چگونه یک خبرنامه داخلی موثر برای شرکت بنویسیم؟

خبرنامه داخلی از ابزارهای مهم خبر رسانی به اعضای تیم های کل شرکت است، به ویژه برای سازمان های بزرگی که تیم ها به صورت مجزا قرار دارند. اعضای تیم برای آگاهی یافتن از اتفاقات سازمان به این خبرنامه ها متکی هستند. با این حال جذب کردن آنها به مطالعه خبرنامه کار آسانی نیست. افراد وقت زیادی را در صندوق ورودی خود میگذرانند، اما چگونه می توان آنها را قانع کرد که ایمیل شما را باز کنند؟

این کار نیاز به برنامه ریزی دقیق، مداومت و درک موضوعاتی دارد که افراد سازمان مایل به مطالعه آن هستند. از اینرو، در این پست گام به گام نحوه نوشتن خبرنامه داخلی را به شما توضیح می دهیم.

پیشنهاد می کنیم مقاله نحوه نوشتن بیانیه مطبوعاتی به همراه قالب و مثال را مطالعه نمایید

 فهرست مطالب

• خبرنامه ایمیل رایگان + قالب تقویم

• خبرنامه داخلی چیست؟

• چرا به خبرنامه داخلی نیاز دارید؟ 

• تعیین کنید چه کسانی خبرنامه شما را دریافت کنند؟

• برنامه ریزی تولید محتوا برای خبرنامه: ۲۰ ایده محتوایی

• تدوین استراتژی محتوا

• نحوه نوشتن بهترین خبرنامه

• شیوه نوشتن خبرنامه

• نمونه های طراحی

• برنامه ریزی زمان بندی توزیع

• اندازه گیری تاثیر

• مدیریت خبرنامه به کمک Co Schedule

 خبرنامه داخلی دقیقا چیست؟

 خبرنامه داخلی یک ایمیل و یا نسخه چاپی اخبار، اطلاعات و سایر اطلاعات مرتبطی است که برای کارمندان از اهمیت زیادی برخوردار است. از اینرو، این پست بر نحوه نوشتن و توزیع خبرنامه از طریق ایمیل تمرکز دارد. ایمیل های داخلی شرکت با ایمیل هایی که برای مشتریان می فرستید تفاوتی ندارد. 

مثال های بیشتر خبرنامه

• Invision Email Digest Example

• 8 Best Email Newsletter Examples of 2018 from Brafton

• 15 Email Newsletters We Love Getting in our Inboxes from Hubspot

• 8 of the Best Email Newsletter Examples to Show You How It’s Done from SendInBlue

• The 40 Best Newsletter Examples from Newsletter2Go

چرا یک سازمان به خبرنامه نیاز دارد؟

شاید از خود بپرسید: «آیا بهتر نیست زمان خود را صرف بازاریابی مشتریان کنیم؟» اگر یک بازاریاب هستید احساس شما قابل درک است، اما این کار به قیمت از دست رفتن روابط داخلی سازمان می شود. نگارش خبرنامه داخلی مزایای زیادی دارد، از جمله:

1. همه افراد را از تغییرات اساسی آگاه می سازد. هیچ کس دوست ندارد بیرون از گود قرار گیرد. 

2. بین تیم های مجزا شفافیت ایجاد می کند. نشان دادن دستاوردهای مختلف تیم ها باعث درک مشترک و تفاهم بین آنها می شود

3. باعث کنار گذاشتن زنجیره بی پایان ایمیل می شود. به جای ارسال چندین ایمیل، می توانید یک ایمیل فوق العاده بنویسید. 

4. حمایت اجتماعی را تشویق می کند. هنگامی که اعضای سازمان چیزی برای مشارکت در امور اجتماعی داشته باشد، تبدیل به حامیان اجتماعی میشوند.

5. پیام های اساسی گم نمی شوند. در این خصوص از ابزارهایی مانند Slack و یا Hip chat استفاده کنید.

6. به کارمندان اطلاعاتی ارائه می دهد که می توانند با دوستان و خانواده خود به اشتراک بگذارند 

7. شفافیت را تقویت می کند. به اشتراک گذاری اطلاعات به کارمندان نشان میدهد که شرکت به صداقت و گشاده بودن اهمیت می دهد.

