۹ نکته برای راه اندازی جلسه پرسش و پاسخ

مقدمه

برای طراحی سوالات پرسش و پاسخ، نیاز به یک تیم تولید محتوا دارید. به راحتی با سفارش تولید محتوا، می توانید از مزایای یک متن با کیفیت برای طرح سوالات جلسه خود برخوردار شوید. مجموعه رایا مارکتینگ، در این زمینه می تواند به یاری شما بیاید و هر آنچه برای جلسه پرسش و پاسخ نیاز دارید را در اختیارتان بگذارد.

بسیاری از کنفرانس‌ها و وقایع از جلسه پرسش و پاسخ به عنوان بخشی از سخنرانی و یا یک رویداد مستقل استفاده میکنند. جلسه پرسش و پاسخ به مخاطبان فرصت می‌دهد تا در مورد موضوعات خاص اطلاعات بیشتری به دست آورده و فرصتی برای طرح سوالات خود بیابد که در حالت عادی شانس آن را به دست نمی آورده است. بنابراین برای جلسه خود وقت بگذارید و برای تولید محتوا جهت ارائه در جلسه دقت کافی داشته باشید. اگر نمی دانید چگونه باید این کار را انجام دهید از طریق سفارش تولید محتوا برای جلسه پرسش و پاسخ اقدام کنید تا نتیجه بهتری حاصل شود.

 جلسه پرسش و پاسخ باعث تعامل بیشتر و جذب بهتر مخاطب می شود، زیرا هیچ دو جلسه‌ای مانند یکدیگر نیست. با این حال، راه اندازی یک رویداد پرسش و پاسخ موفق مستلزم صرف زمان است. در اینجا نکاتی را به شما می آموزیم که توسط آنها می توانید یک جلسه پرسش و پاسخ موفق طراحی کنید.

در فضای دیجیتال مارکتینگ اغلب رویدادهایی که ایجاد می شوند، پس از آن به مخاطبین فضایی برای پرسش و پاسخ ارائه می گردد. در روند سخنرانی باید تعامل خوبی شکل بگیرد تا توجه مخاطبان به ماهیت بحث بیشتر شود. راه اندازی جلسه پرسش و پاسخ، به مخاطبتان کمک می کند تا ارتباط بهتری با موضوع سخنرانی شما بگیرد.

منظور از جلسه پرسش و پاسخ چیست؟

معمولا جلسه پرسش و پاسخ در پایان تمام سخنرانی ها انجام می شود. همانطور که گفتیم، هدف از این کار ایجاد ارتباط بهتر با مخاطبین است، همچنین با این کار می خواهیم تاثیر مباحث سخنرانی را افزایش دهیم. ممکن است روند برگزاری جلسه پرسش و پاسخ شکل های متفاوتی داشته باشد، بعضی از سخنرانان علاقه به رویدادهای آنلاین دارند و برخی دیگر جلسه حضوری را ترجیح می دهند.

در جلسه پرسش و پاسخ حضوری، معمولا مخاطبان در جایگاه خود می ایستند و سوالات خود را مطرح می کنند، یا اینکه به جایگاه سخنران می روند و سوال خود را می پرسند. زمانی که مخاطبان شما زیاد شدند، می توانید از جلسه پرسش و پاسخ آنلاین نیز استفاده کنید.

نحوه انتخاب موضوع جلسه پرسش و پاسخ

برای انتخاب موضوع جلسه، بهتر است از قبل در مورد مباحثی که مربوط به سخنرانی هستند تحقیق کنید. ممکن است مخاطبان جلسه قصد امتحان اطلاعات شما را داشته باشند، یا اینکه سوالاتی که در ارتباط با مبحث اصلی هستند را بپرسند. به عنوان برگزار کننده جلسه، باید آمادگی کامل برای تمام این موارد را داشته باشید، حتی اگر جوابی برای سوالات جلسه پیدا نکنید.

برای انتخاب موضوع رویداد، بهتر است از موارد زیر کمک بگیرید:

• این مبحث در مکان های مختلف چگونه مطرح می شود؟

• در گذشته با این مسئله چگونه برخورد می کردند؟

• در آینده بازخورد افراد نسبت به این موضوع چگونه خواهد بود؟

• با گذر زمان دیدگاه ها نسبت به این موضوع تغییری داشته اند؟

• آیا موارد دیگر توانسته اند روی این موضوع تاثیر بگذارند؟

• آیا مطرح کردن این مبحث باعث تشدید اختلاف نظر در جلسه می شود؟

• موضوعی که برای جلسه انتخاب کرده اید، تا چه اندازه بحث برانگیز خواهد بود؟

نحوه طراحی سوالات پرسش و پاسخ

زمان طراحی سوالات جلسه، باید به این نکته توجه کنید که نمی توانید به طور کامل تمام پرسش هایی که انجام می شوند را پیش بینی نمایید. با این حال تا حدودی می توانید احتمال دهید که چه پرسش هایی مطرح می شوند، با توجه به سوالات احتمالی، می توانید پاسخ های مناسب را طراحی کنید. 

