترلی با عنوان فهرست کنترل انتشار برای کارمندان بازاریابی در نظر گرفته ایم .این فهرست کنترل نکات مربوط به حین انتشار پست را بررسی می کند. بهره گیری از انواع فهرست کنترل به ما کمک می کند تا نویسندگان جدید را به سرعت و در مدت زمان کم آموزش دهیم و به جای چند هفته آنها را در عرض چند روز به سطح استاندارد برسانیم.»

2-5. استیسی کاپریو در Deals Scoop

به عنوان یک نویسنده ، استیسی کاپریو نیز با انواع چک لیست ها بیگانه نیست - به ویژه فهرست های کنترل محتوا محور:

«از جمله لیست هایی که من از آن استفاده می کنم فهرست کنترل محتوا است که این چک لیست در بررسی مقالات جدید به من کمک می کند. این لیست مقالاتی که باید آن را ها بنویسم به من یاد آوری می کند. فهرست کنترل به عنوان یک برنامه ی عملیاتی نیز می تواند در نظر گرفته می شود. به عبارتی ، زمانی که شما به فهرست کنترل خود مراجعه می کنید در می یابید که قبلا چه پروژه هایی را به اتمام رسانده اید و الان باید چه پروژه هایی را به اتمام برسانید. با این وجود، می توان گفت که فهرست کنترل یک نقشه استراتژیک برای آینده نیز طراحی می کند.»

2-6. مایانک کومار مدیرعامل QuickEmailVerification

ارتباطات بخش جدایی دنیای تجارت است. اگرچه ارتباط دیجیتالی – توانایی تعامل آنی با میلیارد ها انسان یک امتیاز بزرگ برای بشر است، اما از دست دادن این ارتباط نیز می توان در یک آن اتفاق بیفتد. از اشتباهات گرامری گرفته تا نگارش ضعیف و هزاران علت دیگر می تواند از دلایل از دست دادن ارتباطات شما باشد. اما شما می توانید با یک روش بسیار ساده از هر گونه اشتباهی خلاصی پیدا کنید. به همین دلیل است که ما در  QuickEmailVerification از فهرست کنترل ایمیل زیر برای ویرایش و نوشتن ایمیل های درجه یک استفاده می کند:

«از آنجایی که در دنیای تجارت مشاغل بسیاری به ابزار ایمیل تکیه کرده است، بهتر است که ایده آل بودن ایمیل شما یک موضوع اثبات شده باشد. ثابت کردن ایده آل بودن و یا نبودن ایمیل تنها با داشتن چک لیست میسر می شود.

از مواردی که ما برای فهرست کنترل ایمیل از آن استفاده می کنیم شامل این موارد است:

1. آیا مقصود خود را در دو سطر مشخص کرده ام؟ اگر در سطر های ابتدایی منظور و مقصود خود را مشخص نکنم ممکن است توجه مخاطب را از دست بدهم.

2. آیا متن ایمیل را به اندازه ی کافی کوتاه نگارش کرده ام؟ هیچ دوست ندارد گیر یک ایمیل طومار مانند بیفتد!

3. من در حال "درخواست" چه مطلبی هستم؟ به روشنی ذکر کنید که از مخاطب خود چه می خواهید : درخواست ملاقات حضوری دارید؟ میخواهید تلفنی با او صحبت کنید؟ خریدی قرار است انجام شود؟ هر درخواستی که دارید به طور واضح آن را بیان کنید.

4. آیا در ایمیل " بعدی چیه؟" زیاد است؟ اگر در ایمیل از مخاطب بخواهید که اقدامات بسیاری را انجام دهد به احتمال زیاد نمی توانید کاری از پیش ببرید.

5. آیا من " مهلت" مشخصی برای درخواست خود تعیین کرده ام؟ تقریبا تمامی فعالیت های تجاری که میتوانند به امور کوچک تر تقسیم شوند مهلت دارند. در ایمیل خود دقیقا مشخص کنید که مقصود شما چه زمانی است.»