8. از گفتن «من یادداشت را دریافت نکردم» جلوگیری می کند. اگر خبرنامه شما به شکل عادت درآید، کارمندان همیشه در جریان امور باقی خواهند می مانند. 

نحوه نوشتن خبرنامه داخلی: مخاطبان خود را بشناسید

پاسخ روشن به این سوال «کل شرکت» است، اما بسته به سایز سازمان این سوال می تواند کمی با چالش روبرو شود. به عنوان مثال، دپارتمان های مختلف به اخباری نیاز دارند که مرتبط با حوزه فعالیت آنها باشد. اگر شرکت شما دارای هزاران کارمند است، به دپارتمان های مختلف اجازه دهید خبرنامه خود را تولید کنند.

 حتی اگر نسبت به کارمندان خود شناخت کافی دارید، بهتر است فرصت بیشتری صرف شناختن آنها کنید. شرکت شما میتواند دارای دپارتمان های مختلفی از جمله موارد زیر باشد: 

• بازاریابی

• حسابداری

• منابع انسانی

• مدیریت پروژه

• فناوری

• توسعه 

• پشتیبانی

• مدیران اجرایی

بنابراین این احتمال وجود دارد که شما با تک تک این افراد هماهنگ نباشید.

چطور می توانید نگرانی های کارمندان را دریابید؟

در ایجاد چند ایده برای شناخت بیشتر تیم وجود دارد:

1. به سراغ میزان آنها بروید. در صورت امکان به سراغ میزان آنها بروید و از چند سوال ساده بپرسید. به آنها توضیح دهید که در حال جمع آوری اطلاعات برای نگارش خبرنامه شرکت هستید. 

2. جلسه ترتیب دهید. حدود ۳۰ دقیقه از وقت خود را به برگزاری جلسه با اعضای تیم اختصاص دهید و به سوالات آنان در مورد اتفاقات شرکت گوش دهید.

3. یک نظرسنجی ارسال کنید. با استفاده از ابزارهایی مانند Monkey, Polldaddy وGoogle Forms نظرسنجی طراحی کنید و لینک آن را از طریق اپلیکیشن های چت مانند اسلک، هیپ چت و یا ایمیل شرکت ارسال کنید.

برخی از سوالاتی که میتوانید در نظرسنجی قرار دهید به صورت زیر است:

• در مورد خبرنامه جاری شرکت چه چیزی را دوست دارید و یا دوست ندارید؟ 

• کدام اطلاعات برای شما مهم تر است؟

• آیا سوالی در مورد شرکت دارید؟ 

• آیا مایلید بدانید اعضای تیم دپارتمان های دیگر چه کاری انجام می دهند؟

• چند وقت یکبار دوست دارید به روز رسانی دریافت کنید؟ 

هر یک از این سوالات را در نظرسنجی خود قرار دهید. به عنوان مثال از طریق گوگل فرمز (Google forms) می توانید یک نظرسنجی ایجاد کنید. ابتدا گزینه Blank را انتخاب کنید.

سپس به آن یک عنوان واضح دهید.

اکنون به کمک گزینه Short Answerسوالات را اضافه کنید.

 حال بر روی دکمه ارسال کلیک کنید. صفحه ای که ایجاد میشود مانند زیر است. می توانید از گزینه وسط لینک این نظرسنجی را ارسال کنید.

 در نهایت می توانید این لینک را از طریق ایمیل شرکت ارسال کنید. برای این کار می توانید از متنی مانند زیر استفاده کنید:

« شرکت در حال آماده سازی خبرنامه داخلی جدید است تا از این طریق بتواند آخرین اخبار شرکت را به اطلاع شما برساند. در این راستا بسیار مایل هستیم تا نظر شما را نسبت خبرنامه جویا شویم. تکمیل این نظرسنجی تنها چند دقیقه طول می کشد، اما به ما کمک می کند این خبرنامه را به یک منبع مفید اطلاعاتی تبدیل کنیم.

 پیشاپیش از وقتی که می گذارید سپاسگزاریم. در این زمینه اگر سوالی دارید مطرح کنید.»

برنامه ریزی نوشتن محتوای خبرنامه به همراه ۲۰ ایده

اکنون که از خواسته های مخاطبان داخل سازمان آگاه شدید، زمان آن است که برنامه نوشتن محتوای خبرنامه را آغاز کنید. این برنامه شامل انتخاب موضوع، نوع محتوا، بخش ها غالب و غیره است. در این خصوص از ایده های زیر کمک بگیرید:

مخاطبین گرامی شرکت رایا مارکتینگ در زمینه تولید محتوا سئو شده و با  بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا  میتواند شما را در این امر یاری کند.

