چگونه برای شرکت یا تیم خود یک سایت ویکی طراحی کنید؟

مکنزی دریافته است که کارمندان تقریباً ۲۰ درصد از زمان خود را صرف جست و جوی اطلاعات داخلی می کنند، به جای آنکه بر وظایف اولیه خود تمرکز کنند. این روند در تمام روزهای هفته تکرار می شود. با این که بخش سوالات متداول و مرکز پشتیبانی مشتری به صورت عادی وجود دارد، اما بسیاری از شرکت ها از ایجاد ویکی یا پایگاه دانش برای تیم خود بی خبرند. با این وجود بهره وری کارمندان نسبت به رضایت مشتری از اهمیت کمتری برخوردار نیست، به طوری که عدم توجه به این مسئله می تواند باعث شکست یک کسب و کار شود.

 چه سوالات در مورد خط مشی منابع انسانی باشد و یا راه اندازی اکانت ایمیل شرکت، اگر احساس می کنید روزانه ایمیلهایی حاوی یک نوع دستورالعمل و یا چک لیست رویه ها ارسال می کنید احتمال اینکه بتوانید یک ویکی تولید کنید نیز زیاد است.

ویکی چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

 اصطلاح ویکی در اصل از زبان هاوایی گرفته شده و به معنی «سریع» است. اولین شخصی که یک سایت ویکی طراحی کرد شخصی به نام Ward Cunningham ، برنامه ریز کامپیوتر بود که قصد داشت فضایی ایجاد کند که به کمک آن توسعه دهندگان نرم افزار بتوانند قطعات کد خود را مستند و به اشتراک بگذارند. او نرم افزار خود را ویکی وب نامید که فرم ساده شده پایگاه داده بود.

در این زمینه پیشنهاد می کنیم مقاله چطور سایت ویکی خود را طراحی کنیم؟ مطالعه نمایید

 از آن زمان به بعد، ویکی ها مسیر طولانی را طی کردند و راه حل های مدرن نیز نتوانست سرعت و سادگی قبل که ایده اصلی Wiki بود را حفظ کند. با گذشت زمان ابزارهای ویکی تجاری ویژگی های بیشتری را اضافه کرده اند که باعث به هم ریختگی فضای مجازی و سردرگمی کاربران شد. بنابراین هنگام انتخاب یک سایت Wiki داخلی برای تیم خود همیشه هدف آن را در نظر آورید. 

یک سایت ویکی ایده آل، سایت داخلی شرکت است که برای به اشتراک گذاری سریع و آسان ایده ها، دانش و فعالیت کارمندان طراحی میشود. چنین اطلاعاتی باید سازمان بندی شده و به بخش های قابل تفکیک تقسیم بندی شود تا دسترسی به آن آسان تر باشد. به جای اطلاعات درهم، یک سایت ویکی باید به اندازه کافی قابل جستجو و شفاف باشد تا هر کسی بتواند آنچه را که به دنبال آن است در آن بیابد همچنین سایت ویکی میتواند به عنوان فضای همکاری آنلاین تیم به حساب آید تا اعضای آن بتوانند به طور جمعی در پروژه ها سهیم شوند

در زیر مثالی از یک سایت ویکی مدرن نشان داده شده است:

 تیم شما می تواند برای کاربری های مختلف یک Wiki اختصاصی طراحی کند؛ به عنوان مثال تیم مهندسی از آن برای همکاری بر روی اسناد فنی تخصصی و برنامه ریزی استفاده می کند. تیم منابع انسانی می تواند دستورالعمل های آنلاین ایجاد کند و یا متخصصان پشتیبانی مشتری می توانند از طریق آن پاسخ های سریع تری جهت سرعت بخشیدن به درخواست ها ارائه دهند و یا به اشتراک بگذارند. 

 نحوه طراحی سایت ویکی

گام اول: نرم افزار مناسب انتخاب کنید

انتخاب نرم افزار Wiki مناسب برای تیم بستگی به هدف شما از کارکرد آن دارد. به این منظور سوالات زیر را پیش از انتخاب ابزار پاسخ دهید:

• چرا به تیم ویکی نیاز دارید؟

• چه تعداد از افراد تیم از آن استفاده می کنند؟

• آیا قرار است افراد حق دسترسی متفاوتی داشته باشند؟

• آیا شما از همکاری در زمان واقعی منتفع می شوید؟

• به چه تعداد ذخیره سازی فایل نیاز دارید؟

• افراد تیم شما از چه ابزارهای دیگری استفاده میکنند و آیا ویکی شما قابل ادغام با آنها است؟ 

• آیا Wiki مورد انتخاب شما دارای پیمایش آسان است و جستجو در آن به راحتی انجام می شود؟

با وجود انبوهی از ابزارهای ویکی، ابزار نوکلینو Nuclino)) به عنوان یک ابزار انعطاف پذیر و سبک وزن می توانند با هر تیمی، صرف نظر از اندازه و یا صنعت سازگاری یابد. هدف اصلی آن این است که با ارزش های اولیه ویکی مطابقت کند و تا جای ممکن پرسرعت و آسان باقی بماند و در عین حال به همکاری یکپارچه تیم کمک کرده و مانعی برای آن ایجاد نکند.

