انواع چک لیست و چگونگی تنظیم آنها

چک لیست چیست و من چه نوع لیستی نیاز دارم؟

"چک لیست" یا در اصطلاح فارسی "فهرست کنترل" یک ابزار مهم برای مدیریت و برنامه ریزی است. از این راهکار برای پیشبرد یک هدف خاص بهره گرفته می شود. در فهرست کنترل لیستی از دستورات و یا اهداف نگارش می شود که هدف از نگارش آن ها انجام به موقع آن هاست. مواردی که در فهرست کنترل نگارش می شود به حالت های مختلف قابل اجرا است. بیایید نگاهی به انواع چک لیست و چگونگی تنظیم فهرست کنترل بیاندازیم. مطالعه این مطلب به شما کمک می کند تا بدانید چه نوع لیستی نیاز دارید و چگونه می توان آن را تنظیم کرد.

انواع سبک فهرست های کنترل

فهرست های کنترل سبک های متنوعی دارند. شخص و یا یک سازمان می توان به توجه به هدف خود سبک فهرست کنترل خود را مشخص کند. سبک چیست به دو نوع است:

1. تاییدی : فهرست کنترل سبک تاییدی به شما آزادی عملی بیشتری می دهد. در این نوع از فهرست کنترل ها ترتیب امور مدنظر نیست و تنها با این هدف تنظیم می شود که تمامی امور انجام داده شده باشد.

2. ترتیبی : فهرست کنترل ترتیبی مانند یک دستورالعمل است. در این نوع از فهرست کنترل ها به انجام رساندن امور از ابتدا آغاز می شود و مرحله مرحله جلو می رود. برای آنکه بفهمید فهرست کنترل ترتیبی تان به درستی تنظیم شده است می توانید آن را با صدای بلند بخوانید به نحوی که برنامه تان منطقی جلوه کند.

انواع چک لیست ها 

چک لیست ها انواع متفاوتی دارند که هر یک از آنها برای برنامه سازی اهداف مختلفی مورد استفاده قرار میگیرد. انتخاب صحیح نوع فهرست کنترل می تواند یک راه میانبر برای رسیدن به اهداف شخص تان باشد. انواع فهرست کنترل عبارت اند از:

1. لیست امور (روند عملیاتی استاندارد)

2. لیست عیب یابی

3. لیست هماهنگی

4. لیست نظم

5. لیست برای انجام کار

پیشنهاد می کنیم مقاله بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا را مطالعه نمایید

لیست امور (روند عملیاتی استاندارد)

فهرست کنترل امور و کارها رایج ترین نوع چک لیست است.  این نوع از فهرست کنترل برای ایجاد یک نمای کلی از مجموعه مراحل مورد نیاز برای رسیدن به هدف مورد نظر استفاده می شود. طریقه و روش استفاده از این فهرست کنترل به گونه ای است که می بایستی کار ها پی در پی و پشت سر هم انجام شود. این فهرست کنترل برای شرایط بحرانی بسیار مناسب است.

لیست عیب یابی

لیست عیب یابی همانطور که از نامش پیداست به جهت تشخیص و کمک به حل مسئله مورد استفاده قرار میگیرد. این لیست با توجه به شرایط موجود و به هدف به حداکثر رساندن شانس موفقیت تنظیم می شود. از این رو فاکتور زمان در لیست عیب یابی حرف اول را می زند. فهرست کنترل عیب یابی در صنعت هوایی برای گذراندن شرایط اضطراری مورد استفاده قرار می گیرد.

هزینه تولید محتوا متنی

لیست هماهنگی

 لیست هماهنگی به جهت احقاق اهداف پیچیده تنظیم می شود. در این لیست انتظار می رود برنامه ریزی دقیقی برای ایجاد هماهنگی بین افراد، تیم ها و یا مشاغل مختلف تنظیم شود. در فهرست کنترل هماهنگی نتیجه به تمام طرفین متکی است به گونه ای که تمامی آن ها برای رسیدن به نقطه تمرکز اصلی به وظایف خویش عمل می کنند. لیست هماهنگی نسبت به فاکتور زمان حساس نیست.

لیست نظم

 فهرست کنترل نظم یا انضباطی برای جلوگیری از تصمیم غلط در موقعیت ها فوق العاده تنظیم می شوند. این فهرست کنترل برای ایجاد حس مسئولیت و اموری که مسئول آن ها هستید بسیار مفید است. در تنظیم چک لیست نظم بهتر است دقت بسیاری به خرج دهید.

لیست برای انجام کار

این لیست یک لیست شخصی است برای اموری که در یک بازه زمانی باید انجام شود. این لیست بسیار تغییر پذیر می باشد و توسط برای تمامی افراد قابل تنظیم است.

معادل فارسی چک لیست

امروزه برای بررسی بسیاری از امور نمی توان به سبک و سیاق گذشته عمل کرد. روش های متعدد و نوین بسیاری برای بررسی مسائل مختلف به کار برده می شود، یکی از این روش ها استفاده از چک لیست است. استفاده از چک لیست موجب می شود تا نارسایی های موجود در یک عملیات یا یک پژوهش برطرف گردد. واژه مذکور یک کلمه لاتین است. معادل این کلمه در زبان شیرین فارسی سیاهه وارسی یا بازبینه می باشد. واژه بازبینه از ترکیب کلمه باز و بن مضارع بین و یک پسوند ساخته شده است. در جلسه ای که شورای واژه گزینی به این منظور برگزار نموده است؛ واژه های دیگری همچون وارسی نامه و وارسی برگ نیز ارائه شدند که در نهایت واژه بازبینه به عنوان معادل این کلمه انتخاب شد. 