۲۰ ایده برنامه ریزی نوشتن خبرنامه

1. اعلامیه استخدام

چهره جدید استخدام شده چه کسی است؟ قبل از اینکه کارمندان با یک چهره غریبه در سازمان روبهرو شوند، آنان را از موضوع استخدام جدید آگاه کنید، از جمله:

• نام و سمت شغلی او 

• وظایف او در شرکت

• علایق و سرگرمی او

2. دستاوردهای شرکت

آیا شرکت به تازگی به یک هدف فروش دست یافته است و یا در یک کنفرانس بزرگ صنعت شرکت کرده است؟ آیا به مشتریان جدید دست یافته است؟ به جای اینکه اجازه دهید اخبار دهان به دهان در داخل شرکت بچرخد، همه را از این موضوعات آگاه سازید.

3. تغییر خط مشی های داخلی

 اگر افراد از سیاست های شرکت آگاه یابند، مایل به تخطی از آن نخواهند بود. به آنها درهای باز و بسته را نشان دهید. اطمینان یابید که هیچکس از در نادرست وارد نشود و علت آن را نیز توضیح دهید.

4. به روزرسانی های درآمد شرکت 

 افراد سازمان مایلند از امنیت شغلی خود آگاه شوند. همچنین می خواهند بدانند چه مواقعی اوضاع خوب پیش نمی رود. بنابراین سعی کنید درآمد ماهیانه و یا سه ماهه شرکت را به آنها نشان دهید تا همگان بدانند شرکت در چه وضعیتی قرار دارد.

5. اطلاعیه رویداد

چه هدف، شرکت در یک نمایشگاه تجاری و یا شرکت در وعده غذای همگانی باشد، افراد سازمان باید از رویدادهای پیش رو مطلع باشند. در مورد رویداد موارد زیر را مشخص کنید:

• تاریخ رویداد : این تاریخ ها را در تقویم داخلی شرکت قرار دهید.

• نحوه پوشش: هیچ کس دوست ندارد لباس نامتعارف جمع را بپوشد. 

• وسایل مورد نیاز : نمی توانید به یک رویداد غذای همگانی در شرکت بروید و ۱۲ کیسه و یا چیپس به همراه ببرید.

 جزئیات کوچکی از این دست می تواند به اطمینان از موفقیت رویداد کمک کند. 

6. فعالیت های تیم 

ممکن است افراد شرکت بر روی یک پروژه جالب در حال فعالیت باشند که به آن علاقه زیادی دارند. از طرف دیگر افرادی نیز حضور دارند که تصوری از این پروژه ندارند. بنابراین فعالیت هایی که ارزش اشتراک گذاری دارد را بیابید. لازم نیست که این پروژه مربوط به نوآوری های پیشگامانه شرکت باشد. شاید تیم حسابداری یک روش بهتر برای واریز فیش حقوقی افراد پیدا کرده است، یا تیم توسعه دهنده وب سایت روشی برای بارگذاری سریع سایت یافته است. شاید بتوانید فعالیت های اصلی تیم های مختلف را نیز به اشتراک بگذارید.

7. دستاوردهای کارمندان 

دستاوردهای کارمندان را به رسمیت بشناسید از جمله:

• ترفیع: چه کسی یک سمت جدید دریافت کرده است؟

• سخنرانی: آیا یکی از افراد تیم شما در رویداد و یا کنفرانس سخنرانی کرده است؟

• دستیابی به اهداف: به کارمندان نشان دهید که از زحمات آنها قدردانی می شود.

به رسمیت شناختن زحمات کارمندان و سخت کوشی آنها تاثیر مثبت و واقعی بر کسب و کار میگذارد. بر طبق گفته :TinyPulse

 «در حال حاضر واقعیت این است که کارمندان در محیط کار احساس ارزشمند بودن نمی کنند و صادقانه بگوییم چیزی به نام به رسمیت شناختن کارمندان وجود ندارد. اگر واقعاً به دنبال حفظ کارمندان خود هستید، به آنها انگیزه دهید. این انگیزه ساده قدرت بهره وری آنها را به سقف می رساند.»

