نحوه طراحی سایت ویکی (wiki) جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش در محل کار

تقریباً هر سازمانی به جمع آوری دانش بنیادی، گردآوری مطالب از منابع مختلف و اشتراک تجربیات و بینش های خود نیاز دارد. بسیاری از شرکتها از طریق طراحی وب سایت ویکی -wiki به این اهداف دست می یابند.

 اما آیا سایت ویکی بهترین روش برای به روز نگه داشتن و در اختیار گذاشتن اطلاعات است؟ بسیاری از کسب و کارها مجبورند از میان ابزارهای مدیریت داده و محصولات ارتباطی، ابزار مورد نظر خود را به دقت انتخاب کنند. سایتهای ویکی (wiki sites) نیز در طول زمان به پیشرفت خود ادامه داده اند و گزینه و تصمیمات جدیدی پیش روی سازمان ها قرار داده اند.

 در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم که آیا سایت ویکی روش درستی برای جمع آوری و استفاده از اطلاعات است یا خیر؟ اگر چنین است، در ادامه آن توضیح می دهیم که چگونه می توانید سایت ویکی خود را راه اندازی و آغاز کنید. پس با ما همراه باشید.

سفارش تولید محتوا

سایت ویکی چیست؟

 ویکی (wiki) یک وب سایت و یا یک منبع آنلاین است که به وسیله چندین نفر قابل استفاده است. برخی از سایت های ویکی مانند ویکی پدیا به صورت عمومی در دسترس هستند. سایر سایت های ویکی نیز توسط سازمان ها جهت مدیریت اطلاعات داخلی استفاده می شود و تیم ها را قادر می سازد تا بتوانند اطلاعات و دانش خود را راحتر به اشتراک بگذارند و به طور موثرتری با یکدیگر همکاری کنند.

 مزایای سایت ویکی

سایت ویکی در شرایط مناسب می تواند یکی از موثرترین روش های جمع آوری و توزیع اطلاعات به شمار آید. وجود چنین سایتی به بهبود همکاری میان اعضای تیم که نیاز به مراجعه به اطلاعات دارند و بر روی یک پروژه فعالیت می کنند کمک می کند. هر کسی که از حق ویرایش لازم برخوردار باشد، می تواند ایده ها و مشاهدات خود را در پاسخ به به روزرسانی های دیگران به سایت اضافه کند.

از آنجا که سایتهای ویکی به صورت آنلاین فعالیت می کنند، اعضای تیم به ویژه تیم مجازی بهتر میتوانند با یکدیگر بر روی وظایف همکاری کنند، یادداشت ها و پیشنهادات خود را به اشتراک بگذارند و منابع را ذکر کنند. زمانی که چندین نویسنده در حال به روزرسانی یک پروژه واحد هستند، سایت ویکی می تواند به کنترل نسخه کمک کند، زیرا همیشه جدیدترین نسخه مشخص و واضح است.

سایت ویکی را می توان به طور موقت جهت پشتیبانی از پروژه های مجزا راه اندازی کرد و یا به عنوان آرشیو دانش سازمانی در بلند مدت توسعه داد.

ساختار انعطاف پذیر سایت ویکی به آن امکان میدهد تا خود را با تغییرات وفق دهد. علاوه بر این سایت های ویکی با ثبت سوابق مرحله به مرحله و ویرایش شده  نشان می دهند که چگونه یک پروژه یا دانش و یا کل سازمان در طول زمان توسعه یافته است. 

معایب سایت های ویکی

گاهی اوقات در شرایط خاص مزایای بالقوه سایت ویکی میتواند مشکل آفرین باشد. زمانی که به چند کاربر اجازه می دهید اطلاعات مهم را تغییر دهند، اشتباهات ظاهر می شود. صفحات به اشتراک گذاشته می تواند به سرعت در هم ریخته شده و پیمایش آنها را دشوار سازد. از طرفی، اگر کاربرها بر روی موضوعات کلیدی اختلاف نظر داشته باشند ممکن است تعارضاتی پیش آید و این تعارضات در معرض دید عموم قرار گیرد. 

سایت های ویکی همیشه بهترین روش برای به اشتراک گذاری اطلاعاتی که نباید ویرایش شود، از جمله رویه های رسمی و یا سوابق، نیست. در چنین مواردی به جای آن از صفحات استاتیک وب، پایگاه داده و یا ابزارها و تکنیک های دیگر استفاده کنید. شما باز هم می توانید از طریق سایت ویکی خود به این منابع لینک ارسال کنید. 

