راه اندازی جلسه پرسش و پاسخ: اولین سوال لطفا

مانند بسیاری سخنرانان دیگر، ممکن است جلسه پرسش و پاسخ را به دو طریق مشاهده کنید:

- از جلسه پرسش و پاسخ بهراسید و نگرانید که نتوانید موضع مناسب را اختیار کنید.

- به استقبال آن می روید و  و آن را یک فرصت واقعی می شمارید

در هر صورت اگر برای جلسه پرسش و پاسخ آماده باشید و تولید محتوا برای جلسه را آماده کرده باشید، نگرانی در مورد آن معنایی ندارد. این جلسه می‌تواند یک فرصت مناسب برای برقراری ارتباط با مخاطب باشد. 

 از نقطه نظر مخاطب جلسه پرسش و پاسخ یکی از ارزشمندترین بخش‌های سخنرانی شما است. این امر به شنوندگان امکان می دهد تا به سوالات خود پاسخ دهند و در مورد موضوع صحبت  اطلاعات بیشتری به دست آورده و مواردی را که در سخنرانی متوجه نشده‌اند بهتر فراگیرند. 

برای شما چه نفعی دارد؟ در صورتی که بتوانید جلسه پرسش و پاسخ را به خوبی مدیریت کنید، می توانید درک بهتری از مخاطب خود به دست آورده و پیام سخنرانی خود را به شیوه معنادار و مرتبط به مخاطب منتقل کنید.

راه اندازی جلسه پرسش و پاسخ

 از آماده سازی صرف نظر نکنید

 بدون آماده شدن برای سخنرانی، وارد بخش پرسش و پاسخ نشوید. هرگز از آمادگی برای جلسه پرسش و پاسخ غافل نشوید. 

چگونه می توانید آماده شوید؟ در صورت امکان با افراد حاضر در جلسه از جمله مخاطبان خود صحبت کنید و دریابید چه سوالات و مسائلی پیرامون موضوع دارند. سوالاتی که ممکن است آنها در ذهن خود داشته باشند را کشف کنید و برای آن پاسخی مناسب در نظر بگیرید.  این مکالمه از قبل به شما کمک می کند تا در لحظه ارائه خود به صورت واضح و روشن به سوالات و نظرات پاسخ دهید. همینطور، این موضوع باعث آرامش ذهن و اعصاب شما خواهد شد. آماده سازی به شما کمک می کند نگرانی های بی مورد را از خود دور سازید. لطفا بخوانید: 9 نکته برای راه اندازی یک جلسه پرسش و پاسخ

مخاطب خود را آماده کنید

برای اینکه به مخاطب خود کمک کنید تا موضوع جلسه را متوجه شود، می توانید آنها را برای جلسه پیش رو آماده کنید. مثلاً بیان کنید ۱۵ دقیقه پایانی جلسه قرار است به پرسش های شما اختصاص یابد. من از هر گونه نظر و عقیده ای استقبال می کنم. لطفاً هر نظری دارید یادداشت کنید تا بتوانیم در مورد آنها صحبت کنیم.

با قدرت شروع کنید

 انتقال صحبت از سخنرانی به قسمت پرسش و پاسخ باید به آرامی صورت گیرد، به گونه ای که گویی ادامه روند یک گفتگو است. بعد از اتمام سخنرانی از توجه و تشویق حضار قدردانی کنید و کمی پیش از شروع جلسه پرسش و پاسخ مکث کنید.

 در هنگام شروع، به یاد داشته باشید که هم از سوالات و هم از نظرات به یک اندازه استقبال کنید. همواره به خاطر بسپارید که برخی از افراد ممکن است سوالی در ذهن خود داشته باشند، اما برخی دیگر دارای نظرات ارزشمند باشند. هر دو مورد را درخواست کنید. این رویه باعث تقویت مشارکت می شود.

هنگامی که منتظر اولین سوال یا نظر هستید، منتظرانه به مخاطبان خود نگاه کنید و منتظر باشید تا اولین دست بالا رود. در هنگام این انتظار لازم است تماس چشمی خود را به همراه لبخند و یا حالت خوشاینده صورت حفظ کنید. اگر چشمان خود را پایین اندازید، ممکن است اینگونه تصور شود که شما خواهان هیچ پرسش و پاسخی نیستید. به عنوان مثال می توانید به مدت ۱۰ ثانیه به اطراف اتاق نگاه کنید. این مدت برای گرد آوری افکار مخاطب و تشویق آنها به صحبت کافی است. لطفا مطالعه بفرمایید : بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا

 مخاطب خجالتی را تشویق کنید 

در صورتی که هیچکس سوالی پرسیده نشد چه کار کنیم؟ ابتدا چند ثانیه دیگر صبر کنید تا جو حاکم در اتاق نهایتاً یک نفر را به بالا بردن دست خود وا دارد. در غیر این صورت، دریابید آیا واقعاً علاقه ای وجود ندارد و یا اینکه افراد تنها برای شروع به یک جرقه نیاز دارند. در اینجا چند روش وجود دارد که به وسیله آنها می توانید باعث تشویق مشارکت افراد و راه اندازی جلسه پرسش و پاسخ شوید:

- اگر دریافتید مخاطب شما خجالتی است از یکی از دوستان خود بخواهید تا با طرح یک پرسش جلسه را شروع کند.

- با توجه به تجربه گذشته یا تحقیق در مورد مخاطبان خود، یک سوال رایج مطرح کنید که مطمئنید مورد علاقه مخاطبان است.

- از شرکت کنندگان بخواهید نظرات خود را در مورد ارائه شما به اشتراک بگذارند و یا تجربه خود را بیان کنند. 

جلسه پرسش و پاسخ را ادامه دهید.

حال که جلسه پرسش و پاسخ را به خوبی آغاز کردید، اندکی برای سوال یا نظر اول وقت بگذارید. سپس همچنان با نگاه منتظر به مخاطبان نگاه کنید و درخواست سوال بعدی را مطرح کنید. سفارش تولید محتوا برای سوالات متدوال در حیطه مورد نظر نیز می تواند مفید باشد.

منبع: professionallyspeaking