2-7. ونکاتس سوامیناتان بنیانگذار LifeLaunchr

حال که صحبت از دنیای دیجیتال است بهتر است نقل قول از موسسه LifeLaunchr را بررسی کنیم. این مرکز پلتفرم هایی جهت استفاده دانشجویان برای بهره مندی از ویژگی های یک دانشگاه مجازی در اختیار آنها قرار می دهد. تیم Lifelaunchr نیز از انواع چک لیست ها برای برقراری نظم در کل مجموعه بهره می برد :

«ما در اینجا با ارائه ی آموزش های تخصصی و شخصی به دانشجویان در مسیر یافتن آینده کمک میکنیم. حرفه ی ما به گونه ای است که به آنها کمک می کند بهترین کالج یا حرفه خود را کشف کنند و در مسیر درست باشند. بهره مندی از انواع چک لیست ها برای پذیرش دانشگاه بسیار مهم است و ما از تعداد بسیاری از آنها استفاده می کنیم. از مواردی که به این فهرست های کنترل وارد می شود عبارت است از:

1. فهرست کنترل درخواست دانشجو: برای آن که اطمینان حاصل کنیم که او درخواست پذیرش خود را به درستی به دانشگاه اعطا کرده است.

2. فهرست کنترل روزانه دانشجو: برای آن است که اطمینان یابیم او برای انواع آزمون ها و تست ها ورودی آمادگی دارد.

3. فهرست کنترل کمک مالی: برای اطمینان حاصل کردن از اینکه فرم ها به درستی و در زمان مشخص تکمیل شده اند.

4. فهرست کنترل کالج: برای آن است که مطمئن شویم دانشجو و والدینش با تمام شرایط و ضوابط دانشگاه آشنایی کامل دارند.

5. فهرست کنترل مصاحبه : با استفاده از این فهرست کنترل اطمینان حاصل می کنیم که دانشجو برای مصاحبه آمادگی لازم را دارد.

6. فهرست کنترل بازدید از کالج : این فهرست کنترل با این هدف تنظیم می شود که به هنگام مراجعه به کالج سوالات هوشمندانه بپرسید.

ما در این مجموعه با بکارگیری انواع چک لیست ها بروز خطاهایی که ممکن است پذیرش یک دانشجو نمونه را به چالش بکشد جلوگیری می کنیم و احتمال آن ها را به حداقل می رسانیم.»

2-8. کلوئه بریتین  مدیرعامل موسسه رونویسی اوپال

کلوئه بریتین نیز از لیست های بی شماری برای فرآیندها و فعالیت های مربوط به تجارت خود استفاده می کند: 

«من در این زمینه ها از انواع چک لیست در کسب و کار خود استفاده می کنم:

1. تقویم تحریر محتوا / بازاریابی محتوا: این لیست شامل بررسی کلمات کلیدی، نگارش بدنه ی اصلی محتوا، ویرایش محتوا، بررسی منابع گرافیکی، بهینه سازی محتوا از لحاظ اصول سئو و... است.

2. روابط عمومی/ وبلاگ نویسی مهمان : این لیست چشم انداز های دقیق در مورد موارد انتشار مقاله ها را در بر می گیرد. تحقیق، اطلاع رسانی، پیگیری، انتشار و تبلیغ از موارد این چک لیست است. در این نوع از لیست ها من از کد های رنگی استفاده می کنم. بهره گیری از کد ها رنگی دریافت اطلاعات مورد نیاز در یک نگاه را فراهم می کند.

3. پردازش مشتری : این لیست تماما به مشتری مربوط می شود. در این لیست به مواردی مانند امضا، توافقنامه، خدمات دریافتی، اختصاص رمز های عبور و... پرداخته می شود.«

2-9. تیم Airfocus 

مجموعه Airfocus از لیست های عیب یابی برای تقدیم خدمات بهتر به مشتری بهره می برد:

«در مواردی که اشتباهی رخ می دهد، به جای چک لیست استاندارد از لیست عیب یابی استفاده می کنیم. برای مثال مشتری از وجود مشکلی در اجرای نرم افزار ما خبر می دهد. در این حالت ما بلافاصله پس از دریافت تماس لیست عیب یابی را برای مشتری به کار می بریم. در این لیست ریز ترین مسائل تا بزرگترین مشکلات گنجانده شده اند. این یک روش بی نهایت آسان برای تشخیص مشکل مشتری است. به جای استفاده از سوال های پرتکرار و یا تصادفی، ما ترجیح می دهیم از یک فهرست کنترل استفاده کرده و تمامی موارد را مرور کنیم. استفاده از فهرست کنترل عیب یابی تشخیص و رفع مشکل شخص مشتری را از 40 دقیقه به 4 دقیقه تقلیل می دهد!»