 داده ها نیز چنین چیزی را تصدیق می کنند. بر اساس یک مطالعه از Pyschometrics ، 85درصد کارمندان گفتند که به رسمیت شناختن آنها اولین کاری است که رهبری می تواند در قبال آنها انجام دهد تا احساس وحدت بیشتری با سازمان داشته باشند

8. پاداش 

آیا شرکت شما جایزه صنعت را برده است و یا در لیست سریع ترین شرکت ها از نظر رشد قرار گرفته است؟ به همه اطلاع دهید که جایزه در مورد چیست، چرا اهمیت دارد و چگونه به بالا بردن اقتدار و وجه شرکت کمک می کند.

9. مقاله های جالب صنعت

به کمک ابزاری مانند Feedly لیستی از منابع خبری مرتبط با صنعت تهیه کنید و از بین آنها مقالات جالبی را برگزینید که بتوانند به کارکنان در انجام بهتر کارها و فعالیت هایشان کمک کند.

10. آخرین پست های وبلاگ

اگر پستی در وبلاگ شما قرار دارد که برای همکاران و کارکنان جالب توجه است آن را در خبرنامه خود استفاده کنید 

11. اعلامیه محصولات جدید یا ویژگی های جدید

معرفی محصول و یا ویژگی جدید میتواند تاثیر زیادی در کسب و کار شما بگذارد. تیم های بازاریابی باید بدانند در این زمینه چه چیزی پیش روی آنان است. اطمینان یابید که اطلاعیه ویژگی های محصولات جدید را در خبرنامه خود درج کنید.

12. یادداشت تیم رهبری

کارمندان فعال احساس میکنند که دارای ارتباط مستقیم با رهبری هستند. استفاده از یادداشت تیم رهبری و یا مدیر عامل در خبرنامه نشان می دهد که آنها به دنبال ایجاد روابط شفاف و به اشتراک گذاری اطلاعات با کارمندان هستند.

13. تعطیلات و روزهای مرخصی

گاهی اوقات در زمان بخش منابع انسانی خود صرفه جویی کرده و از طریق خبرنامه به افراد اطلاع دهید که چه زمانی میتوانند در شرکت حضور نداشته باشند. 

14. داستان های واقعی شرکت

دقیقاً افراد در یک آپارتمان به چه فعالیتی مشغول هستند؟ یک مصاحبه با آنها ترتیب دهید، آنها را جلوی دوربین قرار دهید و داستان آنان را در خبرنامه به اشتراک بگذارید. 

15. داستان های موفقیت آمیز مشتری 

 شرکت شما چگونه به مشتریان کمک می کند؟ یک داستان مشتری پیدا کنید و درباره آن بنویسید. معمولاً این داستان ها را می توانید از بخش پشتیبانی مشتری و یا تیم روابط عمومی بیابید.

16. پوشش اخبار شرکت

 آیا به پوشش خبری مطلوبی دست پیدا کرده اید؟ همکاران شما مایلند در مورد آن بدانند. 

17. پست وبلاگ آموزشی

 موارد جالبی پیدا کنید که به افراد شما در انجام بهتر کارها کمک کند، مثل:

• نکات عمومی در مورد بهره وری محیط کار

• حفظ سلامت در محیط کار

• راهنمای انجام کارها

کارمندان زمانی که این مطالب را مرتبط با خود تلقی کنند، مشتاق به مطالعه آن می شوند. 

18. لحظات شاد محیط کار

البته مراقب باشید که کسی را برخلاف میل خود خجالت زده نکنید. اما اگر در محیط کار اتفاق جالب و یا سرگرمکننده اتفاق افتاده است، از آن یک عکس بگیرید و داستان آن را به صورت کوتاه به اشتراک بگذارید.

19. پرسش و پاسخ کارمندان

کارمندان مطمئنا با سوالاتی روبهرو هستند. بخشی را به کارمندان اختصاص دهید تا از طریق آن سوالات خود را ثبت کنند. سپس در خبرنامه بعدی به برخی از آنها پاسخ دهید. گاهی اوقات افراد سوالات خوبی می پرسند، اما هرگز فرصت مطرح کردن آن را نداشته اند. می توانید از آنها این گونه درخواست کنید:

 «به نظر ما سوالات خوب می تواند از هر شخصی و هر جایی پرسیده شود. می توانید سوال خود را ارسال کنید و پاسخ آن را در خبرنامه بعدی دریافت کنید.»