  سایتهای ویکی پلتفرم مناسبی برای مکالمات نیستند. پلتفرم های ارتباطی نظیر اسلک و آسانا نیز می تواند یک فضای امن تر و پیشرفته تر برای بحث و گفتگو باشند.

 اگر تصمیم به استفاده از یک سایت ویکی دارید، باید بدانید که انواع مختلف آن وجود دارد که لازم است عاقلانه آنها را انتخاب کنید تا بتوانید از مزایای آن بهره مند شده و از بروز مشکلات جلوگیری کنید. اولین سوالی که باید از خود بپرسید این است که آیا اصلاً به طراحی سایت ویکی نیاز دارید؟ 

 تعیین نیازها برای ایجاد سایت ویکی

قبل از طراحی سایت ویکی لازم است از خود بپرسید آیا با انجام چنین کاری مشکل کسب و کار من حل میشود؟ مزایای به اشتراک گذاری دانش از این طریق چیست؟

 شاید شما شناسایی کرده اید که به جمع آوری داده های دقیق و به روز برای فعالیت های تیمی خود نیاز دارید. با قرار دادن چنین اطلاعاتی در سایت ویکی افراد بخشهای مختلف سازمان نیز می توانند منابع خود را اضافه کرده و تفکرات خود را به اشتراک بگذارند. 

 اگر یک پروژه جدید طراحی کرده اید، سایت ویکی می تواند به تیم شما کمک کند تا اسناد کلیدی را سازماندهی کرده، نظرات خود را ابراز نموده و با دیگران به بحث بگذارید. 

 شاید نیز متوجه شده اید که هنگام ترک افراد، فرهنگ و میراث شرکت از دست می رود. با استفاده از سایت ویکی همه میتوانند در جمع آوری اطلاعات حتی پس از ترک خود سهیم باشند.

در صورت وجود شرایط زیر سایت ویکی برای شما مفید است:

• شما در حال تلاش برای ایجاد یک تصویر بزرگ تر بر اساس دیدگاه های مختلف هستید.

• شما به دنبال جمع آوری اطلاعاتی که در حال تغییر و یا تکامل است هستید.

• همه افراد تیم مایلند تا به اطلاعات جمع آوری شده دسترسی یابند. 

• ایجاد لینک به سایر اطلاعات داخلی و خارجی ارزشمند است. 

• مشاهده تمام گام های نوشتن و ویرایش که منجر به یک مرحله شده مفید است.

• در صورت بروز خطا فاجعه ای رخ نمی دهد، زیرا به سرعت شناسایی و رفع میشوند. 

 اگر هیچ کدام یک از این شرایط وجود ندارد و یا نمی دانید سایت ویکی چه مزایایی برایتان به همراه دارد، بنابراین طراحی سایت ویکی را فراموش کنید. علاوه بر آن، اگر روش های موثرتر دیگر جهت ذخیره سازی، ویرایش و به اشتراک گذاری فعالیت ها در اختیار دارید، طراحی سایت ویکی میتوانند بیش از پیش مشکل آفرین باشد. 

طراحی سایت ویکی

اگر به این نتیجه رسیده اید که طراحی سایت ویکی برای شما درست است، در اینجا نحوه راه اندازی سایت ویکی را دنبال کنید.

مطالعه مقاله نحوه طراحی سریع سایت ویکی به کمک وردپرس می تواند برای شما مفید باشد.

1. انتخاب فناوری

سازمان شما ممکن است. فناوری لازم برای ایجاد سایت ویکی را در اختیار داشته باشد. با استفاده از SharePoint in Office 365 می توانید به راحتی سایت ویکی خود را راه اندازی کنید و آن را در اختیار دیگران قرار دهید. همچنین افزودنه های دیگر گوگل داک مانندYouNeedAWiki وجود دارند که به شما امکان می دهد به کمک تیم خود، سایت ویکی را طراحی و به اشتراک بگذارید. همین طور اینترانت فعلی به شما امکان ارسال اطلاعات به دیگران را فراهم می کند.