در جلسه پرسش و پاسخ، مواردی که ممکن است برای مخاطبان جلسه ایجاد سردرگمی یا تشویش کنند را حتما شناسایی نمایید. در کنار موارد بحث برانگیز، موضوع هایی که اصطلاحات خاصی دارند را حتما توضیح دهید، مگر اینکه مخاطب شما کاملا با آنها آشنا باشد.

در صورتی که در جلسه اختلاف نظر پیش آمد، باید آمادگی این را داشته باشید تا از یک سمت اختلاف نظر دفاع کنید؛ اما قبل از آن حتما اشاره کنید که این اختلاف تاثیری روی مطلب اصلی جلسه نمی گذارد. 

اگر در جلسه پرسش و پاسخ، فرد متخصصی از شما سوال پرسید، ماهیت اصلی پرسش را برای دیگر افرادی که با کلیت سوال آشنا نیستند روشن کنید. در ابتدا باید با اصطلاحات عامیانه سوال را موشکافی کنید، پس از آن با جواب ساده مخاطب مبتدی را متقاعد نمایید.

چگونه جلسه پرسش و پاسخ موفق برگزار کنیم؟

1. قبل از رویداد یک جلسه توجیهی برگزار کنید.

 اطمینان یابید که قبل از انجام جلسه همه نسبت به رویداد شما معطل و آماده هستند. در این جلسه توجیهی باید افرادی مانند مجریان، سخنرانان و همینطور افراد پشت صحنه مانند مدیران صحنه را دعوت کنید. همچنین باید برای رویداد پیش رو برنامه ریزی کنید و هرگونه محدودیت قانونی و زمانی را پیش از رویداد برطرف کنید. با این کار اطمینان حاصل میکنید که همه برای رویداد آماده هستند و تمام مسائل برطرف شده است. به این ترتیب اولین گام برای ارائه بهترین تجربه به مخاطب خود را برداشته اید.

2. وقت کافی اختصاص دهید

در مراحل اولیه برنامه ریزی جلسه پرسش و پاسخ باید اطمینان یابید که مدت زمان کافی به آن اختصاص می دهید. این زمان بندی بستگی به برنامه ریزی شما دارد. در صورتی که جلسه پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی مقرر است، بهتر است به آن ۱۵ دقیقه وقت اختصاص دهید. اگر بیش از یک سخنران وجود دارد شاید بتوانید وقت بیشتری به سوالات اختصاص دهید. در صورتی که جلسه شما از نوع پنل است که در آن هیچ سخنرانی وجود ندارد و اکثریت زمان به سوالات و مباحث اختصاص دارد، می توانید بیشترین زمان را به سوالات اختصاص داده و معرفی مهمانان پنل را به حداقل برسانید. قصد شما این نیست که تنها به چند سوال پاسخ دهید و یا برای مشارکت اعضا عجله کنید.

3. محدودیت زمانی را در نظر بگیرید

شما علاوه بر اینکه باید زمان بندی درستی به طرح سوالات اختصاص دهید، همینطور باید اطمینان یابید که محدودیت زمانی را در نظر میگیرید. اگر سوالات زیادی باقی مانده است، مکالمه را به صورت آنلاین در نظر بگیرید و به مخاطبان خود اطلاع دهید می‌توانند با استفاده از هشتگ های خاص این کار را انجام دهند. به این ترتیب به وقت مردم احترام گذاشته و در عین حال به هر افراد اجازه می دهید به سوالات خود پاسخ دهند.

4. مجری عالی

 اگر به شخصی نیاز دارید تا جلسه پرسش و پاسخ شما را هدایت کند اطمینان یابید که مجری خود را با دقت انتخاب می کنید. نقش مجری ایجاد ارتباط بین مخاطب و شخصی است که به سوالات پاسخ می دهد. مجری اطمینان می یابد که سوالات مناسب پرسیده شود، رویداد به سمت جلو حرکت کند و بر روی یک سوال خاص متوقف نشود. 