20. اعلامیه رویدادهای اجتماعی 

 آیا اتفاقات جالبی در اطراف محیط کار اتفاق میافتد که میتواند رویداد خوبی برای کارمندان باشد. یک یا دو مورد را بیان کنید. افراد سر خط های خبری را بررسی می کنند و دوست ندارند آنها را از دست بدهند.

 یک روش برای یافتن رویداد، بررسی نشریات محلی و مجلات شهری در منطقه است. به عنوان مثال مجله ماهیانه فارگو یک مجله شهری است که تقویم رویدادهای شهری را نشان می دهد.

 استراتژی محتوای خبرنامه خود را طراحی کنید

 اکنون ایده های زیادی برای نگارش خبرنامه در اختیار دارید. گاهی اوقات لازم است بدانید چه نوع محتوایی در خبرنامه استفاده کنید. منسجم بودن به جمع آوری اطلاعات و در نتیجه نوشتن آن کمک زیادی می کند. اگر به یک نقطه برای شروع نیاز دارید، می توانید ترکیبی از موارد زیر را انتخاب کنید:

• ۵ محتوای مربوط به اخبار شرکت

• ۳ محتوا از اینترنت

• محتوای سرگرم کننده 

• رویدادهای آتی شرکت

• پرسش و پاسخ فراخوان عمل در محیط کار 

 محدود کردن نوع محتوا شما را بر آن می دارد تا بهترین و مناسب ترین محتوا را انتخاب و منتشر کنید. نمونه های بالا تنها چند مثال بودند. می توانید با خیال راحت فرمول خود را ترکیب کنید و یا حتی برخی از این پیشنهادات را نادیده بگیرید. هر چه با شرایط تان بهتر است را انتخاب کنید.

 بهترین تمرین های نوشتن خبرنامه 

 روابط داخلی شرکت از روابط مشتری تفاوت دارد. اگر به دنبال نوشتن خبرنامه برای ایجاد روابط در شرکت هستید، باید به این فکر کنید که چه چیزی را به اشتراک بگذارید و از چه چیزی خودداری کنید. 

1. از حس شوخ طبعی به میزان کم استفاده کنید 

 همه افراد کمدین نیستند و به راحتی شوخی ها ممکن است تبدیل به توهین های ناخواسته شود. اگر قصد دارید شوخی همکار خود را در خبرنامه خود استفاده کنید، ابتدا از او اجازه بگیرید و سپس قضاوت کنید که آیا صحبت از شوخی او در خبرنامه روا است یا خیر.

2. خبرنامه خود را مختصر بنویسید 

 مردم وقت ندارند یک مقاله ۱۰ هزار کلمه ای را در محیط کار خود مطالعه کنند. بنابراین سریعاً به اصل مطلب بروید.

3. صادق باشید.

شفافیت یک عنصر مهم در نوشتن خبرنامه است. اگر خبرنامه شفاف نباشد و یا پوششی برای نقایص شرکت باشد آنگاه اعتماد ها از میان می رود. دروغ نگویید و حقایق را مبهم بسازید. همینطور، سعی نکنید نکات منفی را به روشهای غیر صادقانه به نکات مثبت تبدیل کنید. 

4. به اطلاعات مهم اولویت دهید

شاید نوشتن یک محتوای سرگرم کننده وسوسه انگیز باشد، به ویژه اگر شرکت فرهنگ آزادی دارد. اما معمولاً این کار درخور نوشتن خبرنامه نیست. بین نوشتن محتوای جدی و حرفه ای و هم آمیزی آن با کمی شوخ طبعی تعادل برقرار کنید. محتوای شما باید ۹۰ درصد حرفه ای و تنها ۱۰ درصد شامل بذله گویی باشد.

نحوه نوشتن یک خبرنامه عالی 

اکنون نوبت به نوشتن محتوای خبرنامه است.

برای آن یک نام انتخاب کنید 

انتخاب نام به شناخت بیشتر خبرنامه کمک می کند. سعی کنید یک نام جالب و یا یک نام عمومی برای آن انتخاب کنید. 

 لحن و تن صدای خود را برگزینید 

 یک ایمیل حاوی الفاظ خشک، خسته کننده است. شما باید قبل از نوشتن محتوای خبری لحن و تن صدای خود را انتخاب کنید. لحن صدا به آهنگ کلمات شما گفته میشود. به عنوان مثال یک لحن می تواند پرسشی، تعجبی و یا خبری باشد. تن صدا نیز به عطفی است که به صدای خود می دهید. لحن و تن صدا از مهمترین عوامل درک و شناخت یک برند هستند.