 نکته:

 اگر از ابزارهای موجود نظیر این ابزارها استفاده می کنید، شما در زمان و تلاش خود صرفه جویی می کنید و نیاز آموزش به دیگران را کاهش می دهید 

 اما اگر قصد دارید یک فناوری جدید وارد کنید، لازم به ذکر است که بدانید گزینه های رایگان و پولی وجود دارد. برخی از سیستم ها به شما امکان طراحی کامل سایت ویکی را می دهد، در حالی که برخی دیگر از فناوری ها قالب هایی را در اختیار شما قرار می دهند که می توانند فونداسیون سایت ویکی را ایجاد کنند، اما برای استفاده از دیگر گزینه ها نیاز به پرداخت هزینه هستید.

 پکیج های رایگان نرم افزار مانند MediaWiki  به شما امکان می دهد بر روی سرور موجود خود سایت ویکی را طراحی کنید. اما برخی دیگر از سرویس ها مانند Confluence امکان هاستینگ را تنها بر روی سیستم خود امکان پذیر می سازند و شما باید برای آن هزینه پرداخت کنید.

 برخی دیگر از محصولات مانند Tettra به شما کنترل بیشتری بر روی دسترسی کاربر می دهد. به این طریق افراد خاصی می توانند به بخش هایی از ویکی دسترسی یابند و در هنگام تغییر و ویرایش هشدار آن برای دیگران ارسال می شود. برخی دیگر از فناوری ها نیز دارای ابزارهای جستجوی پیشرفته و تجزیه و تحلیل هستند که از این منظر برای توسعه ویکی شما اهمیت دارند.

 بسیاری از سازمان ها از این سیستم ها برای تعریف مجدد رویکرد خود به ویکی استفاده می کنند. مثلا در عین حال که به کاربران مختلف اجازه میدهند به مشارکت و همکاری بپردازند، اما باز هم می توانند کنترل بیشتری بر نحوه چگونگی و زمان تغییر اطلاعات اعمال می کنند. علاوه بر آن، میتوانند به دیگر افزارهای مدیریت پروژه متصل شوند. 

 از این رو، سایت های ویکی برای مدیریت دانش سازمانی به کار میرود و در برخی مواقع جهت دسترسی افراد خارج از سازمان نیز  باز می شود.

2. اعمال کنترل

زمانی که سایت ویکی را طراحی کردید، به دقت سطوح امنیتی آن را تعریف کنید و دریابید آیا می توانید قوانین خود را در آن اعمال کنید به امنیت داده توجه خاص داشته باشید و به کمک دپارتمان فناوری سازمان خود اطمینان یابید که هرآنچه تنظیم کرده اید با خط مشی های شرکت و قوانین ملی مطابقت دارد.

تصمیم بگیرید چه کسی می تواند به سایت ویکی دسترسی داشته و آن را ویرایش کند و تا چه اندازه این امکان را برای آنها تعریف می کنید. برخی از موارد کنترل دیگر به شکل قانون استفاده هستند. شاید از دیگران بخواهید به نکات ویرایشی خاصی پایبند باشند و از دستورالعمل های ویژه ای جهت ویرایش نظرات خود و دیگران استفاده کنند. 

 نکته:

از هر فناوری که برای سایت ویکی خود استفاده می کنید، اطمینان یابید که فرد مسئول را تعیین کنید. در این خصوص متصدی کل سایت ویکی و یا بخش های خاص را تعیین کنید. آنها می توانند با جمع آوری مطالب بی ربط و راهنمایی افراد به قرار دادن اطلاعات در جای خود کمک کنند.  همینطور این کار باعث کاهش اختلافات و تعارضات بین افراد تیم در هنگام ویرایش کار دیگران می شود. متصدی تصمیم می گیرد که چه زمانی پست ها ظاهر شود و آیا بحث ها به صورت آفلاین انجام شود و یا خیر.

3. شروع به نوشتن کنید

نوشتن سایت ویکی با دیگر اشکال ارتباطی متفاوت است، زیرا کار اولیه شما توسط مولفان مختلف چندین بار ویرایش و تغییر می کند. زمانی که سایت ویکی خود را طراحی کردید، ساختار و سبک نگارشی خود را تعیین کنید، اما اجازه دهید محتوا با مرور زمان سازگاری یابد. اطلاعات خود را به روشنی سازماندهی و ابراز کنید. این کار به دیگران کمک میکند تا آن را به راحتی درک کرده و به طور موثرتری نقش ایفا کنند.