2-10. آستاوا آلم از DxM Creative

آستاوا اذعان دارد که تنظیم و استفاده از انواع چک لیست قبل و هنگام راه اندازی وب سایت جدید برای مشتری شدیدا ضروری است:

«از انواع چک لیست هایی که ما در این مجموعه از آن ها استفاده می کنیم چک لیست قبل از راه اندازی است. ما برای مشتریان خود وب سایت های فوق العاده زیبا طراحی کرده و ارائه می دهیم. وقتی در نظر داریم پروژه را به مشتری واگذار کنیم نباید نکته ای را از قلم بیندازیم. نکته ای که ممکن است وب سایت را با شکست مواجه کند. بررسی کامل وب سایت و کسب اطمینان از کیفیت پروژه تنها با تنظیم چک لیست ها دقیق میسر می شود.»

2-11. سوراب جیندال از Talk Travel

سپس Talk Travel است که از انواع مختلف چک لیست بهره میبرد ، تقریبا در هر پروسه ای که می توانید تصورش را بکنید! جیندال نحوه ی استفاده از انواع چک لیست را توضیح می دهد: 

«ما بسته به نیاز و عملکردی که در نظر داریم از انواع چک لیست در تجارت خود استفاده می کنیم ، از انواع چک لیست های ضروری شامل این موارد می شوند:

1. لیست بررسی محصولات : ابن فهرست کنترل کلیه موارد اجباری که باید روی محصول پیاده شود را مورد بررسی قرار می دهد. این موارد می تواند شامل نکات بروز رسانی و افزودن سرویس های جدید باشد. علاوه بر این لیست ، فهرست کنترل دیگری نیز برای سایت و اپلیکیشن وجود دارد که به آن فهرست کنترل هفتگی گفته می شود. این فهرست کنترل به مهندسان نرم افزار در این مجموعه کمک می کند تا عملکرد صحیح وب سایت و نرم افزار را مورد بررسی قرار دهد تا ببیند به خوبی کار می کنند یا نه.

2. فهرست کنترل بازاریابی : این لیست امور مربوط به جلب مشتری را در بر دارد. این فهرست کنترل از انواع لیست های روزانه است. در این لیست مواردی از قبیل ارسال پیام در شبکه های اجتماعی، پاسخ مشتری و ... گنجانده میشوند.

3. فهرست کنترل اداری : این لیست وظایف مربوط به اعضای تیم را یادآور می شود. از این لیست در اموری مانند نگهداری دفتر، تهیه ی لوازم و تجهیزات، نظافت و ... استفاده می کنیم.

4. فهرست کنترل هر تیم : این نوع از فهرست های کنترل از جمله لیست ها اختصاصی به شمار می آیند. این فهرست کنترل وظایفی که هر تیم بر عهده دارد را مشخص می کند. علاوه بر این زمان به اتمام رسیدن هر فعالیت نیز مشخص می شود.

اساساً فهرست های کنترل به ما کمک می کنند که از اجرای بی وقفه و صحیح فعالیت های مربوط به مجموعه آگاهی یابیم و از اتلاف وقت برای امور بی فایده دوری کنیم. فهرست کنترل یک ابزار قدرتمند است تا تمامی اعضا وظایف خود را به نحو احسنت به اجرا برسانند.»

2-12. الیوت بلکلر از بنیانگذاران Evopure 

الیوت می گوید که او و تیمش از یک چک لیست سه موردی برای شروع روز استفاده می کند. شروعی که روز خوبی را رقم خواهد زد. با توجه به نقل قولی که از الیوت داریم در می یابیم که چنین چک لیستی می توان نکات مثبتی در پی داشته باشد:

«از چه فهرست های کنترلی استفاده می کنیم و چرا؟

از مهم ترین و ساده ترین فهرست کنترل هایی که از آن استفاده می کنیم فهرست کنترل سه موردی است. این لیست دارای 3 مورد اساسی و غیر قابل انکار است که در همان روز می بایستی به انجام برسد. این موارد می تواند در هر روز متفاوت تر از روز قبل باشد. از مواردی که ما در این لیست تنظیم می کنیم می توان به ارسال یک ایمیل ساده و یا به خاطر سپردن مهلت انجام یک پروژه باشد. این لیست در حفظ و بررسی 3 اولویتی که می بایستی در همان روز انجام شود کمک می کند.

این فهرست کنترل مرور و بررسی وظایف همه در راستای اهداف شرکت را نیز یادآوری می کند.»

جالب اینجاست که بدانید هر یک از این افراد موفق چگونه از فهرست های کنترل  برای انواع امور مربوط به بازاریابی بهره می برند- به ویژه برای اموری که در راستای نوشتن محتوا و سئو قرار دارد. 

