تنها 2 چک لیست که مهم است!

بهترین خلاصه جهان از بهترین کتاب جهان!

این مقاله که هم اکنون قصد خواندن آن را دارید از بهترین خلاصه های جهان در مورد انواع چک لیست است. این  خلاصه گزیده  از کتاب بی نظیر " "The Checklist Manifestoنوشته آتول گالواند می باشد.

سفارش تولید محتوا

و آنچه که در این مقاله خواهید خواند :

1. دو نوع فهرست کنترل قدرتمند و موثر کدامند؟ 

2. چگونه می توانید انواع فهرست های کنترل را برای افزایش کارایی و جلوگیری از اشتباهات سهل انگارانه تنظیم کنید؟

در این مطلب ما دو فهرست کنترل Do-Confirm (تاییدی) و Read-Do (ترتیبی) را مورد بررسی قرار خواهیم داد. پاسخ به سوالات نیز حول محور این دو فهرست کنترل که از بهترین چک لیست ها هستند خواهند چرخید. در انتهای این مطلب، پس از پاسخ به سوالات و بررسی این دو فهرست کنترل به نقطه ای خواهید رسید که می توانید تشخیص دهید کدام فهرست کنترل برای حرفه و یا شرایط مناسب است.

قبل از تهیه  مهمترین چک لیست ها می بایستی دو گام مهم در را در نظر داشته باشید.

پله اول: چک لیست ترتیبی یا تاییدی!؟

چک لیست های ترتیبی و تاکیدی، همانطور که گفته شد، از قدرتمندترین چک لیست ها هستند. شما در مرحله اول می بایستی تصمیم بگیرید که کدام لیست برایتان مناسب است، سپس در صدد تنظیم آن بر بیایید.

بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا

در فهرست کنترل تاییدی اعضای تیم وظایف و فعالیت هایشان را به صورت ذهنی انجام می دهند. تنها زمانی اعضای تیم به فهرست های کنترل رجوع می کنند که اطمینان یابند تمامی موارد موجود در فهرست کنترل تکمیل شده باشد.

فهرست کنترل ترتیبی، همانطور که از نامش مشخص است، نقطه ی مقابل فهرست کنترل تاییدی می باشد. در یک کلام، فهرست کنترل ترتیبی مانند یک دستورالعمل عمل می کند. امور و فعالیت هایی که در این نوع از فهرست های کنترل گنجانده شده اند می بایستی با توجه به همان توالی تکمیل شوند.

آیا تصمیم تان را گرفتید؟

پس از بررسی ویژگی های فهرست های کنترل تاییدی و ترتیبی حتما می دانید که کدام فهرست کنترل برایتان مناسب خواهد بود. فهرست کنترلی را انتخاب کنید که بیشترین تطابق را با وضعیت شغلی و یا حرفه ای شما داشته باشد. اگر در تیم شغلی تان، آزادی عملی بیشتری نیاز دارید بهتر است از فهرست کنترل تاییدی و اگر توالی امور برایتان مهم است از فهرست کنترل ترتیبی بهره ببرید.

پله دوم : یک نقطه مکث ایجاد کنید

از چک لیست ها می توانید برای ایجاد " نقطه مکث " نیز بهره ببرید. نقطه ی مکث و یا توقف نقطه ای است که می بایستی از فهرست کنترل استفاده شود. این نقطه دارای یک یا چند فعالیت خاص است و شامل امور بدیهی و مشخص نمی شود. برای مثال عملکرد هایی که در شرایط خطر اتخاذ و یا اجرا می شود جز عملکرد های بدیهی است و نیازی به چک لیست ندارد.

هزینه تولید محتوا متنی

نکاتی برای ایجاد نوع چک لیست شما

پس از انتخاب نوع چک لیست، پیروی از این دستورالعمل ها برای تنظیم یک فهرست کنترل موفق الزامی است:

• بهتر است فهرست کنترل با توجه محدودیت حافظه کوتاه مدت تنظیم شود. پس تعداد موارد فهرست کنترل را بین 5 الی 9 مورد در نظر بگیرید. تعدد موارد فهرست کنترل می تواند باعث حواس پرتی و یا رد یک مرحله مهم شود.

• بر روی موارد " شدیدا حیاتی" تمرکز خاصی داشته باشید. این موارد شامل آنهایی می شود که عدم اجرای آن ها شدیدا برای حرفه تان خطرناک است.

• یادتان باشد که قرار نیست فهرست کنترل مانند " دستورالعمل چگونگی انجام کار ها " عمل کند. فهرست کنترل یک ابزار سریع و ساده است به افراد متخصص در زمینه ی یادآوری امور کمک می کند.

• در تنظیم فهرست کنترل از کلمات و جمله بندی های ساده و دقیق بهره ببرید.

• از زبان و اصطلاحات مشخص و آشنا استفاده کنید.

• چک لیست را تنها یک صفحه تنظیم کنید.