 پیش از آنکه سایت ویکی خود را به صورت زنده رونمایی کنید، از آن بازخورد بگیرید. آیا هدف آن کاملاً روشن است؟ آیا محتوای موجود در آن قابل درک و دقیق است و افراد می توانند به راحتی از آن استفاده کنند؟ همچنین ایده خوبی است که از شخص دیگری بخواهید سایت ویکی آزمایشی شما را بررسی کند؟ آیا آنها طبق انتظار شما به آن دسترسی دارند؟ آیا تغییرات مطابق انتظارات ظاهر شده اند؟

4. همکاری را آغاز کنید 

 زمانی که از نحوه ظاهر سایت ویکی خود راضی و خشنود شدید، زمان آن است تا دیگران را در آن سهیم کنید. در این خصوص، نحوه استفاده از آن را بیان کنید. همچنین علت ایجاد آن را نیز توضیح دهید. بر مزایای جمع آوری اطلاعات مرتبط و دقیق تاکید کنید. توضیح دهید که یک ویکی اثربخش می تواند منعکس کننده دانش و دیدگاه های افراد مختلف و تجارب متفاوت آنها باشد و اینکه هر کسی قادر است در هر زمانی به آنها دست یابد. همینطور، نحوه ویرایش نمایش و ثبت اطلاعات را نیز توضیح دهید. آنها را مطمئن سازید که اشتباهات قبلی به راحتی می تواند اصلاح شود. با این کار به کاربران جدید ویکی کمک می کنید تا احساس راحتی بیشتری در مورد تغییر اسناد به اشتراک گذاشته شده داشته باشند، به خصوص اگر حاوی اطلاعات مهم تجاری باشد. 

نکته:

 برای کسب بهترین نتیجه، سایت ویکی به همکاری موثر و احترام متقابل و همینطور چالش صادقانه بین همکاران نیاز دارد. برای تحقق این امر همه باید در ارائه اطلاعات خود احساس امنیت کنند و آماده باشند تا سهم و مشارکت خود را به چالش بکشند.

برخی افراد به جای استفاده از سایت ویکی از ابزارهای مشابه مانند ایمیل برای جمعآوری اطلاعات استفاده میکنند. این کار از اثربخشی ویکی می کاهد، زیرا باعث محدودسازی به اشتراک گذاری اطلاعات شده و اجازه نمی دهد ویکی به اندازه کافی غنی و واکنشگرا عمل کند.

در صورت لزوم به دنبال تغییر عادات افراد باشید. برای این کار میتوانید حداقل تاثیر سایت ویکی را همزمان با شکوفایی و رشد آن جشن بگیرید. 

 نکات کلیدی:

 ویکی ها از صفحات مشارکتی هستند. چنین صفحاتی به شما و اعضای تیم کمک می کند تا دانش سازمانی را به اشتراک گذاشته، در مورد ایده ها بحث کرده و به طور مشترک بر روی پروژه ها همکاری کنید. با این حال ویکی های اپن اکسس (open Access) برای تمام اشکال اطلاعات مفید نیستند. بسیاری از سازمان ها ترجیح می دهند از سیستم هایی استفاده کنند که قابلیت کنترل بیشتری داشته باشد.

 پیش از ایجاد هر نوع سایت ویکی ابتدا نیازهای کسب و کار را مشخص کنید. در این صورت خواهید فهمید که با طراحی ویکی به دنبال چه هستید و به این صورت میتوانید فناوری مناسب برای آن را نیز انتخاب کنید. هرگونه پیامد امنیتی را برطرف کرده و قوانین روشنی برای کاربران وضع کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات بنیادی شما دقیق و سازمان یافته است. سپس اطمینان یابید که تمامی افراد نحوه استفاده از ویکی را می دانند تا به این شکل به شیوه موثرتری دانش سازمانی را جمع آوری و به اشتراک بگذارند.

این سایت به شما می آموزد که چگونه برای داشتن یک شغل موفقیت آمیز مهارت های لازم را کسب کنید. این یکی از ابزارها و منابعی است که می توانید در Mind Tools بیابید. در خبرنامه ما رایگان ما ثبت نام کنید و یا به کلوب Mind Tools بپیوندید. شغل خود را سوپر شارژ کنید.

منبع:

www.mindtools.com