از چک لیست در امور مختلفی استفاده می شود. به طور مثال در بحث ایمنی پرواز می توان از این مورد بهره برد. به طور کلی استفاده از بازبینه در صنایع مختلف، امور خدماتی، بررسی های مربوط به محصولات کشاورزی و غیره می توان استفاده نمود. ظاهر یک بازبینه صفحه ای با مربع های کوچک است که کنار هر یک می توان به کمک چک مارک یا همان تیک نشانه گذاری را انجام داد. البته زمانی که نیاز است بازبینه را به صورت مکرر و مداوم مورد ارزیابی قرارداد، استفاده از مربع های کوچک برای نشانه گذاری توصیه نمی شود. در ادامه محتوا در ارتباط با انواع بازبینه، کاربردها و اهداف استفاده از آن مطالبی بیان خواهیم کرد. توصیه می کنیم تا پایان ما را همراهی کنید. 

چک لیست ابتدایی چیست؟

همانطور که ذکر کردیم استفاده از چک لیست در موارد مختلف کاربرد دارد. برای این منظور لازم است از نوع خاص و کارآمد آن استفاده نمود. برخی از انواع بازبینه عبارتند از بازبینه یا چک لیست وظایف، بازبینه READ-DO و بازبینه DO-CONFIRM. هر کدام از این بازبینه ها در موارد خاصی کاربرد دارند. به طور مثال استفاده از بازبینه DO-CONFIRM بیشتر از سوی خلبانان صورت می گیرد. خلبان ها برای چک کردن قفل ها، ترمزها و امور دیگر از این روش استفاده می کنند تا نکته ای فراموش نشود. یکی دیگر از انواع بازبینه ها، بازبینه یا چک لیست ابتدایی است. عمدتا از بازبینه ها در موارد تخصصی و حرفه ای استفاده می کند. به همین دلیل اکثر بازبینه ها تخصصی بوده و افراد متخصص می توانند از آنها استفاده کنند. 

گاها شما برای مدیریت امور روزانه و کاری خود نیاز به ساختاری مشابه بازبینه هایی که در بالا ذکر کردیم خواهید داشت. چک لیست های ابتدایی نیاز شما را در چنین مواردی به خوبی برطرف خواهند کرد. شاید تهیه یک بازبینه ساده و ابتدایی در نگاه اول کار آسانی به نظر بیاید؛ در حالی که این طور نیست. برای تهیه چک لیست ابتدایی لازم است روابط بین فعالیت ها را بدانید. علاوه بر دانستن روابط، لازم است شما اهداف مربوط به هر کدام از فعالیت ها را نیز مشخص کنید. بنابراین در یک بازبینه ابتدایی شما فعالیت ها و اهداف مربوط به آن ها را مشخص کرده و پس از انجام، چک مارک خواهید کرد. برای ساخت بازبینه های ابتدایی لازم است به شش گام زیر توجه نمایید. 

- علت هایی که ممکن است شما را با شکست مواجه کنند را شناسایی کنید. 

- ورودی های مختلف و متعدد بیابید. برای این کار می توانید از افکار راهبردی کمک بگیرید. 

- گام های مشخص شده در بازبینه را به سادگی هرچه تمام تر تعریف کنید. 

- در صورتی که چک لیست ابتدایی را برای یک سازمان یا یک فعالیت گروهی تهیه می کنید لازم است با دیگر اعضا گفت و گو داشته باشید. 

- پس از اولین استفاده ایرادات موجود را یادداشت کرده و بعدا برطرف کنید. 

- طبق ارزیابی که در مرحله قبل داشته اید مشکلات موجود را برطرف کنید.  

اهداف استفاده از چک لیست

استفاده از چک لیست مزیت ها و فواید بسیاری دارد که در زیر به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد. 

- افزایش امید و انگیزه

- افزایش بهره وری

- افزایش خلاقیت

- اشتراک گذاری دانش و اطلاعات

- در اختیار قرار دادن فرصت مناسب برای انجام امور

هر فرد با توجه به نیاز خود، اهداف متفاوتی برای استفاده از چک لیست خواهد داشت. به طور کلی استفاده از بازبینه به عنوان یک راهنما برای انجام درست امور متداول است. علاوه بر این استفاده از بازبینه به عنوان یک وسیله برای کنترل کیفیت انجام می گیرد. مثال این امر می تواند در کارخانه های خودروسازی و مانند آن باشد. همچنین زمانی که شما برای انجام یک فعالیت در تلاش هستید تمام ابعاد آن را مورد بررسی قرار دهید استفاده از بازبینه بهترین و بیشترین کمک را به شما خواهد کرد. 

جمع بندی

چک لیست در زبان فارسی تحت عنوان بازبینه شناخته میشود. بازبینه ها انواع مختلف دارند که بر اساس نیاز می توان از آنها استفاده کرد. به طور کلی استفاده از بازبینه یا چک لیست برای مقایسه، بازبینی، تجزیه و تحلیل یا تایید یک موضوع و شاخص های آن به کار می رود. یکی از انواع بازبینه ها نوع ابتدایی آن است. این مدل حاوی اطلاعات تخصصی نبوده و در واقع هر فرد آن را طبق اهداف، فعالیت ها و نیازهای خود می تواند طراحی کند. استفاده از بازبینه فواید بسیاری دارد که از جمله مهمترین آنها می توان به افزایش انگیزه و بهره وری و انجام به موقع امور اشاره نمود. در دیجیتال مارکتینگ برای شناخت فعالیت های روزانه همچون سفارش تولید محتوا می توان از بازبینه استفاده کرد. همچنین از بازبینه محتوا برای تولید محتوا استفاده می کنند.