مطمئنا بین فهرست های کنترلی که تیم های مختلف از آنها بهره می برند تداخل هایی وجود دارد. اما باید این نکته را نیز بدانید که فهرست کنترل هر تیم متفاوت است!

در ادامه به بررسی نکات و ترفند های تجربی در مورد چگونگی تنظیم انواع چک لیست ها متناسب با نیاز تیم خود پرداخته خواهد شد، ادامه مطلب را از دست ندهید! 

نکات و ترفند های طلایی برای تنظیم چک لیست

شاید شما نیز جزء آن دسته از اشخاصی هستید که  قبلاً هرگز چک لیستی برای کسب و کار خود تنظیم نکرده اید و به راهنمایی های اساسی برای وقوع این اتفاق نیاز دارید. 

شاید شما اقدام به تنظیم چک لیست کرده اید اما به یک یا دو نکته ی طلایی برای بهبود بخشیدن به آن نیاز دارید.

اگر هر یک از این موارد با موضع شما مطابقت دارد پس این مطلب برای شما بسیار مناسب خواهد بود.

در اینجا قادر خواهید بود تجربیات افراد دست اول در تجارت را بخوانید و نکات آموزنده ای را در تنظیم چک لیست برای تیم خود پیاده کنید. در ادامه این مطلب جزئیات مربوط به تجارب این افراد در اختیارتان قرار می گیرد.]3[

ادامه دهید ، بپرید!

3-1. کریس داولر مدیر عامل شرکت ساخت و ساز Dowler

کریس، که یک شخص موفق در حوزه ی ساخت و ساز است، می گوید استفاده از الگو های آماده ی چک لیست برای شروع کسب و کار عالی است، اما با پیشرفت زمان شما نیز می بایستی خود و فهرست های کنترل خود را با آن وفق دهید:

«همه ما میدانیم دسترسی به انواع چک لیست ها پیشرفت و آماده از طریق انواع وب سایت ها به راحتی آب خوردن امکان پذیر است، اما باید این نکته را نیز در نظر داشته باشید که این فهرست کنترل تنها در مراحل ابتدایی مناسب خواهد بود. شخصی سازی فهرست کنترل و تنظیم آن با نیاز های خاص مجموعه خود امری حیاتی برای بقای کسب و کارتان است. اما اعمال تغییرات را چگونه باید فهمد؟ تغییرات به خودی و خود و با پیشرفت کار نمایان می شوند.

برای مثال با شکست یک فعالیت در هر پروژه متوجه خواهید شد که اشکالی در فهرست کنترل شما وجود دارد. سپس باید در صدد رفع آن باشید. برای مثال اگر قطعه ای جدید به تجهیزات شما اضافه شده باشد، با این وجود که شما هنوز از آن اطلاعی ندارید، به محض اینکه اطلاع یافتید می بایستی سریعا آن را نیز به فهرست کنترل اضافه کنید. یا اگر استاندارد خاصی در انجام امری خاص دچار تغییر شود باید دستورالعمل جدید به فهرست اضافه شود.

نکته ی آخر مربوط به تاریخ گذاری و مشخص نمودن عدد نسخه ی فهرست کنترل است. این دو مورد در مواردی می تواند فعالیت را از شکست حتمی نجات دهد. برای مثال از خود می پرسید آیا از آخرین نسخه ی فهرست کنترل استفاده شده است؟ مدیریت ریسک و یا شکست با بکارگیری یک فهرست کنترل منسوخ نوسان ممکن است امکان پذیر نباشد!»

3-2. الکس میلر از Uphail

الکس در تهیه ی لیست های خود از روش GTD و یا Getting Things Done استفاده می کند. جزئیات این روش به این شرح است:

«من به عنوان توصیه می کنم کتاب "هنر به انجام رساندن کارها" از دیوید آلن را بخوانید، زیرا این کتاب برای دریافت روش ها و نکات تنظیم چک لیست بسیار مفید است.

نکته ی اصلی در مورد روش GTD خارج نمودن پروژه ها و وظایف از ذهن و تقسیم کردن آن ها به موارد عملی کوچک تر است. در این روش تمام فعالیت ها به یک صندوق انتقال می یابند. حتی اموری که به کمتر از 2 دقیقه برای انجام آن ها نیاز دارید نیز به چک لیست خود اضافه کنید. در این صورت در خواهید که چه اموری می بایستی بلافاصله انجام شوند و یا باید به تعویق بیفتند. به شخصه ، احساس می کنم افزودن کارهای سریع و زیر 2 دقیقه به فهرست را بسیار مفید می دانم. بررسی و انجام سریع این امور حس زنده بودن را در من القا می کند. یک فهرست کنترل واقعی باید همیشه در بردارنده ی موارد بعدی نیز باشد.