• از ایجاد بهم ریختگی، خط خوردگی و یا استفاده از رنگ های منحرف کننده پرهیز کنید.

• برای سهولت در خواندن، از فونت های مناسب استفاده کنید. در صورتی که به صورت دستی تنظیم میکنید بهتر است دستخط تان خوانا باشد.

پس از تنظیم چک لیست تان، با توجه به نکاتی که در فوق به آن اشاره شد، بهتر است آن را در دنیای واقعی آزمایش کنید. از افراد تیم شغلی تان بخواهید از آن استفاده کنند و مراتب و بازخورد های آن را به شما گزارش دهند.

حتی خلبانان ها نیز به چک لیست اعتماد می کنند

از معروف ترین حوزه هایی که انواع چک لیست ها در آن به طور موثر عمل می کند دنیای هوانوردی و پرواز است. آموزش استفاده از انواع چک لیست ها یکی از مراحل مهمی است که در مدارس آموزش پرواز به آن پرداخته می شود. چرا که خلبان ها می دانند حافظه و استدلال شان خطا های غیر قابل انکاری دارد و زندگی افراد داخل هواپیما چیزی نیست که بر سر آن ها قمار کند! مثال ها و موارد بسیاری برای اثبات خلبان ها از چک لیست وجود دارد. برای مثال در سال 2008 موتور هواپیما ی شرکت British Airways که از چین عازم لندن بود تنها زمانی فقط 2 مایل از فرودگاه لندن فاصله داشت دچار خرابی شد. خلبان این هواپیما با استفاده از چک لیست توانست هواپیما بوئینگ 777 که با سرعت 124 مایل بر ساعت حرکت میکرد را در دشت فرود آورد. اما همه زنده ماندند.

درسی برای حوزه ی پزشکی

پیشنهاد می کنیم مقاله انواع چک لیست و چگونگی تنظیم آن ها را مطالعه نمایید

در حالی که صنعت هوانوردی از انواع چک لیست ها برای ادغام اطلاعات جدید و قدیمی استفاده می کند، تیم های فعال در زمینه ی پزشکی بسیار کند عمل میکنند. از جمله خطاهایی که در حوزه ی پزشکی وجود دارد عدم توجه به خطا و شکست ها است. زمانی که پزشکان با یک خطا مواجه می شوند از بررسی دوباره و انجام آن به نحوی دیگر چشم پوشی می کنند. حتی اگر خطا را دوباره بررسی کنند، شما به ندرت نتیجه موفقیت آمیز آن را در یک کتاب و یا مقاله جدید خواهید خواند. اساساً، در این موارد، دانش کشف شده از بین نمی رود بلکه به طور کارآمد مورد استفاده قرار نمیگیرد. دانش پزشکی نیاز اساسی به استفاده از انواع چک لیست ها دارد.

چگونه چک لیست تان را ایجاد کنید

ایجاد چک لیست شامل سه مرحله بسیار مهم است. هر یک از این سه مرحله نیز شامل نکات کلیدی است که توجه به تمامی آن الزامی می باشد:

• توسعه

توسعه مرحله ی اول تنظیم چک لیست است. در این مرحله هر موردی که به فهرست کنترل اضافه می کند باید:

- یک مورد یا گام مهمی باشد که ممکن است به راحتی از یاد برود.

- مرحله ای باشد که توسط مراحل دیگر پوشانده نشده باشد.

- قابل اجرا و عملی باشد.

- بتوان آن را با صدای بلند ادا کرد.

در مسیر تنظیم چک لیست حرفه ای تان، مواردی برای بهبود ارتباط بین اعضای تیم نیز جا دهید. تمامی اعضای تیم را نیز به مشارکت در این موارد دعوت کنید.

• تدوین

پس از توسعه و نگارش فهرست کنترل حرفه ای تان، نوبت آن است که به فکر تدوین آن باشید. در تدوین فهرست کنترل باید:

- از وقفه ها و نقاط مکث به خوبی استفاده کنید. این نقاط نباید کمتر از 10 مورد باشد.

- از جملات و زبان ساده استفاده کنید.

- عنوان فهرست کنترل می بایستی نماینده اهداف فهرست کنترل باشد.

- قالبی ساده، منظم و منطقی داشته باشد.

- تمامی آن در یک صفحه باشد.

- استفاده از رنگ را به حداقل برسانید.

- تاریخ تنظیم و یا آخرین ویرایش را ذکر کنید.

 و اما متن باید به شرح زیر باشد:

- خوانا باشد.

- به اندازه ی کافی بزرگ نگارش شده باشد.

- نوشته ها تیره روی پس زمینه ی سفید باشند.

• فاینال

حال نوبت به مرحله ای می رسد که :

- می بایستی فهرست کنترل را امتحان کنید.

- از اصلاح فهرست کنترل عبایی نداشته باشید.

- مطمئن شوید که متناسب با فعالیت تان تنظیم شده باشد.

شما برای تنظیم چک لیست حرفه ای تان چه برنامه ای دارید؟

منبع : 

www.shortform.com