نوشتن عنوان

 هر بخش از خبرنامه میتواند دارای عنوان و زیر عنوان باشد. به کمک Headline analyzer عنوان و زیر عنوان های خود را آنالیز کنید.

یک مقدمه جالب بنویسید 

یک مقدمه خسته کننده هرگز افراد را تشویق به خواندن نمی کند. یک راه حل ساده وجود دارد و آن این است که مقدمه جالب بنویسید. با نوشتن مقدمه خبری جالب و منحصر به فرد افراد را تشویق به خواندن آخرین اخبار شرکت می کنید. یک روش برای بهینه سازی مقدمه خبر استفاده از ابزار Email Subject Line Tester است. به کمک این ابزار می توانید آنالیز کاملی از مقدمه خود به دست آورید و آن را بهبود دهید.

به کمک این ابزار می توانید آنالیز کاملی از مقدمه خود به دست آورید و آن را بهبود دهید.

Email Subject Line Tester

 نوشتن مقالات

به احتمال زیاد خوانندگان به ایمیل شما یک نگاه سریع می اندازند. بنابراین استاندارد نوشتن یک محتوای اینترنتی را رعایت کنید:

• در هر جمله بیشتر از ۲۰ الی ۲۵ کلمه ننویسید. 

• هر پاراگراف شامل سه جمله و یا کمتر باشد. 

طراحی خبرنامه

طراحی خبرنامه شما هفته به هفته باید یکسان باشد. مگر اینکه در حال آزمون مولفه های طراحی باشید و یا دلیل استراتژیک برای تغییر آن داشته باشید. 

طراحی بصری در مقابل متن ساده

مطالعات نشان داده است که گیرندگان ایمیل متن ساده را ترجیح می دهند. با این وجود افزودن کمی چاشنی طراحی به ایمیل کار بدی نیست. 

ایمیل های طراحی شده از نظر بصری جذاب تر هستند و توجه خواننده را بیشتر جذب می کنند. هر دو روش را امتحان کنید و ببینید چه جوابی می گیرید.

انتخاب قالب

اگر شما یک طراح و یا توسعه دهنده قالب هستید از این بخش گذر کنید. با این حال اگر دسترسی به چنین شخصی ندارید هزاران قالب رایگان در اینترنت وجود دارد.

قالب های رایگان 

• 900+ Free Responsive Email Templates from Chamaileon

• 30 Free Email Templates from SpeckBoy

• 138 MailChimp Templates from Stripo

• Free eNewsletter Templates from Lucid Press

• Free Email Template Library from Campaign Monitor

تنظیم تعداد دفعات توزیع

در این مورد زمان مشخصی وجود ندارد، اما شاید بخواهید این برنامه را به صورت هفتگی و ماهانه تنظیم کنید. همچنین می توانید در یک نظرسنجی از افراد داخل سازمان سوال کنید که چند روز یکبار تمایل به دریافت ایمیل از طرف شما دارند.

برنامه ریزی ایمیل در تقویم بازاریابی

اگر از تقویم داخلی شرکت استفاده می کنید، برای آن جهت زمان بندی ارسال خبرنامه استفاده کنید. به این شکل هرگز ارسال آن را فراموش نمی کنید و نحوه ارسال آن نظم و ترتیب خواهد داشت. در این راه شما دو گزینه پیش رو دارید:

 از قالب های رایگان این پست استفاده کنید. این قالب ها بر اساس اکسل طراحی شده اند و به برنامه ریزی ارسال ایمیل کمک می کنند. در این خصوص اپلیکیشن ازCo Schedule استفاده کنید. همچنین می توانید از پلتفرم های مدیریت بازاریابی با قابلیت ادغام یکپارچه سازی ایمیل مانند MailChimp, Campaign Monitor, Active Campaign و Constant Contact استفاده کنید. به این صورت می توانید تمام ایمیل های ارسالی خود را برنامه ریزی و زمان بندی کنید و آن را در معرض دید اعضای کل سازمان قرار دهید.