الکس تنها کسی نیست که از روش GTD حمایت می کند.»

3-3. برنت سوییتزر مدیر عامل Sweitzer Counseling

برنت نیز مانند الکس از روش GTD برای تنظیم چک لیست استفاده می کند و آن را بسیار مفید می داند:

«من یک مشاور و درمانگر هستم، شاید چنین به نظر برسد که استفاده از انواع چک لیست به درد حرفه من نخورد، اما چنین نیست. من روزانه از چک لیستی که از روش GTD پیروی می کند استفاده می کنم. من به فهرست های کنترل عنوان "مغز خارجی" داده ام. این مغز خارجی مانند ابزاری قدرتمند است که می توانید به آن اعتماد کنید. حتی زمانی که در بدترین حالت خود هستید می توانید به این مغز خارجی رجوع کنید. من از انواع چک لیست های روزانه، هفتگی، ماهانه و سه ماهه برای بررسی و پیگیری انواع امور بهره می برم.»

3-4. شاون بریر از Atlanta House Buyers

زمانی که بقیه به چک لیست به عنوان یک بازی نگاه می کنند، شاون از آن به عنوان " لیست قدرت" یاد می کند:

«هر روز اولین کاری که میکنم بررسی و یا تنظیم لیست قدرت است. حتی ممکن است برای ساعت ها در خانه بمانم، روی لیست قدرت کار کنم و سپس به دفتر بروم. پس از تکمیل لیست قدرت قادر خواهم بود کسب و کار خود را رونق ببخشم و از انجام برخی از کار ها در کنار تجارت لذت ببرم.»

3-5. جسیکا روادز از IT Web Designs

جسیکا یک نکته ی قابل تفکر بیان می کند. او می گوید که چک لیست ها دائما در حال تغییر هستند، پس اطمینان حاصل کنید که فهرست های کنترل قابل تغییر با فضای کافی برای اصلاحات احتمالی تنظیم کنید: «من عاشق فهرست کنترل هستم و از آن ها در پیشبرد تجارت خود استفاده می کنم. بزرگترین فهرست کنترل من مربوط به راه اندازی وب سایت است. من لیستی از جزئیات کوچک و بزرگ برای راه اندازی صحیح وب سایت تنظیم می کنم.

این فهرست کنترل علاوه بر طراحی صحیح وب سایت در بهینه سازی زمان ساخت آن نیز موثر است. من عاشق این هستم که به یادداشت ها و فهرست های کنترل قدیمی خود نگاه کنم و از آن ها برای آینده درس بگیرم. من همیشه مطمئن می شوم که جای خالی برای یادداشت های اضافی در فهرست کنترل در نظر بگیرم. جهان در حال پیشرفت است، پس من خودم را نیز با این جهان وفق می دهم.»

قبل از اینکه این بخش را خاتمه دهم مایل هستم به معرفی چندین مجموعه برای ایجاد، ویرایش و بهینه سازی فهرست کنترل به شما معرفی کنم. برای احقاق این امر من اشاره ی خاصی به Software Advice، Buyguide.ae، Uncorked Ventures، Hugestepup و GalacticFed . دارم.

اکنون وقت آن است نگاه دقیق تری به بهترین ابزارهای تجارت بیندازیم.

بهترین نرم افزار چک لیست و مدیریت آن

میدونم میدونم!

پس از خواندن این تجارب و ترفند ها اکنون در همان نقطه ای هستید که آماده ایجاد انبوهی از چک لیست ها برای کسب و کار خود هستید. فهرست های کنترل بتواند تجارت شما را به بهترین نحو ممکن پیش ببرد.

اما یک ثانیه را نگه دارید.

در مرحله ی اول باید در مورد موضوعی که می خواهید فهرست کنترل تان را در بر بگیرد فکر کنید. اگر در نوشتن فهرست کنترل عجولانه عمل کنید با بی نظمی روبرو می شوید و در مواردی ممکن است استفاده از آن فهرست کنترل نتیجه ی عکس داشته باشد!

پس از آن که به خوبی در مورد موضوع فهرست کنترل فکر کردید می توانید تنظیم آن را ادامه دهید.