شما نیز می توانید این موضوع را امتحان کنید و ببینید آیا این ابزار برای تیم شما مناسب است یا خیر.

گام دوم: تنظیم ساختار سایت ویکی

زمانی که یک ابزار کامل برای تیم خود یافتید، وقت آن است که سایت خود را طراحی کنید. 

 مردم زمانی از Wiki استفاده می کنند که ساختار آن دارای پیمایش آسان بوده و به راحتی بتوانند اطلاعات مرتبط و به روز را بیابند. اگر سایت ویکی بی نظم باشد در نهایت افراد سایت را به حال خود رها می کنند.

 جهت تنظیم Wiki بر روی نوکلینو در ابتدا یک فضای کاری برای هر موضوع ایجاد کنید. هر فضای کاری دارای حریم خصوصی و تنظیمات دسترسی به خود است، به طوری که شما می توانید اطلاعات محرمانه خود را ایمن نگه دارید و از تغییر یا حذف اسناد مهم توسط اعضای غیر مجاز تیم جلوگیری کنید. 

 گام سوم: ویکی خود را پر محتوا کنید 

 اکنون زمان آن است که داده های خود را وارد سایت ویکی کنید. استفاده از ویراستار WYSIWYG در نوکلینو این کار را برای شما آسان می کند.

 تمام محتوای Nuclino در زمان واقعی بارگذاری می شود و به طور خودکار هر تغییری را در تاریخچه نسخه خود ذخیره می کند و از تداخل نسخه ها جلوگیری می کند. ادغام آن با اپلیکیشن های مختلف امکان می دهد تا بتوانید Wiki خود را با رسانه های تعاملی بیامیزید. 

مخاطبین گرامی شرکت رایا مارکتینگ در زمینه سفارش تولید محتوا و با  بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا  میتواند شما را در این امر یاری کند.

یکی از ویژگیهای اصلی Wiki، لینک سازی داخلی است. در Nuclino  صفحات لینک به راحتی با تایپ"@" قابل دسترسی است و به این صورت به شما اجازه می دهد تا به سرعت اطلاعات را سازماندهی کنید.

گام چهارم: تیم خود را راه اندازی کنید

یک سایت ویکی زمانی میتواند به هدف خود برسد که  افراد در آن مشارکت کنند. اگر اعضای تیم شما از قبل با ابزارهای Wiki آشنایی دارند، راه اندازی آنها آسان خواهد بود. با این حال ممکن است تازه واردان تمایلی به استفاده از ویکی نداشته باشند و شروع به استفاده از ابزارهای آشناتر دیگر مانند ایمیل و چت جهت تبادل اطلاعات کنند.

جهت جلوگیری از بروز این اتفاق اطمینان حاصل کنید که هدف و مزایای ویکی را برای تیم خود شرح می دهید و به آنها زمان دهید تا عادات خود را تغییر دهند. برای کاهش انحراف و آموزش اعضای جدید تیم از روز اول سعی کنید از ابزار ویکی آسان و بصری استفاده کنید.

 گام پنجم: ویکی خود را به روز نگه دارید 

 یک سایت Wiki ، پایگاه دانش تغییر پذیر است که نیاز به مراقبت و نگهداری دارد. صرف نظر از اینکه ویکی تا چه اندازه خوب تنظیم شده باشد، اگر کاربران به اطلاعات موجود در آن اطمینان کافی نداشته باشند، هدف آن تضعیف میشود.

 جهت تشویق مردم به مشارکت،  Nuclino تاریخچه هر ویرایش را ردیابی می کند تا هیچ کس نتواند به طور تصادفی آن را تغییر و یا حذف کند. اعضای تیم به راحتی میتوانند با یکدیگر تعامل و مشارکت کنند و از طریق تگ و کامنت گذاری با یکدیگر به تبادل بپردازند. 

 در نهایت تنها شرکتی که بتواند Wiki خود را به طور مرتب بهروزرسانی کند، به هدف خود دست می یابد. اگر اعضای تیم شما قبلا از ویکی استفاده نکرده اند، مزایای آن را به آنها توضیح دهید. 

 Nuclino تنها منبع واقعی تیم

 Nuclino یک فضای کاری واحد است که به شما کمک می کند کلیه فعالیت های تیم را در یک مکان سازماندهی کنید. این ابزار به جای کاوش در میان فایل ها و فولدرهای نامنظم و ایجاد اعلان های بی پایان، به تیم شما امکان می دهد تا همکاری متفکرانه ای با یکدیگر داشته باشند. از ویژگی های این ابزار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ایجاد اسناد مشترک برای پروژه ها و موضوعات و سازماندهی آسان آنها از طریق لینک دهی اسناد مرتبط به یکدیگر

• ارتباط معنادار و بلندمدت و صرفه جویی در زمان جلسات از طریق کانال های بی نظم اسلک 

• ذخیره مستقیم سخنرانی ها، اسپریت شیت ها، طراحی ها و دیگر فایل ها و همگام سازی و در دسترس قرار دادن داراییهای پروژه 

• ایجاد پایگاه دانش مرکزی، ارائه شفافیت در مورد موضوعات و جلوگیری از پرسش سوالات تکراری 

منبع:

www.nuclino.com