 ارزیابی تاثیر

از کجا می توانید دریابید که خبرنامه واقعاً مفید بوده است؟ برخی از خدمات ارسال ایمیل دارای نرم افزارهای قدرتمند تحلیلی هستند که ردیابی عملکرد را آسان می کنند، از جمله مواردی مانند: 

• نرخ باز شدن: نشان می دهد که چه تعداد افرادی تحت تاثیر مقدمه شما قرار گرفته اند و ایمیل شما را باز کرده اند. 

• نرخ کلیک: نشان می دهد که چه تعداد افرادی با خواندن ایمیل بر روی لینک داخل آن کلیک کرده اند.

• نرخ کلیک به باز شدن: نسبت کلیک لینک به تعداد کل باز شدن ها را نشان می دهد.

 دریافت بازخورد

از دریافت کنندگان ایمیل بازخورد مستقیم به دست آورید. پس از مدتی از ارسال ایمیل، یک نظرسنجی ارسال کنید. این نظرسنجی می تواند شامل سوالات زیر باشد: 

• چند وقت یکبار مایلید که به روز رسانی دریافت کنید؟

• آیا اطلاعات برایتان مفید بوده است؟

• آیا موردی وجود دارد که بخواهید اضافه کنید؟

• آیا می خواهید نظرات خود را به اشتراک بگذارید؟ 

 این نظرسنجی را کوتاه و شیرین نگه دارید. آنگاه از داده های جمع آوری شده برای بهبود محتوا و همینطور معیارهای خود استفاده کنید. ایده آل شما این است که ۱۰۰% ایمیل ها خوانده شوند. 

 چک لیست گردش کار ایجاد خبرنامه

چک لیست ها به مدیریت گردش کار کمک می کنند. پروسه نوشتن خبرنامه نیز از این قاعده مستثنی نیست. می توانید لیست ساده زیر را دنبال کنید؟ 

1. [ ] طرح قالب

2. [ ] تولید عناوین محتوا

3. [ ] محتوای گردآوری شده

4. [ ] نوشتن مقدمه و زیر عنوان ها

5. [ ] کپی نسخه خبرنامه

6. [ ] طراحی گرافیکی

7. [ ] جانمایی محتوا در قالب

8. [ ] ویرایش

9. [ ] برنامه ریزی تحویل ایمیل 

10. [ ] بازبینی

به کمک اپلیکیشن Co Schedule می توانید به راحتی این موارد را به صورت یک چک لیست در آورید.

مدیریت محتوا کمک اپلیکیشن Schedule 

شما نه تنها می توانید چک لیست مدیریت گردش کار خود را ایجاد کنید، بلکه می توانید کل پروسه تولید خبرنامه را به کمک این اپلیکیشن را مدیریت کنید.

 اپلیکیشن Schedule  یک پلتفرم مدیریت بازاریابی مبتنی بر تقویم است که می تواند پایگاه تمام پروژه ها و کمپین های شما از جمله ایمیل باشد.

 در ابتدا با تامین کننده خدمات ایمیل متصل شوید. سپس پس یک روز را مشخص کرده و سرانجام گزینه email marketing را انتخاب کنید.

عنوان خبرنامه را انتخاب کرده و گزینه MailChimp to create the Gmail را انتخاب کنید. برای دیگر سرویس های خدماتی لازم است که شما ایمیل را به کمک) ESP خدمات ارسال ایمیل) ایجاد کرده تا در تقویم Schedule ظاهر شود.

در گام بعدی مقدمه خبرنامه را بنویسید و از تحلیل های موجود برای بهبود آن استفاده کنید. 

 در طی نوشتن محتوا با دیگر اعضای تیم، طراحان و مدیران پروژه از طریق Discussion Threads همکاری کنید و گام های موجود در قالب وظایف (template task) را دنبال کنید. 

 این تنها شرح مختصری از داخل اپلیکیشن Co Schedule است. برای شروع می توانید نسخه آزمایشی ۱۴ روزه آن را امتحان کنید و یا یک دمو Demo با کارشناس ترتیب دهید. این بهترین روش برای سازماندهی دپارتمان بازاریابی شما است.

 هم اکنون خبرنامه خود را بنویسید

این پست هر آنچه که در مورد نوشتن خبر برنامه باکیفیت بود را عنوان کرده است. همچنین سفارش تولید محتوا برای نوشتن محتوای خبرنامه هم ایده خوبی است که می توانید اجرایی کنید.

منبع:

coschedule.com