همانطور که میدانید تجارت ها و مشاغل مختلف در سراسر جهان از ابزار هایی مانند خودکار، کاغذ و دفترچه یادداشت، اپلیکیشن های روی گوشی موبایل و ... برای مدیریت و تنظیم چک لیست ها استفاده می کنند. اما در مشاغلی که سود و ضرر در آن ها مطرح است می توان از میلیون ها تن کاغذ برای تنظیم چک لیست استفاده کرد؟ قطعا جواب نه است. چون این مشاغل از نرم افزار های خاصی برای تنظیم و مدیریت لیست هایشان استفاده می کنند. در ادامه به بررسی انواع نرم افزار چک لیست که مشاغل مختلف از آن ها استفاده می کنند می پردازیم.[4]

4-1. مگ مارس از K9 of Mine 

در این بخش مگ توضیح می دهد که چگونه از نرم افزار Asana برای تنظیم چک بیست هایش بهره می برد:

«من عاشق نرم افزار Asana و از آن برای مدیریت چک لیست هایم استفاده می کنم. هدف من از تنظیم چک لیست اداره ی صحیح وب سایت K9 of Mine است. از آنجایی که وب سایت ما مبتنی بر محتوا است و ما در ماه 3 الی 4 مقاله منتشر می کنیم، در طول هفته کار های بسیاری برای انجام دادن وجود دارد. نرم افزار Asana ما را از انجام فعالیت های مختلف مطلع می کند، امکان ویرایش فهرست کنترل را میسر می کند و قالب های جالبی برای تنظیم چک لیست دارد. کار با این نرم افزار بسیار راحت و لذت بخش است.»

4-2. پیتر سانگ از Haki Review Mashup Trello

پیتر نیز از نرم افزار مورد علاقه خود برای مدیریت چک لیست های خود استفاده می کند:

«من برای راه اندازی وبلاگ تجاری شخصی خود از Trello استفاده کرده ام. در میان تمام نرم افزار هایی که برای تنظیم چک لیست وجود دارد Trello متناسب با نیاز های من بود. از ویژگی هایی که من در مورد این نرم افزار بسیار دوست دارم فضای ساده و کاربرد آسان آن است. Trello برای شخصی مثل من که تجارت بزرگی را اداره نمی کنم بسیار مناسب است. »

4-3. آدام همپنستال مدیرعامل Better Proposals

تیم Better Proposals از نرم افزار Basecamp برای چک لیست ها خود بهره می برد:

«ما برای کارهای پیچیده که انجام آن به زمان و افراد زیادی نیاز دارد از فهرست کنترل استفاده می کنیم. به عنوان مثال ، راه اندازی یک صفحه فرود جدید برای وب سایت خودمان نیاز به مدیر بازاریابی ، طراح و نویسنده متن دارد. البته نرم افزار Basecamp بهترین ابزاری نیست که بتوان از آن  برای طراحی و تنظیم چک لیست ها استفاده کرد، از این رو قصد داریم آن را با نرم افزار دیگر با نام PM جایگزین کنیم.»

4-4. جیسون آه سو  بنیانگذار Model Home Locator

«نقل قول بعدی از جیسون است که از نرم افزار Wunderlist استفاده می کند:

فهرست کنترل مورد استفاده من برنامه ای به نام Wunderlist است. من با استفاده از این نرم افزار می توانم امور خود را در یک نگاه بررسی کنم و آن ها را از طریق تلفن و یا ایمیل با افراد دیگر در اشتراک بگذارم.»

4-5. دیمین باکستون از Midas Creative

در بخش پایانی دیمین توضیح می دهد که چگونه از نرم افزار اکسل به یک نرم افزار چک لیست برای جهش صحیح تجارت خود بهره گرفته است:

«اگرچه ما یک تجارت کاملاً دیجیتالی هستیم اما در همان سال هایی که فعالیت خود را به صورت جدی آغاز کرده ایم، ایجاد صفحاتی در برنامه اکسل به ما در مرور وظایف روزانه مان کمک کرده است. این برنامه عالی نیست اما می تواند بسیار کمک کننده باشد. در این صفحات موضوعاتی مانند بازاریابی، جدول زمانی پروژه و لیست انجام کار ها قابل القا است. با اینکه امروزه دیمین از نرم افزار Process Street استفاده می کند اما وی هنوز استفاده از صفحات اکسل را برای مجموعه های نوپا مناسب میداند.»

من بی صبرانه منتظر پیشرفت کسب و کار با استفاده از چک لیست ها هستم.

مخاطبان گرامی در نظر داشته باشید در زمینه محتوا شرکت رایامارکتینگ با بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا میتواند شما را در این امر یاری کند.

لینک منبع :

 www.process.st