 مجری مانند کسی که روی صحنه ایستاده، می تواند مکالمه را بدون کنترل کردن، هدایت کند. اگر شما مجری برنامه هستید، اطمینان یابید که برای این کار آماده اید و در جریان رویداد قرار گرفته اید. همواره به یاد داشته باشید که یک مجری خوب روند مکالمه را تسهیل میکند، اما به آن وارد نشده و یا کنترلی بر روی آن اعمال نمی کند. لطفا مطالعه بفرمایید: 5 نکته کلیدی برای نوشتن مصاحبه پرسش و پاسخ خواندنی

5. چند سوال از قبل آماده کنید

درصورتی که نگران هستید مخاطبان سوالی برای پرسش نداشته باشند و یا نیاز به برخی الهامات از طرف شما دارند، بنابراین چند سوال از پیش آماده سازید که بتواند جلسه پرسش و پاسخ را جرقه بزند. این کار به سخنران امکان میدهد تا جلسه را آغاز کرده و به مخاطب فرصت بیشتری دهد تا درباره برخی موارد مورد نظر فکر کرده و سوال مطرح کند. لطفا مطالعه بفرمایید: بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا

6. از ابزار و تجهیزات مناسب استفاده کنید 

در طی پروسه برنامهریزی در می یابید که از ابزار مناسب برای موفقیت جلسه پرسش و پاسخ استفاده کنید. اگر قرار است مخاطب شما از طریق مکالمه سوالی مطرح کند باید یک میکروفون در اختیار او قرار دهید تا بتوانید سوالات آنها را بشنوید. در غیر این صورت مخاطبان می توانند از طریق ابزار Mentimeter  با استفاده از گوشی همراه خود سوالاتشان را مطرح کنند.

7. مخاطب را از همان ابتدا مطلع سازید

در ابتدای جلسه پرسش و پاسخ به مخاطبان خود اعلام دارید که در طی رویداد به پرسشهای آنها پاسخ داده می شود. این امر به مخاطب کمک می کند تا در مورد سوالات خود فکر کنند. همینطور این کار باعث می شود تا سوالات بیشتری جمع آوری شود.

8. در طی رویداد سوالات را جمع آوری کنید 

 همانطور که به مخاطبان خود در مورد جلسه پرسش و پاسخ اطلاع رسانی می کنید، می توانید در طی رویداد و سخنرانی سوالات آنان را جمع آوری کنید. یک روش این است که از ابزار  Mentimeter استفاده کنید. این ابزار به مخاطب اجازه میدهد هر زمانی که مایل بود سوال خود را  مطرح کند. همچنین به مجری و یا سخنران اجازه می دهد بر روی آن کنترل داشته باشد. با این کار هر گونه اختلال در هنگام سخنرانی به حداقل می رسد. با این حال اطمینان یابید که به تمام سوالات مخاطبان پاسخ داده می شود. 

9. بحث را شروع نکنید، آن را تسهیل کنید

شاید این اتفاق برایتان رخ داده که برخی مخاطبان مایل به شروع بحث در این رویدادها باشند، به ویژه در مورد موضوعات جنجالی. در اینجا وظیفه سخنران و یا مجری این است که چنین مباحثی را از جلسه واقعی دور نگه دارند. همچنین به مخاطبان اعلام می دارند میتوانند این مبحث را بعداً ادامه داده و بعد از پایان سخنرانی به شما دسترسی پیدا کنند. با این کار میتوانید روند جلسه سخنرانی را به آرامی و بدون تشنج ادامه دهید.

گام بعدی: استفاده از ابزار بهتر پرسش و پاسخ

 Menimeter یک ابزار عالی برای مدیریت جلسات پرسش و پاسخ است. به کمک این ابزار می توانید به سرعت جلسه پرسش و پاسخ را از طریق گزینه audience function مدیریت کنید. 

نکات مهم برای برگزاری جلسه پرسش و پاسخ موفق

یک جلسه پرسش و پاسخ موفق، جلسه ای است که بتواند با مخاطب ارتباط خوبی برقرار کند، موضوع اینجا است که چه نکاتی باید رعایت شوند تا مخاطب جلسه، تعامل بهتری با ماهیت کلی مبحث بگیرد. با هم نگاهی به نکات برگزاری جلسه پرسش و پاسخ خواهیم داشت.

• اول از همه به مخاطبان خود این فرصت را بدهید که سوالات خود را برای مطرح کردن در جلسه آماده کنند.

• سوالی که می خواهید بپرسید را حتما با صدای بلند بگویید، مخاطب باید اول از همه متوجه سوال شود، پس از آن جواب را بهتر درک می کند.

• بین سوال و جواب همیشه یک فاصله کوتاه ایجاد کنید، در این فاصله می توانید از جملاتی مثل: سوال خوبی است یا بقیه چه نظری دارند. در استفاده از این ترفند باید محتاط باشید، ممکن است بعضی از مخاطبان جلسه از تمجید شما از سوال حس خوبی پیدا نکنند.

• اگر سوالی از شما پرسیده می شود که جوابش با یک بله یا خیر تمام می شود، تنها به تایید یا رد کردن سوال اکتفا نکنید. همراه با بله یا خیر دادن به سوال، یک توضیح کوتاه هم در کنارش قرار دهید.

• هیچ مخاطبی از شما سوال بد نمی کند، مگر اینکه شما تشخیص دهید سوال بد است. حتی اگر سوال نامتعارفی از شما پرسیده شد، جواب را به گونه ای بدهید که مخاطب خجالت زده نشود.